Comment Préparer un Entretien Annuel Efficace

La préparation de l'entretien annuel
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Les objectifs de cette vidéo sont de :
- Expliquer l'importance de la préparation de l'entretien annuel.
- Illustrer les étapes de la préparation pour le manager et le collaborateur.
- Fournir des conseils pratiques pour un entretien structuré et productif.

Découvrez les étapes clés pour préparer un entretien annuel afin de garantir une discussion constructive et productive entre manager et collaborateur.

L'entretien annuel est un moment crucial pour faire le point sur les objectifs et les performances annuelles d'un collaborateur. Une préparation minutieuse est essentielle pour éviter une discussion décousue et peu productive. Le manager doit annoncer l'entretien à l'avance, au moins 15 jours avant, et encourager le collaborateur à se préparer en mettant à disposition les documents nécessaires. Pendant l'entretien, le manager évalue le travail du collaborateur avec des exemples concrets et discute des objectifs futurs. La préparation inclut également la planification de l'après-entretien afin de fixer des rendez-vous de suivi et de respecter les engagements pris.

Pour que l'entretien soit efficace, il est crucial de rappeler au collaborateur les points qui seront abordés, tels que le bilan de l'année passée, les objectifs futurs, et les souhaits de formation. Une préparation des deux parties garantit une meilleure appréciation du travail et un dialogue productif.

Le manger doit également se préparer en prenant des notes sur les performances passées, les comportements observés, et les compétences du collaborateur. Cette préparation permet de fournir des retours constructifs et d'identifier des opportunités d'amélioration ou de promotion.

Enfin, l'annonce d'un rendez-vous de suivi à la fin de l'entretien est un moyen efficace de maintenir la motivation et la confiance du collaborateur.

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Questions réponses
Pourquoi est-il important de préparer un entretien annuel à l'avance ?
La préparation à l'avance permet de structurer la discussion, d'éviter les conversations décousues et d'assurer que l'entretien soit profitable pour le collaborateur, le manager et l'entreprise.
Quelles sont les étapes essentielles pour préparer un entretien annuel ?
Les étapes incluent l'annonce anticipée de l'entretien, la fourniture des documents nécessaires au collaborateur, la préparation d'exemples concrets de performances, et la planification de l'après-entretien avec des rendez-vous de suivi.
Comment un manager peut-il augmenter la crédibilité auprès de ses collaborateurs lors des entretiens annuels ?
En tenant ses engagements, en planifiant des suivis réguliers et en fournissant des retours constructifs basés sur des exemples concrets de performance.
Qu'est-ce qu'un entretien annuel ? Avant d'engager l'entretien annuel, il convient de le préparer. Ne pas le faire, ne pas préparer l'entretien, c'est prendre le risque que pendant l'entretien, on soit justement dans de la discussion décousue, non structurée, et au pire, on dit de café du commerce. Donc il faut éviter ça, et donc il ne faut pas négliger la phase amant qui est celle de la préparation. Donc on dit que l'entretien s'anticipe. Il s'anticipe pour chacun, le manager d'un côté, le collaborateur de l'autre, et il s'anticipe aussi dans l'annonce, puisqu'on ne va pas dire à son collaborateur, tiens demain je te vois et on fait l'entretien, si tu as 3 minutes, on le fait à 8 heures demain. Non, ce n'est pas possible, puisque comme on l'a vu par ailleurs, si on veut que cet entretien soit profitable pour tous, l'entreprise, le manager, le collaborateur, il faut l'annoncer proprement et laisser du temps. Donc, on va déjà soigner l'annonce de l'entretien. Donc, le conseil, c'est au moins 15 jours avant, le manager va voir son collaborateur et lui annonce que la période des entretiens arrivant, il va prendre date avec lui. Comme je le disais juste avant, on ne fait pas ça la veille pour le lendemain. Si on peut éviter d'envoyer un mail en disant je te verrai dans 15 jours, ça le sait, etc. C'est encore mieux. C'est encore mieux parce que je pense qu'il faut se forcer d'avoir un contact visuel avec le collaborateur parce que ce collaborateur va peut-être avoir des questions. Surtout si c'est un collaborateur en difficulté ou un collaborateur qui va vivre l'entretien pour la première fois. Donc, moi je vous conseille d'aller voir votre collaborateur, de lui indiquer que, comme il l'a sans doute vu dans les mails ou affichés, la période des entretiens arrive, que vous, en tant que manager, vous avez prévu cet entretien, vos agendas sont prêts, et donc de proposer un lieu, une durée. Et puis, il ne faut pas hésiter à rappeler au collaborateur ce qui va se passer pendant l'entretien. Et donc, tu sais, nous allons reprendre le bilan et les objectifs de l'année passée et nous parlerons des objectifs futurs, de ton poste, de tes souhaits éventuellement de formation. Et on va inviter le collaborateur à préparer. Le manager de son côté va préparer, mais le collaborateur va également préparer. Ça veut dire que le document d'entretien doit être possédé par le collaborateur. Donc, s'il ne l'a pas, il faut lui donner ou lui montrer où il peut le trouver. Il ne faut pas que ce document soit rébarbatif. Et il ne faut pas que ce document soit incompréhensible pour votre collaborateur. Donc, méfiez-vous de ça. Certains collaborateurs vous disent qu'ils comprennent parfaitement ce qu'il y a dans le document. Ce n'est pas vrai. Il y a des mots, des mots manageriaux qui, peut-être, sont à expliciter. Faites attention à ce point. Vous annoncez l'entretien à l'avance et vous prenez le soin de bien décrire ce qui va se passer et vous mettez le collaborateur dans la perspective de préparer. Quand vous vous préparez, le collaborateur prépare également, comme je viens de le dire. Ça veut dire quoi ? Ça veut dire qu'on va faire un peu au brouillon toutes les étapes de l'entretien. On va faire un petit bilan. On va regarder ce qui s'est passé durant l'année, les objectifs qu'on s'était donnés. On va déjà commencer à remplir la grille critères d'analyse, du comportement, des compétences. On va se préparer à dialoguer avec son collaborateur. J'attire votre attention sur un point. Ça revient à ce que je disais au départ. Vous n'êtes pas là pour juger votre collaborateur. Vous êtes là pour apprécier son travail. Ça veut dire que quand vous avancez un avis, quand vous avancez c'est bien, c'est pas bien, ça peut s'améliorer, etc., qui sont une appréciation, vous devez avoir des exemples avec vous. Ce temps de préparation va vous servir à vous rappeler d'exemples, de faits de travail, positifs ou négatifs, qui vont permettre d'alimenter l'entretien. Le collaborateur de son côté va faire pareil. Il va revoir son année, son bilan, ses objectifs. Mais il va aussi peut-être se projeter en disant « J'attends ceci, j'attends cela, et j'aimerais qu'on en parle ensemble. » Donc, soyez ouvert à ce moment-là, mais sachez que ça va vous arriver. Éventuellement, préparez-vous à lui proposer des choses. Je me souviens d'un atelier sur lequel j'étais intervenu. Le manager avait en tête ce qu'il allait proposer à ses opérateurs pour qu'ils progressent dans leur métier. Il y en a même un qui n'osait pas sortir. Il lui a dit « Je pense que tu as le potentiel pour devenir chef d'équipe. » Le collaborateur n'osait pas le dire. C'est bien le manager qui lui a proposé de répondre à une de ses attentes. Tout ça, c'est de la préparation. Vous allez préparer l'entretien, mais j'insiste aussi que vous allez préparer l'après-entretien. En clair, quand à la fin de l'entretien vous aurez fini de remplir le document, vous aurez fini votre dialogue, tout de suite il va falloir enchaîner pour donner les suites. Je vous ai alerté sur l'importance des calendriers. Il va falloir dire au collaborateur quand est-ce qu'il aura des réponses à ses questions. Ça ne sert à rien de faire des plans sur la comète, de prévoir, de faire des hypothèses en disant « Tu auras la réponse, ne t'inquiète pas, je serai ferme là-dessus, je tiendrai mes engagements. » Si le collaborateur ne voit rien venir, vous allez perdre en crédibilité en tant que manager. Donc, quand vous préparez votre entretien, préparez aussi l'après. Et un des trucs, c'est de fixer dans votre agenda un petit rendez-vous de suivi, tout de suite, pour l'annoncer au collaborateur en fin d'entretien. Je te propose qu'on se revoie dans quatre mois. D'ailleurs, j'ai noté déjà qu'on pourrait se voir le 10 avril au matin. Qu'est-ce que ça va faire ? Ça va procurer au collaborateur beaucoup de perspectives et il va développer de la confiance en son manager. Donc, quand vous préparez votre entretien, ne vous centrez pas juste sur l'entretien, préparez aussi l'après.

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