Durée et Structure des Entretiens Annuels

Le temps de l'entretien annuel
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Objectifs :

  • Déterminer la durée optimale d'un entretien annuel.
  • Structurer chaque phase de l'entretie
  • Maximiser l'efficacité et la satisfaction des collaborateurs.

Ce guide fournit des conseils sur la durée optimale d'un entretien annuel et des phases critiques pour une réunion réussie.

On m'a souvent demandé, lors de mes formations et travaux de conseil, combien de temps doit durer un entretien annuel. Bien qu'il n'y ait pas de réponse type, une durée de une heure à une heure et demie semble idéale. Cette durée permet un dialogue approfondi et évite la perte d'attention. En cas de situations complexes, deux entretiens peuvent être envisagés.

Voici les phases recommandées pour structurer l'entretien :

1. Introduction et Accueil (5 minutes) : Définir le cadre de l'entretien et mettre à l'aise le collaborateur.

2. Bilan de l'année (25-30 minutes) : Évaluer les objectifs accomplis et écouter le collaborateur.

3. Planification de l'avenir (15-20 minutes) : Fixer de nouveaux objectifs et assurer le confort du collaborateur pour l'année à venir.

4. Perspectives d'évolution (10-15 minutes) : Discuter des projets personnels et professionnels à long terme.

5. Conclusion : S'engager sur la suite des actions.

En résumé, un entretien annuel bien structuré et de durée adéquate permet de maximiser la performance et la satisfaction du collaborateur.

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Questions réponses
Quelle est la durée recommandée pour un entretien annuel selon le guide ?
La durée recommandée pour un entretien annuel est entre une heure et une heure et demie.
Quelles sont les phases clés d'un entretien annuel réussi ?
Les phases clés sont : Introduction/Accueil, Bilan de l'année, Planification de l'avenir, Perspectives d'évolution, et Conclusion.
Que faire en cas de situations complexes durant l'entretien annuel ?
Pour les cas difficiles, il est recommandé de diviser l'entretien en deux sessions distinctes pour mieux gérer le temps et les attentes.
On m'a souvent demandé, au cours de mes formations, mes travaux de conseil, combien de temps devait durer un entretien annuel. Alors, il n'y a pas de réponse type. On n'est pas dans de la réglementation à tout craint. En revanche, on peut et je peux vous donner des indications. À mon sens, un entretien doit durer entre une heure et une heure et demie. Moins ça paraît bizarre, puisqu'on ne prend pas le temps de dialogue avec le collaborateur, plus on prend le risque de traîner, de ne pas être efficace. Et quelque part, vous savez tous que l'attention des gens et des personnes diminue au fur et à mesure de la longueur de l'entretien. Donc je me jette à l'eau et je vous dis que pour moi, un entretien doit durer environ une heure à une heure et demie. Pour les cas difficiles, il n'est pas interdit de faire deux entretiens. Vous faites une première partie une fois et quelques jours plus tard, la deuxième partie. Le collaborateur en sera très satisfait à mon sens. Je vous donne maintenant des temps indicatifs et j'essaye de phaser l'entretien. On distingue plusieurs phases. Une phase d'ouverture, d'accueil, d'introduction, où on va un peu redéfinir le cadre de pourquoi on est là aujourd'hui à faire cet entretien. C'est un temps rapide que j'estime à environ cinq minutes. On va mettre à l'aise le collaborateur. On va prendre le leadership de la conduite de l'entretien et on va bien vérifier que le collaborateur est dans de bonnes dispositions pour l'entretien. Ensuite, on va effectuer le bilan de l'année. C'est un temps plus long, environ 25 minutes, 30 minutes. On va poser des questions ouvertes. On va prendre le temps de voir si les objectifs ont été remplis. Et on va écouter, entendre le collaborateur et discuter avec lui. Très naturellement, ensuite, on va imaginer l'avenir et l'année qui vient. On va également y consacrer une quinzaine, vingtaines de minutes. On va s'engager auprès du collaborateur. On va fixer de nouveaux objectifs. Et on va définir tout ce qui va conduire à ce que le collaborateur se sente à l'aise dans la perspective de l'année future. Enfin, dans les temps 4 et 5, on va recueillir les souhaits d'évolution du collaborateur. On est là dans une perspective d'ouverture, plus long terme éventuellement, et plutôt sur des projets un peu plus personnels, alors qu'on a vu le pro strictement par avant. Ça va durer 10, 15 minutes. Et enfin, 5e temps, naturellement, on va conclure. Et on va s'engager sur la suite. Tout ça doit prendre environ, je dis bien environ, une heure, une heure et demie, selon les cas.

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