Comment Optimiser l'Entretien Annuel d'Évaluation

Le calendrier de l'entretien annuel
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Objectifs de cette vidéo :

  • Comprendre l'importance d'un entretien annuel structuré.
  • Apprendre à planifier et structurer les entretiens annuels.
  • Identifier les différents processus RH associés.

Découvrez comment structurer et optimiser les entretiens annuels pour favoriser l'engagement des collaborateurs.

Contrairement à ce qu'on pourrait penser, l'entretien annuel est bien plus qu'un simple rendez-vous entre le manager et le collaborateur. Cette rencontre s'inscrit dans un calendrier général et doit être vue comme faisant partie d'un véritable projet de ressources humaines. Un entretien isolé, sans préparation ni suivi, perd beaucoup de son sens. La clé du succès réside dans la répétition d'un cycle structuré : phase de préparation, phase d'entretien, et phase de suivi. Chacune de ces étapes doit être planifiée dans le temps pour légitimer l'entretien dans un processus global.

Il est également essentiel de penser à différents processus : demandes de formation, évolutions professionnelles, augmentations salariales, et promotions. Chaque processus doit être clairement défini, connu et respecté par les quatre acteurs principaux : le collaborateur, le manager, la direction des ressources humaines, et la direction générale. La formalisation de ces processus garantit un engagement mutuel et permet de renforcer la confiance et l'efficacité des entretiens annuels.

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Questions réponses
Pourquoi est-il important de structurer les entretiens annuels ?
Structurer les entretiens annuels permet de les intégrer dans un processus global, ce qui renforce leur légitimité et leur efficacité. Cela permet également d'assurer un suivi et une évaluation continue des engagements pris.
Quels sont les quatre acteurs principaux impliqués dans le processus des entretiens annuels ?
Les quatre acteurs principaux sont le collaborateur, le manager, la direction des ressources humaines, et la direction générale. Chacun joue un rôle déterminant dans le succès du processus.
Comment peut-on s'assurer que les processus RH sont respectés ?
Pour s'assurer que les processus RH sont respectés, il est essentiel de les formaliser, de les communiquer clairement à tous les acteurs impliqués, et de mettre en place des mécanismes de suivi et d'évaluation.
Contrairement à ce qu'on pourrait penser, l'entretien annuel est certes un moment de l'année où on a un rendez-vous entre le manager et le collaborateur, ça, on en a déjà parlé, mais en fait, ce rendez-vous si court au vu de l'ensemble des jours, on va dire, travaillés, en fait, s'inscrit dans un calendrier général. Et c'est ça qu'il faut comprendre, c'est que l'entretien annuel sera performant s'il s'inscrit dans un avant et un après qui concernent toute l'entreprise. S'il est isolé, dans des agendas surchargés, et qu'il n'y a pas d'avant et pas d'après, l'entretien annuel perd énormément de son sens. C'est pour ça que je disais au départ que c'est un vrai projet de ressources humaines, et que donc, quand on va préparer ce projet, quand on va l'améliorer, la partie du calendrier général, quand on va l'améliorer, la partie du calendrier, et là, je vais vous donner des exemples, la partie du calendrier est essentielle, parce qu'en fait, elle va légitimer l'entretien dans un processus global. Donc l'entretien, il faut que vous ayez en tête que vous pourrez difficilement le faire une fois, un jour, et ne plus y revenir, parce que ça va perdre beaucoup de sens. Donc, il faut voir cela comme une répétition de cycle. Et vous savez, au management, c'est sur la durée et la persistance qu'on a les meilleurs résultats, parce que les collaborateurs comme les managers ont besoin de savoir qu'ils se retrouveront l'année prochaine, puis l'année d'après. Et donc, ils ne vont pas pouvoir dire des choses qui n'auront aucune conséquence. Non, puisqu'ils auront pris date, ils auront pris des engagements, et ces engagements, ils les reverront plus tard. Donc, quand vous préparez votre calendrier, il faut prévoir la phase de préparation, la phase des entretiens, et la phase qu'on dit de suivi. Donc, trois phases qui constituent votre année, qui rythment votre année, et ces trois phases se répètent chaque année. Donc, prévoyez bien ça dans la durée. Ensuite, on va rentrer dans du concret, mais qui est essentiel. J'ai distingué au moins cinq processus dans ce calendrier auxquels il faut penser. Un processus lié aux demandes de formation, un processus lié à l'évolution professionnelle, un autre lié aux augmentations salariales, le processus de l'entretien en lui-même, et enfin celui des promotions. Alors, je vais être honnête avec vous, certaines entreprises dans lesquelles je suis intervenu ne font pas tous ces processus. Là, je vous les mets de manière exhaustive, libre à vous de les choisir ou pas. Je suis tombé, il y a encore quelques mois, sur une entreprise qui ne voulait absolument pas les négociations salariales individuelles avec l'entretien. Ou une autre, il y a deux ans maintenant, qui ne voulait pas parler des promotions à travers l'entretien. Ils considéraient que c'était autre chose, c'était un autre processus, c'était quelque chose à part. Il faut que chaque entreprise, chaque direction, chaque manager, fasse ce qu'il convient le mieux. Et peut-être, si vous êtes en train de mettre en place, eh bien partir modestement, avec deux processus, trois processus, voir si tout ça fonctionne, et l'année d'après en mettre un supplémentaire en route. Ce qui est essentiel, c'est que les collaborateurs comme les managers comprennent chaque processus, et qu'on s'y tienne. Ce n'est pas la peine d'afficher des grands discours si on ne s'y tient pas. Donc, j'ai bien conscience que discuter d'augmentation salariale, c'est toujours un petit peu particulier, et ce sont des moments importants. Si vous ne souhaitez pas, ou si l'entreprise ne souhaite pas le lier, pas de soucis, faites-le à part. Mais sachez que d'autres entreprises, elles, l'ont mis dans le processus de l'entretien. Donc chaque processus doit être écrit, il doit être connu de tous, et il doit être respecté. Puisqu'un processus, c'est un engagement entre la direction, la direction des ressources humaines, les managers, et les collaborateurs. Si vous respectez vos processus, tout le monde fera les entretiens en ayant en tête que chacun tient ses engagements. Ça veut dire quoi ? Ça veut dire qu'avant de mettre en œuvre un processus, et je vais vous montrer un exemple juste après, il faut concerter, réfléchir, valider avec tous, puis le mettre en œuvre et s'assurer qu'on s'est tenu au processus. Ce n'est pas si simple. Et donc, il y a quatre acteurs hyper importants, le collaborateur, le manager, la direction des ressources humaines, si votre entreprise est assez grande, il y a un DRH, et la direction, le chef d'entreprise. Ce sont ces quatre acteurs qui doivent se mettre d'accord sur le calendrier et les processus. Sinon, si un est oublié, vous allez perdre en force et en persuasion sur le bienfait de cet entretien annuel. Si la direction n'y met aucun grain de sel, je vous garantis que les managers et les collaborateurs le sauront, et donc il y aura peu d'importance donnée à l'entretien. Encore une fois, je reviens là-dessus, on est face à un vrai projet RH. On n'est pas face à « on va mettre en place des entretiens au mois d'octobre et ça se passera bien ». Non, c'est quelque chose qui doit être pensé, managé et suivi. Ce n'est pas anodin. J'ai parlé déjà des quatre acteurs principaux, et je vous montre ce que peut représenter un processus. Là, vous avez face à vous une entreprise qui a mis un processus en route concernant la formation. En haut, vous avez les mois, mois 1, mois 2, mois 3, etc. Ça peut être janvier, ça peut être juin, ça peut être décembre. Le temps de l'entretien importe peu, quelque part. Ce qui compte, c'est le processus général et le calendrier. Les acteurs sont sur la gauche, les RH, la direction, les managers, les salariés. Et on a placé chaque étape du processus avec les responsabilités de chacun. En tous les cas, moi, je l'avais fait. J'étais arrivé dans une entreprise où il n'y avait pas de processus écrit. Il était plus ou moins oral. C'était ce qu'on appelle la coutume. Des fois, ça marche très bien, mais des fois, non. Là, on a fait effort de le formaliser. Chaque acteur connaissait ce processus. Donc, si je regarde mon calendrier, quand est-ce que les salariés devaient être au courant des réponses relatives aux demandes de formation, je regarde le tableau et je savais que le mois 9, 8-9, correspondait au retour d'informations pour les salariés. Donc, les entretiens annuels se déroulaient le mois 2 et 3, admettons septembre-octobre. L'ARH faisait la synthèse un mois plus tard, en mois 4 et 5. Il y avait validation par la direction, on élaborait le plan de formation, on le passait au comité d'entreprise 3-4 mois plus tard, les managers en étaient informés, réponse positive, réponse négative, et enfin, les évalués, les salariés, les collaborateurs recevaient la réponse individualisée. Ça veut dire que tous les acteurs s'engagent à mettre en oeuvre ce processus. Et s'il n'est pas écrit, il y a déjà un effort de préparation et un effort de validation collective. Ce n'est pas anodin. Et ça, moi, je vous conseille de le reproduire pour tous les processus. La formation est devant vos yeux, les promotions, on peut également faire ça pour les promotions, si on veut promouvoir des gens dans l'entreprise mais pas tout le monde, on peut aussi dire, dans les entretiens on en parlera, il y aura une validation, etc. Sur les salaires, j'en ai déjà parlé, quand est-ce qu'on va discuter d'augmentation salariale individuelle et quand est-ce qu'on va redonner l'information sur le oui ou le non aux salariés ? Pour moi, il faut créer un processus autour de ça. L'évolution professionnelle, idem, un salarié qui veut changer de poste, qui veut évoluer, qui veut devenir agent de maîtrise, qui veut devenir, je ne sais pas, expert comptable, qui veut progresser dans sa carrière, il va en faire part à son manager lors de l'entretien annuel, mais quand est-ce qu'il aura le retour ? Si vous n'avez pas de processus global, vous ne savez pas, ou alors ça va être diffus et vous allez créer des iniquités au sein de vos agents, de vos salariés, de vos collaborateurs, puisqu'il y en a qui sauront, il y en a qui ne sauront pas. Donc, la nécessité de formaliser le processus est très importante. Alors, je vous pose une question. Je vous demande d'y réfléchir. Vous, comment faites-vous au sein de votre entreprise ? Est-ce que tous les processus, les salaires, l'augmentation salariale, la formation, l'évolution professionnelle, etc., sont-ils tous bien définis ou pas ? Est-ce qu'ils sont connus par tous ? Est-ce que, encore une fois, sont-ils respectés ? Pour bien asseoir l'entretien annuel, moi, je me suis dit, je vous conseille d'avoir des processus formalisés, connus, respectés.

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