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Personnalisation de l'affichage des documents

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Chapitre 4 Leçon 16
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Apprenez à personnaliser l'affichage de vos documents dans la liste des documents pour une gestion plus efficace.

Détails de la leçon

Description de la leçon

Cette leçon vous guide à travers la personnalisation de l'affichage des documents dans votre fenêtre de liste. Vous apprendrez comment passer d'un affichage par dossier à un affichage détaillant le nombre de documents qu'ils contiennent.

Vous découvrirez également :

  • Comment activer l'affichage des extensions de fichiers.
  • L'utilisation de la fonctionnalité d'affichage des sous-dossiers pour voir tous les dossiers imbriqués et leur contenu.
  • La gestion des partages de dossiers entre plusieurs sociétés pour faciliter la transition de documents sans avoir besoin de les exporter ou importer manuellement.

Enfin, nous verrons ensemble quelques conseils pour utiliser ces fonctionnalités avec parcimonie afin de ne pas submerger votre espace de travail visuel tout en maximisant l'efficacité de votre gestion documentaire.

Objectifs de cette leçon

Les objectifs de cette vidéo sont de :

  • Comprendre comment personnaliser l'affichage des documents.
  • Apprendre à activer et utiliser la vue des sous-dossiers pour une gestion plus détaillée des structures de dossiers.
  • Savoir gérer le partage de documents entre sociétés pour faciliter l'accès et le transfert de fichiers.

Prérequis pour cette leçon

Pour suivre cette vidéo, vous devez :

  • Avoir une connaissance de base de la gestion des dossiers et des fichiers sur ordinateur.
  • Être familiarisé avec l'interface de votre logiciel de gestion de documents.

Métiers concernés

Les usages professionnels concernés par cette vidéo incluent :

  • Archivistes et responsables de la gestion documentaire.
  • Administrateurs systèmes et gestionnaires de bases de données.
  • Responsables IT en charge de la gestion des informations au sein des entreprises.

Alternatives et ressources

Les solutions alternatives à la fonctionnalité de personnalisation de l'affichage incluent :

  • L'utilisation de logiciels de gestion de documents spécialisés tels que SharePoint ou Google Drive.
  • Utiliser les fonctionnalités natives des systèmes d'exploitation (Windows, macOS) pour organiser et afficher les fichiers.

Questions & Réponses

Pour activer l'affichage des extensions de fichiers, allez dans le menu 'Fonction', sélectionnez 'Personnaliser', puis activez l'option sous 'Aspect général'.
Cette fonctionnalité permet de voir tous les dossiers et sous-dossiers imbriqués ainsi que leur contenu dans un seul aperçu.
Utilisez le dossier mutualisé qui permet aux différentes sociétés d'accéder et de transférer des documents sans avoir besoin de les exporter ou importer manuellement.