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Guide Pratique pour la Création et la Gestion des Frais

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Chapitre 8 Leçon 2
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Ce guide vous montre comment créer et gérer des frais de manière efficiente dans un système électronique.

Détails de la leçon

Description de la leçon

Dans cette leçon, nous allons examiner le processus de création d'un frais. Premièrement, le collaborateur doit accéder à la fenêtre de frais puis cliquer sur le bouton d'ajout ou faire un clic droit pour créer une nouvelle ligne de frais. Il est important de renseigner les informations essentielles marquées d'une étoile rouge telles que le nom, la date et le libellé. Par exemple, pour un déplacement en train, on peut spécifier un aller-retour avec un montant total de 78,97 euros. La TVA pour les billets de train est généralement inexistante, mais elle peut être sélectionnée depuis un menu déroulant configurable. Les frais peuvent être classés comme frais de fonctionnement ou liés à un projet. Vous pouvez également joindre des justificatifs scannés pour chaque note de frais. Enfin, nous abordons la duplication des frais récurrents et la visualisation rapide des documents joints.

Objectifs de cette leçon

Les objectifs de cette vidéo sont de vous permettre de :
1. Comprendre comment créer une nouvelle ligne de frais.
2. Saisir correctement les informations indispensables à la création des frais.
3. Joindre des documents justificatifs.

Prérequis pour cette leçon

Aucun prérequis technique n'est nécessaire, bien qu'une familiarité avec les systèmes de gestion administrative soit un atout.

Métiers concernés

Les métiers concernés par cette vidéo incluent les postes de comptables, gestionnaires administratifs et chargés de projets.

Alternatives et ressources

D'autres systèmes de gestion des frais peuvent être utilisés, comme Expensify, Concur ou SAP Travel Management.

Questions & Réponses

Il se peut que les filtres soient mal configurés, vérifiez donc les paramètres de filtre pour afficher correctement les données.
Vous pouvez joindre des justificatifs scannés en les intégrant dans le volet document, puis en les ajoutant depuis votre disque dur.
Vous pouvez facilement dupliquer des frais récurrents, comme ceux liés à des chantiers ou des déplacements réguliers, pour une saisie plus rapide.