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Optimisation de la Planification de Réunions avec des Sondages de Disponibilité

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Chapitre 2 Leçon 10
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Découvrez comment simplifier l'organisation de vos réunions grâce aux sondages de disponibilité.

Détails de la leçon

Description de la leçon

Organiser une réunion avec plusieurs participants peut être complexe, mais les sondages de disponibilité peuvent vous simplifier la vie. Cette leçon vous guide pour définir un nouveau message, sélectionner les destinataires, et créer un sondage de planification dans votre boîte de messagerie. Vous apprendrez à distinguer les destinataires obligatoires, facultatifs et ignorés du sondage en utilisant les champs 'A', 'CC' et 'CCI' respectivement. Ensuite, en utilisant l'icône dédiée dans l'onglet Messages du ruban, vous créerez un sondage de disponibilité, définirez l'heure et la durée de la réunion, et partagerez ce sondage avec vos collègues. Le processus implique l’identification des créneaux disponibles pour tous les participants et l'intégration automatique des réponses reçues. Enfin, vous apprendrez à finaliser la réunion en fonction des votes reçus et à configurer les détails administratifs nécessaires, comme le lieu ou le lien Teams pour une réunion virtuelle.

Objectifs de cette leçon

Apprendre à utiliser les sondages de disponibilité pour simplifier la planification de réunions multiples.

Prérequis pour cette leçon

Connaissance de base des outils de messagerie et de planification de réunions.

Métiers concernés

Assistants administratifs, chefs de projet, coordinateurs d'équipe, tous métiers nécessitant la gestion de réunions.

Alternatives et ressources

Utilisation d'autres outils de gestion de calendrier comme Google Calendar ou Doodle.

Questions & Réponses

Les destinataires dans le champ A sont obligatoirement présents, ceux du champ CC sont facultatifs, et ceux du champ CCI sont ignorés.
Le fuseau horaire par défaut utilisé est celui de votre ordinateur, mais vous pouvez modifier cette option si nécessaire dans les paramètres du sondage.
Vous recevrez un email indiquant l'heure finale retenue pour la réunion, en fonction des votes des participants.