Configuration Initiale des Feuilles de Temps dans Project Online

Paramétrage des feuilles de temps
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À l'issue de cette vidéo, vous serez en mesure de :

- Configurer les paramètres de base des feuilles de temps dans Project Online.

- Ajuster les unités de suivi et de saisie selon les besoins de votre organisation.

- Gérer les heures par jour et par feuille de temps pour des ressources humaines et des équipes génériques.

- Activer les options nécessaires pour une gestion efficace des rapports de temps et des tâches personnelles.

Découvrez comment configurer les feuilles de temps dans Project Online, en ajustant les options par défaut et en personnalisant les paramètres selon les besoins spécifiques de votre organisation.

Cette leçon vous guide à travers le processus de configuration initiale des feuilles de temps dans Project Online. En tant qu'administrateur de PWA, vous apprendrez à accéder aux paramètres de gestion du temps et des tâches via l'icône de la roue dentée. La vidéo se concentre sur la définition des paramètres et valeurs par défaut de la feuille de temps, y compris l'unité de suivi, l'unité de saisie, et les heures standard par jour et semaine.

Vous découvrirez également comment gérer des aspects tels que le nombre maximal et minimal d'heures par jour et par feuille de temps, et l'importance de configurer correctement ces paramètres pour des ressources humaines et des équipes génériques. La leçon explique aussi la fonction des rapports de temps futur, la création de nouvelles tâches personnelles et l'approbation par le gestionnaire d'état. Enfin, vous verrez comment cocher l'option mode d'entrée unique pour permettre une mise à jour automatisée des projets.

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Questions réponses
Pourquoi est-il important de configurer les heures standard par défaut dans Project Online ?
Il est important de configurer les heures standard par défaut afin d'assurer la cohérence entre les feuilles de temps et les calendriers des projets, facilitant ainsi le suivi et le rapport des heures travaillées.
Que signifie l'option 'mode d'entrée unique' dans le paramétrage des feuilles de temps ?
L'option 'mode d'entrée unique' permet de synchroniser automatiquement les feuilles de temps avec les projets, garantissant que les mises à jour apportées par les ressources sont reflétées directement dans le projet après approbation par le chef de projet.
Dans quel cas serait-il utile de permettre les rapports de temps futur ?
Permettre les rapports de temps futur est utile lorsqu'une ressource doit planifier des congés ou des absences à l'avance, facilitant ainsi la gestion et l'approbation de ces périodes par le gestionnaire.
Nous allons donc maintenant procéder au paramétrage initial des feuilles de temps. Je suis connecté en tant qu'administrateur de Project Online et je vais venir toujours sur l'icône de la roue dentée pour demander les paramètres de PWA. Je vais m'intéresser au groupe gestion du temps et des tâches. Je ne traiterai pas aujourd'hui des périodes fiscales, ça permet en fait de diviser l'année non pas du 1er janvier au 31 décembre mais sur les périodes d'exercice comptable de l'entreprise. Je vais m'intéresser tout d'abord aux paramètres et valeurs par défaut de la feuille de temps. Je reviendrai ensuite sur les périodes pour créer le modèle original. Donc je prends paramètres et valeurs par défaut de la feuille de temps. Parmi toutes les options qui sont réglables. Je garde bien sûr l'option affectation de tâches actuelles, ça signifie que la ressource renseignera tâche par tâche et non pas globalement au niveau projet. L'unité de suivi par défaut est le jour. L'unité de saisie par défaut ce sera les heures. Et je vérifie, ça c'est important, que les heures standards par défaut correspondent au réglage que j'ai effectué dans mon project pro. A savoir 7 heures par jour et 35 heures par semaine. Donc quand je renseignerai 7 heures ce sera une journée. Ensuite suivi temporel, nombre maximal d'heures par feuille de temps, nombre minimal et nombre maximal d'heures par jour. Commençons par les heures par jour. Alors bien sûr vous me direz, difficile d'avoir plus que 24 heures par jour. Et bien si, si jamais vous avez créé des ressources qui ne sont pas des hommes, des personnes humaines nommément désignées, mais des ressources qui sont des équipes, des ressources génériques. Équipe des programmeurs par exemple, équipe des maçons. Et bien peut-être que vous avez une capacité maximale de cette équipe de 400%. Et à ce moment-là vous pouvez pour une ressource largement dépasser les 24 heures par jour. Par exemple si j'ai une équipe avec une capacité max de 400, peut-être qu'il serait bon de renseigner 28 heures par jour. Et je dirais n'hésitez pas à prendre de la marge. De la même façon nombre maximal d'heures par feuille de temps, et bien 35 heures multipliées sans doute par le nombre de personnes de votre équipe. Donc je peux dépasser 24 heures jour, je peux dépasser 35 heures semaine. N'hésitez pas à régler en fonction de votre utilisation des ressources. Une feuille de temps aussi peut contenir un nombre d'heures égal à zéro. La ressource n'a pas du tout travaillé cette semaine-là. Autoriser les rapports de temps futur, ça signifie que la ressource peut rentrer son réel pour la semaine prochaine. Alors c'est bien si jamais elle utilise une ligne congée, c'est le seul cas où ça sera utile. Sinon je vous encouragerais plutôt à décocher cette option. De nouvelles tâches personnelles, par exemple maintenance hotline, pourront être créées par la ressource. Si je continue à descendre, je veille à ce qu'approbation du gestionnaire d'état soit bien activée. Donc on pourra utiliser l'itinéraire qui permet de faire valider par le responsable de projet notre feuille de temps. Et attention, la dernière option est très importante, mode d'entrée unique. Si vous souhaitez que la feuille de temps remplie par la ressource puisse mettre à jour le projet, il est indispensable de cocher cette case, mode d'entrée unique. Nous pourrons donc utiliser le flux prévu par Project Online, la ressource met à jour, le chef de projet approuve, le projet est mis à jour. On en reparlera dans l'étape suivante. Vous allez donc enregistrer ces différentes options, notamment vous avez coché le mode d'entrée unique. Je valide par enregistrer.

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1 commentaire
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marix.chamayou
Il y a 2 years
Commentaire
Bravo !
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