Guide de Gestion et d'Approbation des Tâches dans Project Online

Approbation et mise à jour
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Objectifs de cette vidéo

- Apprendre à gérer les approbations de tâches.

- Comprendre le processus de mise à jour et de republication des projets dans Project Online.

- Éviter les erreurs courantes de gestion de projet.

Apprenez à gérer les approbations des tâches dans Project Online pour une meilleure gestion de projet.

Dans cette leçon, vous allez apprendre comment gérer et approuver les tâches dans Project Online. Vous découvrirez comment accéder à la liste des approbations en attente, vérifier les propositions de modification soumises par vos collaborateurs, et valider ou refuser ces changements. La vidéo vous guidera également dans le processus d'application de ces mises à jour au projet, en expliquant les différentes étapes nécessaires pour archiver et republier la version modifiée afin que les changements soient visibles par tous les membres de l'équipe.

Il est crucial de comprendre comment les modifications affectent le calendrier du projet et d'assurer une communication claire avec les ressources impliquées. La leçon aborde également les pièges courants, tels que l'oubli de republier le projet après une mise à jour, ce qui pourrait entraîner une désynchronisation entre les différentes versions du projet.

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Questions réponses
Quels sont les premiers éléments à vérifier dans la liste des approbations en attente?
Vérifiez les propositions de modification soumises par vos collaborateurs, notamment les heures réalisées et restantes.
Pourquoi est-il important de publier le projet après une mise à jour?
Sans la publication, les mises à jour ne seront pas visibles par les ressources impliquées dans le projet, ce qui peut entraîner des désynchronisations et des malentendus.
Que se passe-t-il si vous oubliez d'archiver le projet avant d'appliquer une mise à jour?
Project Online ne pourra pas appliquer les mises à jour, vous devrez archiver le projet manuellement pour résoudre ce problème.
Je peux maintenant me reconnecter sous l'identité du responsable de projet. Arrivé sur mon écran d'accueil, je vois qu'une icône m'indique que j'ai une approbation en attente. Je vais donc me rendre dans le menu de gauche sur le lien « Approbations » et visualiser la liste des approbations en attente. J'ai une approbation en attente sur la tâche A, soumise par Claire. Si je développe un petit peu les colonnes, je vois qu'elle me propose un réel de 14 heures. L'intitulé de la colonne n'est pas très précis, quand il me dit « Total », c'est le réel qu'elle me propose, 14 heures, et un restant de 7 heures, c'est les données qu'elle vient de modifier. J'ai donc un pourcentage achevé de 67% qui est recalculé par Project. Je peux cocher sur la gauche cette ligne pour la mettre à jour. Éventuellement, je peux demander dans l'onglet « Approbations » sur la gauche un aperçu des mises à jour. Cela ouvre un deuxième onglet. Et dans cette page, je vois la nouvelle situation de la tâche. Initialement, c'est la partie en gris. Elle devait se terminer vendredi soir. Maintenant, elle se terminera, si j'approuve cette mise à jour, mercredi soir. Je ferme ce deuxième onglet et je reviens dans le centre d'approbations. Je peux maintenant, si bien sûr j'en suis d'accord, accepter cette mise à jour. C'est la première icône tout à fait à gauche. J'accepte la mise à jour. Je confirme l'approbation. Et là, je peux revenir dans mon projet. Je rouvre le projet suivi par les tâches. Et attention, c'est souvent oublié, je dois appliquer cette mise à jour. Il était sans doute ouvert au préalable. Nous attendons d'appliquer une mise à jour d'état. Archiver le projet. Je l'avais déjà ouvert et pas refermé. Donc, Project ne peut pas appliquer ces mises à jour. Je dois, comme il me le suggère, archiver le projet. L'archivage est en cours. Il me ramène dans ma version publiée. On termine donc toujours vendredi soir. Je vais revenir dans l'onglet tâches et je vais l'ouvrir en mode modifié dans le navigateur. C'est bon. Project a pu effectuer cette mise à jour, l'archivage ayant été fait de mon côté. Project Online a repris la main sur le projet et a appliqué la mise à jour dans la version brouillon. Bien évidemment, je dois absolument penser dans l'onglet tâches à republier le projet. Sinon, cette mise à jour ne sera pas visible par mes ressources. Donc, je demande à publier le projet. Lorsque le traitement sera terminé, les ressources auront accès à ces nouvelles mises à jour.

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marix.chamayou
Il y a 2 years
Commentaire
Bravo !
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