Introduction au Module Organisation
Objectifs
Les objectifs de cette vidéo sont de :
- Apprendre à utiliser le module organisation de BeamOffice.
- Comprendre comment attribuer des tâches à différents types de ressources.
- Découvrir comment gérer et analyser les plannings multiprojets.
Résumé
Apprenez à utiliser le module organisation de BeamOffice pour gérer les grandes structures, en attribuant des tâches et en suivant les processus.
Description
Le module organisation de BeamOffice est conçu pour les structures de grande taille qui ont des besoins spécifiques en matière de gestion de processus. Grâce à une bibliothèque d’éléments de processus, ce module permet de définir clairement les tâches à accomplir au sein d’une mission, telles que la réalisation d’un plan masse, des relevés d'existants, et des études de faisabilité. Les tâches peuvent être attribuées à différents types de ressources, par exemple, des architectes, des dessinateurs, ou des assistants administratifs.
Ce module est particulièrement utile pour les entreprises de 15 à 20 employés ou plus, car il facilite la mise en place et la mise à jour des processus définis en interne. Les utilisateurs peuvent gérer les tâches en retard, appliquer des filtres pour visualiser les créations propres, et analyser le temps passé par les collaborateurs sur chaque affaire. Il permet également de gérer les plannings multiprojets, d’entrevoir la charge de travail des employés en utilisant un code couleur, et de consulter un agenda partagé au sein de l’agence.
En outre, la base de connaissances intégrée permet de mémoriser des informations cruciales, telles que les documents administratifs et les procédures internes. Cette fonctionnalité est particulièrement précieuse pour le nouvel employé qui peut ainsi se familiariser rapidement avec les outils et les processus en place.
Questions fréquentes
Programme détaillé
Module 1 - Interface, fonctionnement de base et paramétrage
Module 2 - La fenêtre "Intervenants"
Module 3 - La fenêtre "Projets"
Module 4 - La fenêtre "Documents"
Module 5 - La fenêtre "Mail"
Module 6 - L'Agenda
Module 7 - Les pointages individuels
Module 8 - Les frais individuels
