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Comment créer un contact dans Lotus Notes, cours en ligne

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Sommaire de la formation

Détails de la formation

L’auteur aborde un nouveau chapitre de la formation lotus notes concernant le carnet d’adresse personnel, et notamment la création d’un contact sur Lotus Notes. Lorsque vous utilisez une messagerie d’entreprise, vous disposez d’un minimum de carnet d’adresse. En effet, il y a un carnet d’entreprise auquel vous n’avez pas accès et que vous ne pouvez pas modifier, et il y a un carnet d’adresse personnel dans lequel vous pouvez introduire des contacts ou des groupes de diffusion. Dans cette version de Lotus Notes, le carnet d’adresse est nommé Contacts. Contrairement au carnet d’adresse de l’entreprise qui se trouve sur le serveur de la messagerie, celui-ci vous est propre et il est stocké par défaut en local, sur votre ordinateur.
Pour créer un contact, vous vous rendez dans votre carnet de contacts, vous cliquez sur "Nouveau" puis vous introduisez toutes les données dont vous disposez : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone…etc. ensuite vous enregistrez et vous fermez.
Vous pouvez également créer un contact directement depuis un message reçu. Pour ce faire, vous faites un clic droit sur le message reçu de la personne en question, puis vous cliquez sur : Ajouter l’expéditeur aux contacts. Une boite de dialogue apparait, dans laquelle vous entrez toutes les informations nécessaires. Pour rafraichir l’affichage, vous utilisez la touche F9 du clavier.
Pour ouvrir et lire une fiche contact, vous cliquez dessus une fois. Un double clic vous permet de passer en mode modification. Il est possible aussi d’y accéder via le bouton "Editer".
Vous pouvez faire suivre une vCard, notamment dans le cas où quelqu’un vous demande les coordonnées d’un contact. Pour ce faire, vous cliquez sur VCard. Cela génère un nouveau message signé par vous et qui joint un fichier.vcf. Ce dernier est très compatible avec d’autres messageries en gestion de contacts.
Une nouvelle option est apparue en version 8 et qui permet de partager vos contacts. Pour cela vous devez d'abord activer une option en allant sur Options-> Préférences-> Activer "synchroniser les contacts". De cette manière, lorsque vous êtes sur votre courrier et que vous voulez effectuer une délégation, vous faites Options-> Préférences-> Accès et délégation et vous remarquez alors que vous avez le mot contacts qui apparait dans les composants auxquels vous pouvez donner accès.