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Guide Complet pour la Création et la Gestion des Réunions dans Lotus Notes

Organiser une réunion avec l'agenda Lotus Notes
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Objectifs de cette vidéo : apprendre à créer, gérer et organiser des réunions avec Lotus Notes, maîtriser les fonctionnalités avancées de gestion de calendrier.

Découvrez comment créer et gérer efficacement des réunions dans Lotus Notes.

Cette leçon présente un guide complet sur l'utilisation de Lotus Notes pour organiser des réunions professionnelles. Nous commencerons par expliquer comment créer une nouvelle réunion en utilisant le bouton Nouveau ou en double-cliquant sur une plage horaire dans le calendrier. Ensuite, nous verrons comment ajouter des invités, gérer leurs réponses, et paramétrer des options comme empêcher les contre-propositions ou déléguer la participation. De plus, des astuces seront données pour optimiser l'organisation, comme l'utilisation de l'onglet Trouver des horaires disponibles et la gestion des disponibilités des invités. Vous apprendrez également à inviter des ressources matérielles comme des salles de réunion et à consulter la disponibilité de ces ressources automatiquement.

Nous explorerons comment gérer des réunions planifiées, en réorganisant les dates si nécessaire, et les options disponibles pour les invités comme accepter provisoirement, refuser ou déléguer la participation à quelqu'un d'autre. Enfin, nous discuterons des bonnes pratiques pour la mise à jour des agendas afin de garantir une gestion de calendrier efficace et synchronisée avec les autres utilisateurs de Lotus Notes.

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Questions réponses
Comment créer une nouvelle réunion dans Lotus Notes ?
Pour créer une nouvelle réunion, vous pouvez cliquer sur le bouton 'Nouveau' ou double-cliquer sur une plage horaire dans le calendrier.
Quels sont les types d'invités que l'on peut ajouter à une réunion dans Lotus Notes ?
On peut ajouter des invités obligatoires, facultatifs et des personnes informées qui ne doivent pas répondre à l'invitation.
Comment vérifier les disponibilités des invités avant de fixer une date de réunion dans Lotus Notes ?
Vous pouvez utiliser l'onglet 'Trouver des horaires disponibles' pour consulter les disponibilités de vos invités représentées par des jeux de couleurs.

Programme détaillé