Comment organiser et classer vos emails

Créer et gérer des dossiers
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Les objectifs de cette vidéo incluent :

  • Apprendre à créer et gérer des dossiers dans votre boîte de réception.
  • Savoir comment supprimer ou renommer un dossier.
  • Utiliser des astuces pour classer vos emails de manière efficace.
  • Comprendre l'impact de la suppression d'un message dans différents dossiers.

Découvrez comment organiser et classer vos emails pour une gestion optimale de votre boîte de réception.

Bien évidemment, garder tous vos messages dans Courrier en Arrivée peut rendre la lecture et la recherche difficile. Il est donc crucial de créer des dossiers pour classer vos messages. Notez que classer dans des dossiers n'allège pas votre boîte, car ils font partie intégrante de son espace total. Dans la vidéo, il est démontré comment reconnaître les dossiers contenant des messages non lus, supprimer et renommer des dossiers, ainsi que créer une arborescence hiérarchique de dossiers. Une astuce utile est de numéroter vos dossiers pour les classer dans un ordre spécifique. La vidéo aborde également l'option d'envoyer et de classer les messages directement à l'envoi, et explique comment la suppression d'un message dans un des dossiers le supprime partout.

Ces conseils visent à améliorer non seulement l'organisation mais aussi l'efficacité dans la gestion de vos courriers électroniques, offrant ainsi une meilleure productivité au quotidien.

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Questions réponses
Pourquoi est-il important de classer ses emails dans des dossiers ?
Classer ses emails dans des dossiers permet une meilleure organisation, facilite la recherche de messages spécifiques et améliore l'efficacité de la gestion de la boîte de réception.
Que se passe-t-il si vous supprimez un email depuis un dossier ?
Lorsque vous supprimez un email depuis un dossier, il est supprimé de partout où il était visible, y compris des dossiers et de la vue des messages envoyés ou tout document.
Comment peut-on s'assurer que certains dossiers apparaissent en haut de la liste ?
On peut s'assurer que certains dossiers apparaissent en haut de la liste en les renommant avec une numérotation ou des caractères spéciaux qui les placent en tête lors du tri alphabétique.
Bien évidemment, en gardant tous les messages reçus dans Courrier en Arrivée, la lecture et la façon de retrouver les messages peuvent être difficiles, donc vous allez bien sûr créer des dossiers pour classer vos messages. Précision, ou je le répèterai même plusieurs fois, classer dans des dossiers n'est pas alléger sa messagerie, puisque les dossiers sont partie intégrante de la boîte et donc du poids global de votre boîte de courrier. Ici, j'ai déjà quelques dossiers. On reconnaît tout de suite à l'œil que dans ces dossiers, il y a des messages non lus. Le fait qu'ils soient en gras avec un numéro placé derrière le mot, signifie le nombre de messages non lus qu'il y a dans ces dossiers. Imaginons que je veuille supprimer un dossier, par exemple pas urgent du tout, qui n'a pas trop de sens, je vais faire un clic droit. Vous allez voir qu'en matière de dossier, nous allons faire beaucoup de clics droits. Clic droit sur le dossier à supprimer, suivi de ce cliquer sur supprimer dossier. Et on vous dit bien, on vous met en garde en vous disant que cette action risque de ne pas pouvoir être annulée. Voulez-vous vraiment retirer le dossier, pas urgent du tout, cette base de documents. Alors ici, inversement, j'ai envie de créer un dossier. Je vais pour cela faire un clic droit sur le mot dossier et cliquer sur nouveau dossier. Je vais appeler ce dossier par exemple par mon prénom, voilà. Et peut-être jeter un coup d'œil, car ici, il me serait possible de changer d'avis, de décider que finalement ce dossier est créé dans un autre dossier, auquel cas je montrerai en cliquant le dossier à l'intérieur duquel je veux en créer un nouveau. Il faut savoir que même si un dossier n'est pas créé au bon endroit, je pourrais par un simple cliquer glisser rectifier le tir. Donc ici, je vais cliquer sur OK et voir apparaître donc mon dossier vide pour l'instant. Alors pour ranger des messages dans des dossiers, c'est assez simple. Il suffit, le plus simple, de cliquer glisser les messages dans les dossiers de son choix, en en sélectionnant un ou plusieurs et en les faisant ensuite glisser. Ici, je vais montrer donc comment faire glisser un dossier dans un autre et créer ainsi une sorte d'arborescence. Voilà physiquement comment représente une arborescence, éventuellement changer d'avis et remettre le dossier au niveau des autres dossiers. Alors petit truc et astuce, tout bête, c'est que vous remarquez que les dossiers, vous allez remarquer que les dossiers se trient. Alors là, ce n'est pas extrêmement flagrant, mais si je fermais ma boîte de courrier, ce que je vais faire est la ré-ouvrir. Nous allons voir que les dossiers se classent par ordre alphabétique. Effectivement, peut-être ce n'est pas mon choix. Peut-être que je préférerais que le dossier urgent soit placé en premier. C'est un petit système D, mais il suffit de, par exemple, numéroter mes dossiers en renommant le dossier urgent par 1-urgent. Évidemment, je vais le faire passer en premier car les numériques sont placés avant les lettres. Pour cela, je vais montrer comment renommer un dossier. Il suffit de cliquer sur le dossier, de cliquer sur renommer et ainsi, par exemple, d'insérer une petite numérotation devant. Et alors là aussi, le reclassement n'est pas automatique. Il suffit que je ferme ma boîte de courrier, que je la ré-ouvre, et donc la fois d'après, mon dossier sera classé comme je le souhaite. Lorsque l'on crée un nouveau message, il est possible tout de suite au moment de l'envoi de choisir l'option envoyer et classer qui va me permettre immédiatement de choisir l'endroit dans lequel j'ai envie de classer ce message. Message à classer. Envoyer et classer. Je dis directement que ce message doit aller se classer dans le dossier Frédéric et ainsi, il est parti et en même temps a été classé dans le dossier Frédéric. Alors, une chose est importante, c'est que ce n'est pas très instinctif de le faire, mais il est possible de faire glisser un message. Courrier en arrivée, vous l'avez remarqué, se vide. Lorsque je fais glisser un message de courrier en arrivée vers un autre endroit, il disparaît de courrier en arrivée. La vue envoyer est un petit peu différente. Si je fais glisser un message dans les envoyer vers un dossier, physiquement, visuellement, le dossier va rester visible dans envoyer. C'est-à-dire qu'à ce moment-là, je le verrai dans les envoyer et je le verrai dans mon dossier. Par exemple, ici, ce message qui s'appelle pièce jointe, qui a comme objet pièce jointe, je le fais glisser dans le dossier Frédéric. Il n'a pas pour autant disparu des envoyer. Par contre, je le vois dans le dossier Frédéric. Et je le vois aussi, comme on l'avait évoqué au tout début, dans tout document, parce que rappelons-nous que tout document, c'est la liste de tout ce qui existe dans ma boîte aux lettres. Donc, à partir du moment où ce message existe, je le vois dans tout document. Donc là, on est dans une logique où il existe dans envoyer, dans tout document et dans le dossier. Et je pourrais même le faire glisser dans un autre dossier. Un dossier, parce que ce message peut être à la fois urgent et à la fois concerné le dossier Frédéric. Donc, pourquoi pas éventuellement le faire glisser une deuxième fois pour un classement qui m'intéresse de faire. Mais ce qu'il faut comprendre, c'est que ce message est le même, il n'y a aucun doublon, il n'y a aucune copie de message dans l'Otus. Donc, pourquoi est-ce que j'insiste ? Parce que si vous supprimez, et réellement vous supprimez un message d'un des endroits où vous le voyez, vous le supprimez de partout. Et donc, ça c'est un petit piège dans lequel, quand on est nouvel utilisateur Lotus, on peut tomber. Surtout, sachez qu'une suppression veut dire supprimer de partout où on le verrait. Si ici, vous le supprimez dans les envoyés ou dans tout document, vous ne l'aurez plus non plus dans les dossiers ni Frédéric ni Urgent. Voilà une précision importante à donner en ce qui concerne les dossiers.

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