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Guide pour Organiser des Réunions

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Chapitre 5 Leçon 3
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Découvrez comment créer et organiser des réunions impliquant plusieurs personnes en utilisant des outils de calendrier pour une gestion efficace.

Détails de la leçon

Description de la leçon

Les réunions sont des événements essentiels dans le monde professionnel, permettant de rassembler plusieurs personnes pour discuter des sujets importants. Pour organiser une réunion, commencez par vérifier les disponibilités des participants et envoyez des confirmations qu'ils recevront dans leur boîte de réception. La création de la réunion se fait en quelques étapes :

1. Cliquez sur l'icône « Calendrier » dans le volet de navigation.
2. Cliquez sur l'icône « Nouvelles réunions » sous l'onglet « Accueil » dans le groupe « Nouveaux » du ruban.
3. Une fenêtre de composition s'affiche. Décrivez brièvement le sujet de la réunion dans la zone « Objet » et indiquez son emplacement.
4. Définissez les heures de début et de fin.
5. Ajoutez des informations supplémentaires si nécessaire.
6. Cliquez sur « Planification », ajoutez des participants à partir du carnet d'adresses, et choisissez leur statut (Obligatoire, Facultatif, Ressources).
7. Validez les participants et envoyez l'invitation.

Une fois les invitations envoyées, la disponibilité des participants sera mise à jour dans votre calendrier. Utilisez les lignes verticales de couleur verte et rouge pour déterminer les heures de début et de fin de la réunion.

Objectifs de cette leçon

À la fin de cette vidéo, vous serez capable de :

1. Créer et organiser efficacement des réunions.
2. Gérer les disponibilités des participants.
3. Utiliser des outils de planification pour coordonner les réunions.

Prérequis pour cette leçon

Les connaissances préalables requises pour cette vidéo incluent :

1. Compétences de base en utilisation d'outils de calendrier.
2. Compréhension de l'interface d'un logiciel de messagerie.

Métiers concernés

Les professionnels suivants peuvent bénéficier de cette vidéo :

1. Assistants de direction.
2. Gestionnaires de projet.
3. Responsables des ressources humaines.

Alternatives et ressources

Des solutions alternatives pour la création de réunions incluent :

1. Google Calendar.
2. Microsoft Teams.
3. Zoom.

Questions & Réponses

Cliquez sur « Planification », puis sur « Ajouter d'autres personnes » et sélectionnez-les à partir du carnet d'adresses.
Décrivez en quelques mots le sujet ou le but de la réunion.
Utilisez la vue « Planification » où une grille indique la disponibilité de chaque participant à l'aide de lignes de couleur.