Guide sur l'importation et l'exportation dans FileMaker

Import et création de nouvelles fiches
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Les objectifs de cette vidéo sont de vous apprendre à importer des données dans FileMaker, à adapter la structure des bases de données existantes et à éviter les erreurs courantes lors de l'importation de gros volumes de données.

Découvrez la souplesse de FileMaker pour importer et exporter des données depuis divers formats tels qu'Excel, XML, et plus encore.

FileMaker se distingue par sa capacité à gérer une large gamme de formats de données. Ce chapitre vous guide à travers les étapes pour importer des informations d'un fichier Excel et les intégrer dans une structure de base de données existante. Vous apprendrez comment définir des correspondances entre les données sources et cibles, ajouter des rubriques manquantes en cours de processus, et gérer les attributs pour assurer une intégration fluide. En outre, la vidéo couvre les formats pris en charge tant pour l'importation que pour l'exportation, et offre des conseils pratiques pour éviter les erreurs courantes. À la fin de cette leçon, vous serez capable de manipuler de gros volumes de données en toute confiance et d'optimiser la mise à jour des enregistrements dans FileMaker.

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Questions réponses
Quelles sont les premières étapes pour importer un fichier Excel dans FileMaker?
Les premières étapes consistent à ouvrir le fichier Excel via le menu Fichiers et la commande Import des enregistrements, puis à sélectionner le fichier à importer.
Comment gérer les correspondances entre les données source et cible lors de l'importation?
Il faut associer chaque rubrique de la table source à la rubrique correspondante de la table cible, et éventuellement créer des nouvelles rubriques pour les données manquantes.
Quelles options devez-vous vérifier avant d'importer de gros volumes de données?
Il est important de vérifier les options comme l'importation récurrente, l'ajout des valeurs prévues automatiquement, et de s'assurer que les numéros de série sont correctement mis à jour.
L'import et l'export des données. Dans FileMaker, ou en tout cas à propos de FileMaker, on parle souvent de souplesse du produit. Cette souplesse se vérifie notamment au niveau de l'import et de l'export de données. C'est un produit qui est capable de recevoir quasiment tous les types d'informations et qui est capable aussi de renvoyer vers les autres logiciels. C'est donc ce que l'on va traiter dans ce chapitre. Première chose à dire, c'est que si vous avez déjà des données qui existent, notamment dans Excel, puisque c'est souvent le cas, si vous voulez les récupérer facilement dans FileMaker, vous allez tout simplement vous contenter d'ouvrir le fichier en question. Menu Fichiers, Ouvrir. Bien entendu, il n'ouvre que des fichiers FileMaker, mais rien ne vous empêche de lui dire je voudrais ouvrir un classeur Excel. Vous ouvrez un classeur Excel et automatiquement, il va se convertir en base de données. Rien de plus simple pour récupérer les données provenant d'Excel. Vous avez un gros volume de données, il convient de récupérer. Commencez d'abord par les récupérer et ensuite vous pourrez les traiter. Donc ça, c'est la première chose que je voulais dire à propos de l'import des données. On va maintenant voir comment importer dans une structure déjà existante. Dans le menu Fichiers, vous avez une commande Import des enregistrements. Import Fichiers. Et là, dans Import Fichiers, vous avez tous les formats reconnus par FileMaker. Donc, on est capable de se renvoyer des données d'une base FileMaker à une autre. Format texte séparé par des tabulations. Texte séparé par des virgules. Format mailing. Ancien format d'Excel, le .xls ou le nouveau xlsx. Et enfin, le format des bases. Donc ça, c'est pour le format d'import des données. Pour le format d'export des données. Voilà les formats, on s'y retrouve. Qu'est-ce que vous trouvez en plus ? DBF et XML. On va voir maintenant concrètement comment ça se passe. Dans le menu Fichiers, commande Importer des enregistrements, je fais Fichiers. Et je vais sélectionner un fichier Excel. On peut le définir aussi comme importation récurrente. Ce qui va permettre d'éviter d'avoir à vérifier la conformité avec les rubriques. J'ouvre. Voilà comment il se présente. Donc j'ai côté gauche la source, le fichier Excel. Côté droit, la table dans laquelle je veux insérer les données. Mon travail va consister à mettre en rapport les données de la table source avec celles de la table cible. Société, c'est bon. Secteur d'activité, c'est bon. Adresse, c'est bon. Adresse 2, c'est bon. Chiffre d'affaires, vous voyez qu'il ne le récupère pas. Donc je vais juste cocher pour dire et si. Cette donnée là, on va la récupérer aussi. CP va dans le code postal. Fax, télécopie. ID client dans ID client. Le site Internet va dans la date de création. Ah, je n'ai pas prévu de site Internet dans ma structure. Qu'à cela ne tienne, même au moment de l'import, lorsque vous apercevez qu'il manque une information importante, vous pouvez la rajouter. Je clique sur le bouton gérer la base de données. Et je vais rajouter le site Internet. Créer. Ce site Internet s'est mis tout à la fin. Je vais le décaler. L'opération est faite. Je coche bien. Toutes les rubriques à côté desquelles il y a une flèche indiquent qu'il y aura récupération des données. Date de modification, non. Téléphones, oui. Ville, oui. Je vérifie. Ça m'a l'air correct. Donc là, on va créer des enregistrements. On va créer des enregistrements. Bien entendu, je coche l'option de ne pas importer le premier enregistrement, puisque le premier enregistrement, ce sont les noms de rubriques. Voilà. J'importe. Lorsqu'il me pose la question, faut-il entrer automatiquement les valeurs prévues pendant l'import, il fait référence à toutes les entrées automatiques que j'ai pu définir. La date de modification, le numéro de série, les références externes dont on n'a pas encore parlé. Généralement, il faut toujours cocher. Ça lui permet, notamment au niveau des numéros de série, de bien tenir compte des données qui existent déjà et de bien mettre à jour les numéros. J'importe. Voilà. Ça s'est plutôt bien passé, puisque, vous voyez, j'ai les 338 enregistrements qui sont inclus dans ma base de données. Il n'y a pas eu d'enregistrement. Il y aurait eu des erreurs. Alors, en règle générale, lorsqu'on a des problèmes au moment de l'import des données, c'est tout simplement qu'on a été beaucoup trop rigoureux au niveau des attributs des rubriques, donc de ce que l'on appelle les options, entrées automatiques ou contrôle. Donc, ne soyez pas toujours trop rigoureux, parce que vous ne connaissez pas toujours en détail le contenu des fichiers que vous importez. Être trop rigoureux, souvent, c'est empêcher FileMaker de recevoir les données, puisque vous lui avez dit que vous ne souhaitiez que des valeurs uniques. Or, dans l'import, il n'y a pas que des valeurs uniques. Du coup, c'est refusé. Donc, juste faites attention à ça. Je vais le refaire maintenant pour les contacts. Donc, je vais sur un modèle appartenant à la table Contacts, Fichiers, Importer des enregistrements, toujours Fichiers. Cette fois-ci, je prends les contacts. Voilà. Ouvrir. Et c'est pareil, je regarde si les données sont conformes. Il est client, va et quitte est client, civilité, civilité, e-mail dans mail, fonction dans fonction, ligne directe, ligne directe, non, le portable. Ah, je n'ai pas le portable. Je vais donc rajouter la rubrique Portable. Donc, encore une fois, même au moment de l'import, vous pouvez ajuster pour tenir compte des données que vous aviez. Et je fais glisser l'import en face de la rubrique correspondante. Je n'oublie pas de cocher. J'importe. Donc, toujours pareil, vous savez qu'on a des numéros de série. Il va donc tenir compte des numéros de série qui auraient déjà pu être utilisés dans ma base. Voilà. Il vient d'insérer 670 enregistrements.

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