Guide d'Importation et de Mise à Jour des Données dans FileMaker

Import et mises à jour des fiches existantes
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Les objectifs de cette vidéo sont de vous apprendre à importer des données et à mettre à jour des enregistrements existants dans FileMaker, tout en évitant les erreurs courantes.

Cette leçon montre comment importer et mettre à jour des données dans une base FileMaker.

Dans cette leçon, nous abordons en détail le processus d' importation de données dans une table FileMaker. Vous apprendrez comment effectuer des importations destinées à la création de nouvelles fiches ainsi qu'à la mise à jour d'enregistrements existants. Nous mettons en évidence les précautions à prendre pour éviter les erreurs courantes, comme l'utilisation correcte de la commande 'mettre à jour enregistrement correspondant'. En suivant nos instructions, vous découvrirez comment aligner les rubriques pertinentes entre votre fichier source et la base FileMaker, en se concentrant par exemple sur des éléments clés comme le chiffre d'affaires. De plus, nous vous montrerons comment gérer les cas où des enregistrements supplémentaires existent dans votre fichier d'import afin de maintenir l'intégrité de vos données.

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Questions réponses
Quelle est l'option à éviter lors de la mise à jour des fiches dans FileMaker?
Il faut éviter d'utiliser l'option 'mettre à jour enregistrement existant dans le jeu Trouver' car elle ne vérifie pas la concordance entre les fiches d'origine et les fiches qu'il trouve.
Que devez-vous faire si votre fichier d'import contient plus d'enregistrements que ceux trouvés dans FileMaker?
Vous devez demander à FileMaker d'ajouter les données restantes si jamais il en trouve.
Comment éviter de remplacer incorrectement les fiches lors de la mise à jour des enregistrements?
En utilisant l'option 'mettre à jour enregistrement correspondant dans le jeu Trouver' pour garantir la concordance correcte des fiches.
On vient de voir comment importer des données dans une table de la base de données FileMaker. L'import que l'on vient de faire, c'était un import qui permettait de créer des fiches. Il peut arriver que l'import souhaité soit un import pour mettre à jour des fiches déjà existantes. Donc l'import, ce n'est pas uniquement ajouter des fiches à votre base de données, c'est aussi mettre à jour des fiches déjà existantes. Je viens d'apprendre que pour les sociétés du secteur d'activité presse, le chiffre d'affaires avait été communiqué. Ce chiffre d'affaires, je ne l'ai pas dans ma base FileMaker, je vais donc demander au système de me faire la mise à jour. Je fais la recherche des sociétés presse. Je valide. Je n'en ai pas beaucoup, j'en ai 12. Et je vais lui demander maintenant de faire la mise à jour. Fichier. Importer fichier. Donc toujours depuis le fichier Excel qui est là. J'ouvre. Par défaut, bien entendu, il souhaite créer des enregistrements. Or, ce n'est pas du tout ce que l'on souhaite faire. Je veux juste faire la mise à jour des données existantes. Alors, mettre à jour enregistrement existant dans le jeu Trouver, c'est une commande qui est assez dangereuse, parce qu'en réalité, FileMaker ne vérifie pas la concordance entre les fiches d'origine et les fiches qu'il trouve. Donc c'est une option qu'il convient d'éviter. Je préfère que vous alliez sur mettre à jour enregistrement correspondant dans le jeu Trouver. Dans l'étape précédente, mettre à jour enregistrement existant dans le jeu Trouver, il remplace la première fiche par la première, la deuxième par la deuxième, la troisième par la troisième. Ça n'a pas vraiment de sens. En tout cas, ce n'est certainement pas quelque chose de très sécurisé. Mettre à jour enregistrement correspondant dans le jeu Trouver, je prends la précaution de lui demander d'ajouter des données restantes si jamais il en trouve. Je veux dire par là que j'ai 12 enregistrements presse dans ma base. Si jamais dans le fichier d'import il y en avait davantage, il me les rajouterait tout simplement. Ce n'est pas une création de fiches. Je vais donc lui demander de faire la concordance entre la rubrique idées clients et idées clients, entre société, société, secteur d'activité, tout ça. Je n'en ai pas besoin, donc j'enlève. Qu'est-ce qui m'intéresse là-dedans ? C'est de récupérer uniquement le chiffre d'affaires. C'est le chiffre d'affaires qu'il va récupérer. Toutes les autres rubriques, je les désactive. Voilà. Nous sommes en train de faire un import particulier puisque cet import va viser à mettre à jour les données de ma base par rapport à un fichier Excel. On y va. Importer. Voilà. On s'aperçoit qu'effectivement, j'ai bien récupéré le chiffre d'affaires. Qui a été mis à jour dans ma base. Et il n'a été mis à jour que pour les 12 enregistrements trouvés. Opération réussie.

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