Création et Gestion de Tables de Facturation dans FileMaker

Mise en place d'une solution de facturation avec table des clients, des articles commercialisés et facturation
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Les objectifs de cette vidéo sont de comprendre comment créer et configurer des tables de facturation, savoir ajouter et organiser les différentes rubriques nécessaires, et apprendre à utiliser les listes et tables déroulantes pour une gestion efficace des données dans FileMaker.

Découvrez comment créer et gérer des tables de facturation dans FileMaker, en apprenant à utiliser divers outils et fonctions pour optimiser vos bases de données.

Dans cette leçon, vous apprendrez à créer et gérer des tables de facturation dans FileMaker. Nous commencerons par valider la création des tables facture, détails et articles facturés. Vous allez apprendre comment mettre en place une table facture en mode modèle, et à configurer les différents champs nécessaires tels que la date de facturation et la date limite de paiement en utilisant des calendriers déroulants. La leçon vous montrera ensuite comment ajouter des rubriques importantes comme les coordonnées du client, y compris la société, l'adresse et le code postal. Nous vous guiderons également à travers la création d'une liste déroulante pour sélectionner les clients de manière plus intuitive. Ensuite, nous intégrerons une table externe pour entrer les articles facturés, en configurant correctement le lien pour permettre l'ajout de nouveaux enregistrements. Enfin, vous apprendrez à tester votre système de facturation pour vérifier son bon fonctionnement et à apporter quelques ajustements finaux pour une optimisation complète.

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Questions réponses
Pourquoi est-il important de convertir les dates de facturation et de paiement en calendriers déroulants ?
Les calendriers déroulants facilitent la sélection et la vérification des dates par l'utilisateur, réduisant ainsi les erreurs possibles.
Que faut-il faire si la table externe ne permet pas la saisie de données nouvelles ?
Il faut vérifier et activer l'autorisation de création d'enregistrements dans les paramètres de lien entre les tables concernées.
Pourquoi est-il recommandé d'ajouter une liste déroulante pour sélectionner les clients ?
Une liste déroulante simplifie le processus de sélection en affichant uniquement les informations pertinentes, améliorant l'expérience utilisateur et réduisant les erreurs de saisie.
Voilà, mes tables sont en place, on aurait pu finuler encore, mais on va déjà voir ce que ça donne. Je valide la création de la table facture, la création de la table détails et articles facturés. Ça a eu pour effet, comme on l'a vu précédemment, de générer les deux nouvelles tables, factures, détails, articles facturés. On va donc mettre en place la facture, voilà, on se met en mode modèle, on y était, et on va corriger un petit peu tout ça, mettre ça de façon un petit peu plus agréable, voilà. Voilà, j'ai agrandi, donc j'ai ce fameux idée facture que je vais déplacer comme d'habitude dans le pied de page. J'ai l'idée facture, j'ai la date, la date limite de paiement, donc ça c'est parfait. La date de facture, on va, dans l'inspecteur, passer ça sous forme de calendrier déroulant. Ça vous permettra de choisir les dates de façon un petit peu plus facile. Date limite de paiement, idem, c'est un calendrier déroulant. Le numéro de facture, on ne s'en est pas encore occupé, on le fera peut-être un petit peu plus tard via les scripts. Et puis, je vais décaler les trois montants tout en bas. Alors, je vous rappelle qu'il y a encore un travail à faire sur ces montants, puisque pour l'instant, montant hors taxe, montant TVA, ça n'est absolument pas calculé. Voilà. J'ai bien entendu besoin de rajouter des rubriques. Je suis capable de choisir mon client, mais si les coordonnées de ce client-là n'apparaissent pas, ça ne va pas être hyper intéressant. Donc, en utilisant l'outil rubrique ici, je vais rajouter les rubriques qui me manquent. En provenance de l'établié articles, voilà, j'ai la société, j'ai l'adresse, j'ai l'adresse 2. Je ne vais pas mettre le titre d'ailleurs, voilà. J'ai le code postal, pour lequel je rajoute le titre, et derrière le code postal, la ville. Voilà. Donc, tout ça va être réaligné, organisé, aligné, bord gauche. Voilà. Les libellés, je les décale un petit peu, et idem, aligné, bord droit. La ville aurait pu être un petit peu plus grande. Voilà. Et ces trois rubriques-là, on va les redimensionner sur largeur et hauteur maximale. Voilà. Comme ça, elles ont toutes les trois la même taille. Bon. Je passe tout de suite en mode utilisation pour voir ce que ça donne. Je vais rentrer une facture, 1658, le code du client. Automatiquement, les données apparaissent. Voilà. Vous allez me dire, oui, le seul souci, c'est qu'il faut mémoriser le code du client. C'est vrai, on peut, grâce à une liste, modifier un petit peu tout ça. Donc, c'est ce que l'on va faire. Je reviens en mode modèle. Je sélectionne la rubrique que je vais passer en liste déroulante. La liste n'existe pas, donc je vais la créer. C'est la liste des clients. On utilise les valeurs 2. Et en provenance de client, on va prendre ID client. C'est très important que ce soit ID client qui soit en premier, tout simplement, parce qu'encore une fois, ID client, c'est la rubrique qui sert à faire le lien. ID client, ce n'est pas très parlant. Donc, en deuxième, la société. Je n'ai pas trop envie d'afficher les numéros, parce qu'ils ne sont pas parlants pour mes utilisateurs. Donc, je vais lui dire de n'afficher que les valeurs de la deuxième rubrique. OK. Je rajoute une flèche pour bien faire comprendre qu'il y a une liste derrière. Voilà. On regarde. Toutes les sociétés sont là sous forme de texte. Et pourtant, quand vous choisissez le nom de la société, c'est bien le numéro qui s'affiche, puisqu'encore une fois, c'est ce numéro qui assure le lien. Voilà. Donc, une façon un petit peu plus sympathique de sélectionner son client. On va maintenant mettre en place la table qui va permettre de rentrer les articles facturés. Je reviens donc en mode modèle. Je sélectionne dans la liste des outils l'outil Table externe. Comme on l'a déjà vu précédemment, je trace ma table externe. Voilà. Cette table externe va s'appuyer sur Détails, Articles facturés. Je vais rajouter une barre de défilement au cas où il y ait vraiment beaucoup d'articles. Et on y va. J'ai besoin du numéro de l'article. J'ai besoin de son nom. J'ai besoin du prix de vente, de la quantité vendue, du taux de TVA, du prix total. Le reste, il n'est peut-être pas la peine qu'il s'affiche. OK. Voilà. Donc, les données sont là. Il faudrait fignoler un petit peu en rajoutant les titres au-dessus. Sinon, ça ne va pas être très parlant. On le fera peut-être plus tard. Je vais déjà regarder si ça marche. On passe en mode Utilisation. Voilà. Et là, petit problème. Je vois que je n'arrive pas à actionner cette table externe. Lorsque ça arrive, je n'arrive pas à actionner la table externe. C'est tout simplement parce qu'au niveau du lien, j'ai oublié quelque chose. Qu'est-ce que j'ai oublié au niveau du lien ? J'ai oublié l'autorisation de saisir des données directement dans cette table à partir de la table facture. On corrige. Fichier. Gérer. Base de données. Voilà. C'est donc dans ce lien entre facture et détail facture, j'ai oublié, double clic, de lui dire, eh bien, quand on est dans les relations entre facture et détail article facturé, j'autorise la création d'enregistrement. Voilà. Ça arrive très souvent. Ne soyez pas inquiet. C'est juste un petit oubli au niveau du lien. C'est bon, je vais pouvoir le faire. Je rentre l'article 1. Voilà. Automatiquement, les données sont calculées. Je vais pouvoir lui dire que c'est deux logiciels FileMaker. Et je vais, comme ça, pouvoir lui dire que c'est le code 3. Voilà. OK. C'est une imprimante. Voilà le prix. C'est le code 6. C'est un IMAC. D'accord. Et tous les prix s'affichent. Voilà. Apparemment, mon système de facturation fonctionne. Il faut juste maintenant apporter les quelques améliorations dont on a besoin.

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