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Paramétrage Avancé d’une Bibliothèque de Documents sur SharePoint

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Chapitre 4 Leçon 1
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Explorez les paramétrages avancés et la configuration efficace d'une bibliothèque de documents dans SharePoint pour améliorer votre gestion documentaire.

Détails de la leçon

Description de la leçon

Dans cette leçon, nous plongeons dans les détails de la configuration d'une bibliothèque de documents SharePoint. Nous commencerons par explorer les paramètres de base, tels que la gestion des colonnes et la création d'affichages personnalisés pour organiser vos fichiers de manière optimale. Vous découvrirez comment modifier le nom, la description, mais pas l'URL de votre bibliothèque, et comment utiliser les modèles de document pour uniformiser la présentation de vos documents.

Nous aborderons aussi les options avancées de gestion, y compris comment définir des stratégies d'ouverture de fichiers et activer ou désactiver la création de nouveaux dossiers. En maîtrisant ces outils, vous serez en mesure de créer un environnement documentaire structuré et adapté à vos besoins spécifiques, tout en facilitant l'accès et la gestion des documents par vos équipes.

Enfin, nous vous montrerons l'importance de comprendre les URLs spécifiques aux affichages et comment tirer parti des modèles de documents pour une standardisation accrue.

Objectifs de cette leçon

L'objectif de cette vidéo est de vous familiariser avec les paramétrages avancés de SharePoint pour une gestion documentaire plus efficace. Vous allez apprendre à personnaliser les affichages, modifier les paramètres de base et avancer de votre bibliothèque de documents, et découvrir des stratégies pour uniformiser vos modèles de documents.

Prérequis pour cette leçon

Pour suivre cette vidéo, vous devez avoir une connaissance de base de SharePoint et de la gestion de documents ainsi qu'un accès administrateur à une bibliothèque de documents SharePoint.

Métiers concernés

Les gestionnaires de contenu, les administrateurs IT, les responsables de la conformité, et les chefs de projet peuvent tous bénéficier des compétences enseignées dans cette vidéo pour structurer et gérer efficacement les bibliothèques de documents au sein de leur organisation.

Alternatives et ressources

Si vous ne disposez pas de SharePoint, d'autres solutions de gestion documentaire peuvent inclure Google Drive, Dropbox Business ou OneDrive for Business, chacune offrant ses propres fonctionnalités de gestion de fichiers et de collaboration.

Questions & Réponses

Les principales sections incluent la gestion des colonnes, les affichages, les paramètres de liste tels que le nom et la description, le contrôle de version, et les stratégies d'ouverture de fichiers.
Il est important de définir avec soin l'URL lors de la création, car elle ne peut pas être modifiée par la suite, même si le nom de la bibliothèque peut l'être. L'URL sert de référence stable pour l'accès aux documents.
Les modèles de documents permettent d'uniformiser la présentation des documents en incluant des éléments comme le logo de l'entreprise, des en-têtes et des pieds de page. Cela garantit une cohérence visuelle dans toute la documentation de l'organisation.