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Retrouver un courriel avec Mail et Spotlight

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Chapitre 8 Leçon 2
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Découvrez comment utiliser la recherche sémantique de Mail, les filtres par expéditeur, période ou pièce jointe, ainsi que Spotlight pour retrouver rapidement un courriel sur macOS.

Détails de la leçon

Description de la leçon

Cette leçon présente plusieurs méthodes pour retrouver un courriel dans Mail, même lorsque l’on ne se souvient pas des termes exacts employés dans son contenu. La recherche décrite va au-delà de la correspondance littérale : elle peut interpréter le sens d’une requête et proposer un message pertinent même si le mot saisi ne figure pas dans le texte. Après une mise à jour du système, il peut être nécessaire de laisser le temps à l’ordinateur d’indexer les messages avant que cette recherche soit pleinement opérationnelle.

La vidéo illustre cette fonction avec un devis relatif à la rénovation d’une cuisine. En recherchant « travaux », le message peut apparaître même si ce terme n’y est pas présent. Mail met en avant un meilleur résultat et classe les messages selon leur pertinence, plutôt que de s’appuyer uniquement sur leur date. Pour affiner la recherche, il est possible d’ajouter des critères tels que l’expéditeur ou une période précise. Ces filtres se combinent afin de réduire le nombre de résultats.

La leçon montre également comment repérer un message contenant une pièce jointe, par exemple un PDF signalé par une icône de trombone. Enfin, elle explique que Spotlight permet de rechercher des courriels sans ouvrir Mail : il suffit d’utiliser le raccourci Commande + espace, de saisir quelques mots associés au message, puis de sélectionner le résultat. Ces techniques facilitent la recherche de devis, de réservations et d’autres échanges importants.

Objectifs de cette leçon

À l’issue de la leçon, vous pourrez :

  • effectuer une recherche dans Mail à partir du sens d’un message, même sans connaître ses mots exacts ;
  • classer les résultats par pertinence et repérer le meilleur résultat proposé ;
  • affiner une recherche à l’aide de critères comme l’expéditeur, la période ou la présence d’une pièce jointe ;
  • lancer une recherche de courriels depuis Spotlight avec le raccourci Commande + espace.

Prérequis pour cette leçon

Il est nécessaire de disposer d’un Mac et d’avoir accès à l’application Mail ainsi qu’à Spotlight. Une connaissance élémentaire de la recherche dans Mail est utile, mais aucune expérience avancée n’est requise. Après une mise à jour du système, il peut être nécessaire d’attendre la fin de l’indexation des messages.

Métiers concernés

Ces méthodes sont utiles à toute personne qui gère des échanges numériques dans son activité : personnel administratif, assistants et assistantes de direction, responsables de projet, équipes commerciales, travailleurs indépendants ou professionnels chargés du suivi client. Elles facilitent notamment la récupération rapide de devis, de factures, de réservations et de pièces jointes, ainsi que la consultation d’un historique de correspondance.

Alternatives et ressources

Pour retrouver des messages, vous pouvez également utiliser les outils de recherche intégrés aux services de messagerie, tels que Gmail ou Outlook, ou effectuer une recherche depuis leur interface Web. Les opérateurs de recherche et les filtres disponibles diffèrent selon le service. Sur Mac, Spotlight constitue une autre porte d’accès aux courriels indexés, sans avoir à ouvrir directement Mail.

Questions & Réponses

Une recherche classique privilégie les mots présents dans le message. La recherche sémantique peut aussi interpréter l’intention ou le sens de la requête et afficher un courriel pertinent même si le terme saisi n’apparaît pas littéralement dans son contenu.
On peut notamment préciser l’expéditeur et une période donnée, puis rechercher un message comportant une pièce jointe. L’ajout de plusieurs critères réduit les résultats aux courriels qui répondent à l’ensemble des conditions.
Appuyez sur Commande + espace pour ouvrir Spotlight, puis saisissez quelques mots associés au message recherché, par exemple un itinéraire de voyage. Sélectionnez le courriel dans les résultats pour l’ouvrir.