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Gestion Avancée de Versionning dans SharePoint

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Chapitre 4 Leçon 4
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Apprenez à gérer efficacement le versionning dans SharePoint en activant les versions principales et secondaires afin d'optimiser la collaboration.

Détails de la leçon

Description de la leçon

Dans cette leçon, nous abordons l'activation et la gestion du versionning dans une bibliothèque de documents sur SharePoint. Vous découvrirez comment les versions principales et secondaires peuvent être utilisées pour organiser et publier les documents de manière efficace. Une version principale, comme la v1.0 ou v2.0, représente une version validée et publiée du document. En revanche, les versions secondaires permettent de sauvegarder les modifications en cours, telles que v1.1, v1.2, etc., sans affecter la version publiée consultée par les utilisateurs.

Nous expliquerons également comment restreindre la visibilité des versions secondaires aux contributeurs afin de permettre un espace de travail confidentiel, tout en garantissant que les utilisateurs finaux aient accès uniquement aux versions finales publiées. Cette approche assure une plus grande flexibilité et contrôle pour les auteurs de documents, tout en maintenant une expérience utilisateur cohérente.

Enfin, nous simulerons l'expérience de différents types d'utilisateurs—contributeur et simple utilisateur—pour illustrer l'effet pratique de cette stratégie de versionning. Cette méthode, bien que puissante, demande une certaine rigueur dans la publication des versions principales afin d'éviter toute confusion ou incohérence.

Objectifs de cette leçon

L'objectif de cette vidéo est de former les utilisateurs à :

- Activer et configurer les versions principales et secondaires dans SharePoint.

- Gérer la visibilité des versions de brouillons.

- Publier des versions principales pour les rendre accessibles à tous les utilisateurs.

Prérequis pour cette leçon

Pour suivre cette vidéo, il est nécessaire de :

- Avoir des connaissances de base en gestion de documents dans SharePoint.

- Comprendre les concepts de versionning documentaire.

Métiers concernés

Les professionnels dans les domaines suivants trouveront cette leçon particulièrement utile :

- Gestion de projet

- Administration de systèmes

- Bibliothéconomie et archivage

- Collaboration et gestion de contenu

Alternatives et ressources

En alternative à SharePoint, vous pouvez envisager des solutions telles que Google Drive ou Dropbox pour la gestion de versions de documents.

Questions & Réponses

Une version principale dans SharePoint, comme v1.0 ou v2.0, est une version validée et publiée d’un document, accessible à tous les utilisateurs.
Les versions secondaires, telles que v1.1, v1.2, etc., permettent de sauvegarder les modifications d’un document sans affecter la version publiée. Elles ne sont visibles que par les contributeurs.
Restreindre la visibilité des versions secondaires aux contributeurs permet de travailler sur des modifications confidentielles sans perturber l'expérience des utilisateurs finaux qui n’accéderont qu’aux versions finales publiées.