Prendre en main Google Sheets
Construire un fichier de suivi commercial
Automatiser les calculs
- Calculer et additionner des valeurs dans Google Sheets
- Maîtriser les références relatives et absolues dans Google Sheets
- Automatiser les décisions avec les fonctions conditionnelles dans Google Sheets
- Relier des tableaux avec RECHERCHEX dans Excel
- Utiliser Gemini pour créer et comprendre des formules dans Google Sheets
Transformer les données en indicateurs
Construire un tableau de bord de direction
Détails de la leçon
Description de la leçon
La saisie manuelle peut introduire des erreurs et compromettre la qualité des données d’un tableau. Cette leçon présente une méthode pour encadrer les saisies dans Google Sheets au moyen de la validation des données. L’exemple porte sur une colonne de statuts, depuis la cellule H2 jusqu’à H121, dans une feuille de suivi des ventes.
La procédure consiste à sélectionner la plage concernée, puis à ouvrir Données > Validation de données. Une règle de type « Menu déroulant depuis une plage » permet de relier les cellules à une liste de valeurs située sur un onglet dédié. Dans l’exemple, cette liste comprend trois statuts : « En cours », « Gagné » et « Perdu ». Le recours à une plage de référence facilite la mise à jour des options : une modification de la liste source peut être répercutée dans les menus déroulants associés.
La leçon montre également comment activer l’option de refus des saisies non conformes. Ainsi, une valeur qui ne figure pas dans la liste, comme « nul », est rejetée et un message d’erreur est affiché. Les flèches visibles dans les cellules permettent ensuite de choisir un statut autorisé. La même démarche peut être appliquée à d’autres colonnes, telles que les régions ou les produits. Ces contrôles contribuent à produire des données plus homogènes et des analyses plus fiables.
Objectifs de cette leçon
À l’issue de la leçon, vous pourrez :
- appliquer une règle de validation à une plage de cellules ;
- créer un menu déroulant alimenté par une plage de référence ;
- refuser les valeurs absentes de la liste autorisée ;
- reproduire ce contrôle pour d’autres champs d’un tableau.
Prérequis pour cette leçon
Il est utile de savoir ouvrir une feuille Google Sheets, sélectionner une plage de cellules et repérer les menus de l’application. Aucune connaissance avancée en formules ou en programmation n’est nécessaire.
Métiers concernés
La validation des données est utile aux assistants administratifs, commerciaux, responsables de reporting, gestionnaires de données et équipes opérationnelles. Elle permet notamment de normaliser les statuts de vente, les régions, les catégories de produits ou toute autre information utilisée dans des tableaux de suivi et des analyses.
Alternatives et ressources
Des fonctions comparables de validation et de listes déroulantes existent dans Microsoft Excel et LibreOffice Calc. Les intitulés et l’emplacement des commandes peuvent varier selon le logiciel, mais le principe reste similaire : définir une liste de valeurs autorisées et contrôler les saisies.
Questions & Réponses
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