CATALOGUE IA Utiliser ChatGPT en entreprise

Exploiter ChatGPT pour l’analyse de gros fichiers professionnels

Retour à la formation
Chapitre 4 Leçon 5
Précédent
Suivant

ChatGPT révolutionne l’analyse des documents complexes en entreprise en permettant le traitement intelligent de fichiers Excel, PDF et Word. Découvrez comment l’IA génère en quelques minutes des retours précis et structurés sur des données volumineuses et variées.

Détails de la leçon

Description de la leçon

Dans cette leçon, vous apprendrez à exploiter ChatGPT pour l’analyse automatique de fichiers professionnels lourds tels que des fichiers Excel affichant des statistiques du marché de l’emploi ou des rapports financiers PDF volumineux. L’orateur présente une démarche structurée : téléchargement du fichier à partir d’une source fiable (INSEE ou Carrefour), dépôt direct dans l’interface ChatGPT, puis utilisation de prompts contextualisés et précis. ChatGPT traite les différentes sources (tableaux, chiffres, dates) pour fournir une synthèse conforme aux attentes de l'utilisateur.

L’exemple d’un tableau Excel sur le taux de chômage illustre la capacité du modèle à synthétiser et extraire des données départementales sur une période étendue (1982-2025), permettant un retour détaillé en quelques minutes.

L’analyse d’un rapport financier PDF de plus de 110 pages démontre le gain de temps considérable que procure ChatGPT dans le traitement d'informations complexes et volumineuses : attribution de rôles et contexte pour recevoir un résumé fidèle et adapté au besoin métier.

La fonctionnalité clé réside dans la mémoire de la conversation : une fois le document traité, toutes les questions du fil bénéficient de l’analyse préalable pour permettre des requêtes évolutives sans avoir à réintégrer le fichier.

Ainsi, ChatGPT devient un véritable atout de productivité pour qui doit manipuler, extraire et comprendre l’essentiel d’importants volumes d’informations professionnelles.

Objectifs de cette leçon

L'objectif est de montrer comment ChatGPT permet d’analyser efficacement des fichiers Excel et PDF complexes, de synthétiser des données volumineuses et de générer rapidement des rapports adaptés à des contextes professionnels variés.

Prérequis pour cette leçon

Il est souhaitable de maîtriser les bases de l’utilisation de ChatGPT et de posséder une familiarité avec la structure des fichiers Excel et PDF. Une connaissance élémentaire des prompts et de la navigation sur des sites institutionnels est également recommandée.

Métiers concernés

Parmi les métiers concernés figurent les consultants RH, les contrôleurs de gestion, les data analysts, les juristes d’entreprise, ainsi que tout cadre amené à effectuer des analyses de documents volumineux ou des synthèses décisionnelles.

Alternatives et ressources

Des solutions alternatives incluent Microsoft Copilot, Google Bard ou des outils spécialisés comme DocAnalyzer.ai et Adobe Acrobat Pro pour l’analyse documentaire automatisée.

Questions & Réponses

Pour analyser un fichier Excel avec ChatGPT, il faut d’abord télécharger le fichier depuis une source fiable, le déposer dans l’interface de ChatGPT, rédiger un prompt précisant le contexte métier et les résultats attendus, puis laisser l’outil analyser et restituer les données sous le format souhaité. Le tout s’effectue dans un dialogue continu permettant d’affiner les demandes.
ChatGPT permet de traiter et de synthétiser des documents très volumineux (plus de 100 pages par exemple) sans avoir à les lire manuellement, en ciblant les informations pertinentes selon le rôle ou le contexte défini dans le prompt. Cela économise des heures de lecture et d’analyse, tout en garantissant des synthèses structurées et personnalisées.
Après intégration et analyse initiale du document, ChatGPT conserve les informations extraites, permettant d’enrichir la conversation par de nouvelles questions ou requêtes plus spécifiques, sans avoir à réimporter le fichier. Cette mémoire contextuelle permet une exploitation évolutive du même document tout au long de l’échange.