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Tuto Excel | Les filtres avancés

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Les filtres avancés
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Sommaire de la formation

Détails de la formation

Nous poursuivons avec les filtres élaborés, c’est un thème qui n’est pas très parlant, alors je vais vous l’expliquer. Nous allons simplement extraire de cette base une partie des données selon certains critères. Dans l’exemple que je vais utiliser pour vous montrer, je vais choisir d’extraire toutes les personnes qui sont on va dire ETAM, donc employés au sein de la société ELEPHORM. Je vais demander de les extraire, alors on ne peut malheureusement pas le faire sur « extraire sur une autre feuille », alors, je me mets en bout de feuille, je vais donc marquer ici, Société. La grosse difficulté, c’est d’écrire société comme vous l’avez écrit dans votre fichier de base, souvent je conseille de faire un copier-coller, c’est ce que je vais faire d’ailleurs, je vais copier et coller jusqu’à catégorie. Alors je vais utiliser CTRL+C, c’est une touche de raccourci bien pratique qu’il faut connaître par cœur, je vais l’indiquer ici CTRL+v pour coller, car quelques fois quand on veut faire un copier-coller dans certaines fonctions, on ne peut pas le faire par le bouton avec la souris. Donc, société, je l’ai bien écrit catégories aussi, donc ça c’est votre critère de sélection, j’avais dit société, je voulais que ce soit que les personnes qui soient de l’entreprise ELEPHORM et catégorie ETAM. Donc, je ne veux pas tout récupérer, je veux juste récupérer leur nom, leurs prénoms, leur date de naissance par exemple, date d’entrée, donc je vais cliquer glisser et la placer ici pour que ça me fasse 2 colonnes vides, le reste j’efface, je n’en ai pas besoin. Donc, je résume, je vais extraire toutes les personnes qui sont salariées de la société ELEPHORM et qui ont comme catégorie ETAM, et l’extraction je vais simplement récupérer leur nom, leurs prénoms, leur date de naissance et leur date d’entrée. Une fois que j’ai préparé ma zone de critères et ma zone où il y a aura l’extraction, je vais dans « données », avancer, copier vers un autre emplacement, sinon, le filtre va se faire sur place, c’est-à-dire sur votre liste existante et ça va tout vous détruire. Donc vers un autre emplacement, la plage qui contient toutes les donnes va de A1 à N65, normalement elle la trouve seule mais vous pouvez tout à fait la resélectionner par sécurité si jamais vous avez une grande base. Donc voila, je reclique ici, ça me rouvre ma fenêtre filtres avancés, ma zone de critères est plus sur la droite et tout en haut et là « copier dans », elle va devoir copier à partir d’ici, et maintenant je vais tout simplement dire OK. Là j’ai fait une extraction, c’est vrai que les gens me disent que ce serait bien que ce soit sur une autre feuille mais ce n’est pas possible. Si vous le voulez sur une autre feuille, tout simplement mise en surbrillance CTRL+c puis vous allez copier dans votre autre feuille ou alors vous pouvez faire aussi un couper-coller, ça enlève d’ici, et ça va mettre ailleurs.
Voilà pour ce qui est des filtres élaborés qui sont quand même très utilisés parce que souvent on a une base de données avec beaucoup d’éléments mais tout le monde n’a pas besoin dans l’entreprise de tout savoir. Par exemple si on avait le téléphone de ces personnes, les salariés souhaiteraient avoir le nom, le prénom du poste, de cette base, vous pourrez retirer ces éléments et leur transmettre. Voilà pour les filtres élaborés, maintenant nous allons revenir à notre guide de formules et nous allons passer aux formules logiques.