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Tuto Excel | La suppression de doublons et validation de données

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La suppression de doublons et validation de données
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Sommaire de la formation

Détails de la formation

Donc maintenant nous allons utiliser la touche « Supprimer les doublons », alors un doublon, c’est tout simplement si vous aviez rentré 2 fois le même salarié, si vous faites ça, c’est la première fois que vous rentrez votre fichier il se peut que si vous vous faites aider par un collègue qu’une fiche ait été rentrée 2 fois, donc on peut le vérifier. Cette fonction est surtout utilisée quand on fait de l’extraction de fichiers c'est-à-dire qu’on va capturer les adresses sur l’annuaire, et donc comme il y a téléphone et fax, quelque fois le nom est en double, il faudrait réviser tous les noms, voir tout ce qui est en double et effacer. Supprimer les doublons nous permet de tout supprimer. Dans notre fichier, on pourrait déjà commencer par faire un tri par le nom de la personne, donc trier, on va choisir bien sûr par le nom, OK, et vous voyez, j’ai 2 fois BURGONDE Alexis, donc on va demander à la machine de vérifier où est ce qu’il y a le doublon et normalement il devrait nous supprimer celui-ci. Donc, elle ne donne pas le choix, elle supprime, elle prend les lignes, elle prend la 12è ligne, la dernière ligne, elle la supprime. Vous allez voir, elle a supprimé le n° 64 donc, on clique sur supprimer les doublons. Supprimer les doublons c’est dans données, on va dire désélectionner tout et va lui demander de faire un repérage par rapport au nom mais aussi au prénom et on pourrait ajouter par exemple la date de naissance pour être sûr que ce ne soit pas quelqu’un d’autre et on dit simplement OK. Elle vous dit « valeur en double trouvée et supprimée »et si on regarde bien, j’ai ici Burgonde, et bien sûr je n’ai plus le numéro 63 je crois. Donc, ça c’est pour supprimer les doublons.
Ensuite ce que je vais vous montrer c’est comment faire une validation de données, je vous explique. On a des dates de naissance ici, et on sait qu’en France, par exemple il est interdit de faire travailler les moins de 16 ans. Donc toute personne qui est née après 1992 n’est pas sensée être embauchée dans la société, donc, nous allons essayer de les repérer. Nous allons faire, aller dans outil validation de données, validation de données, on va dire que nous autorisons dans cette colonne qui est sélectionnée que les dates qui soient inférieures à janvier 1992. Donc je vais voir si j’ai des erreurs dans mon fichier, je vais simplement retourner dans cet outil de validation et lui demander de m’entourer les données non-valides. Elle entoure effectivement l’entête puisque ce n’est pas une date, mais ce n’est pas grave. Par contre, dans le fichier, effectivement, j’ai quelqu’un qui est né en 1999, cela peut être une erreur de frappe, à vérifier. Pour faire disparaître ces cercles rouges, il suffit de retourner à effacer les cercles de validation. Or cela permet de repérer des erreurs, j’ai joué avec des dates de naissance, mais si par exemple, il n’est pas possible que telle ou telle chose se passe sur un élément, à ce moment là vous pouvez avec les validations, repérer des erreurs.