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Tuto Excel | La liste déroulante

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La liste déroulante
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Sommaire de la formation

Détails de la formation

Nous allons maintenant aborder un autre outil l’outil liste déroulante qui permet aussi une meilleure utilisation d’excel et un gain de temps, donc nous allons aller dans données notre bande données et ici vous avez validation des données, alors validation des données ça permet d’autoriser certaines choses dans les cellules on peut autoriser des décimales des nombres entiers des listes des dates des heures et donc si dans la cellule vous avez affecté cette validation de données, il n’y a pas par exemple là on a choisi nombre entier si vous mettez par un nombre entier elle vous mettra un message d’erreur. Donc, on va jouer avec, on va insérer une colonne ici donc ctrl plus pour mettre simplement madame monsieur mademoiselle ça évite de taper bien sûr, alors on va le mettre en A4 donc on va faire validation de données et là dans options nous allons autoriser une liste, une liste que l’on va porter ici dans source où que l’on va chercher dans un autre fichier. Je vais l’indiquer alors Madame séparé par des points virgules espace Mademoiselle point virgule Monsieur voilà donc je dis ok, qu’est-ce qui se passe dans ma cellule A4 et maintenant elle est affectée avec une flèche vers le bas et si je clique dessus je peux dire Madame Mademoiselle Monsieur je ne vais pas faire je vais laisser blanc parce qu’avec ma pognée de recopie qui est un peu plus difficile à attraper, mais qui s’attrape je vais l’étirer je vais étirer cette fonction sur toute ma colonne en face de mes noms et maintenant regarder j’ai tout le temps ma petite flèche si j’avais mis Monsieur et que j’avais étirer et bien il y aurait des Messieurs partout donc chose que je ferais moi si j’avais à compléter ce texte parce qu’il y a plus de Messieurs que de femmes ou s’il y avait plus de dames dans mes collègues j’aurai mis plus de voilà puisque ça va beaucoup plus vite maintenant je vais échanger que ce voilà, elle je sais que c’est une dame elle je sais que c’est une demoiselle donc vous voyez je vais échanger ainsi les titres de mes collaborateurs. Donc, voilà à quoi sert une liste déroulante, elle sert aussi à d’autres choses alors juste un instant par exemple je me mets ici je peux mettre d’autres éléments voilà autoriser toujours ma liste je peux autoriser des chiffres, ça ne pose pas de problème voilà pardon. Voilà, je peux étirer vous voyez si j’étire bien sûr il y a le 123 donc en général c’est le pourquoi on peut mettre après vite à blanc avant d’utiliser la poignée de recopie, on met à blanc alors maintenant qu’on a découvert données validation je vais quand même vous apprendre à annuler bien sûr vous voyez parce que là je vais mettre en surbrillance je crois que j’étais venue jusque-là oui donc je vais mettre surbrillance ceci je vais retourner dans données validation vous allez voir c’est très simple le simple effacer tout le bouton effacer tout est ici voilà et je dis OK maintenant voilà mes cellules ont été libérées. Alors pendant qu’on est dans données validation, je vais en profiter pour vous montrer d’autre chose, on peut par exemple ici vous voulez que la personne qui va compléter ce fichier porte leur date de naissance donc vous ne voulez pas qu’elle fasse d’erreur donc vous allez vous mettre ici faire retourner dans données validation et vous allez autoriser que des dates, c'est-à-dire que si elle se trompe et qu’elle met autre chose, ça ne fonctionnera pas on va voir je vais autoriser des dates et je vais mettre une date de début et une date de fin alors par exemple je vais dire que ça n’est pas possible avant 1950 dates de début 1950 et ensuite date de fin je vais dire que ce n’est pas possible après voilà, j’autorise pas vous donnez une fourchette et vous dites OK. Maintenant je me mets ici par exemple je vais taper n’importe quoi je crois qu’ici il faut répondre oui ou non dans la cellule voilà ce qui se passe, la valeur que vous avez tapée n’est pas valide donc annule vous allez jusqu’à ce que vous mettez une date qui est bien sûr comprise dans la plage que nous avons donné alors effectivement vous allez me dire quand on est ici on ne sait pas exactement bon en général il y a un titre de colonne, mais on ne sait pas exactement ce qu’il faut mettre alors on peut mettre un message à la personne donc je vais retourner dans voilà et c’est là message de saisie don je prépare je mets ça et je lui mets mettre un message de saisi là je mets un titre, je dite date par exemple, entrée je n’ai pas tapé ce n’est pas très très jolie date entrée voilà et message de saisie à ce moment-là vous pouvez mettre ne contenir que des dates au bon format voilà par exemple et voilà ce qui se passe, dès que la personne est dans la cellule, elle a un message donc elle est tout à fait informée de ce qu’il faut positionner dans cette cellule. Voilà pour les données validation, alors vous avez vu il y avait là vous mettez soit des dates soit des heures, soit des il y a des longueurs de texte par exemple quand on veut taper des références on ne veut que ça dépasse pas plus de 8 caractères, des nombres entiers message de saisies, mais vous pouvez ne rien mettre en message de saisie et mettre une alerte d’erreur donc c’est exactement comme le message de saisie sauf qu’au moment de l’erreur que ça va apparaitre donc je vais mettre un arrêt sur la cellule 6, 7 je vais mettre un arrêt et mettre attention à ce que tu fais donc ça c’est juste je vais la mettre plutôt dans le message d’erreur et puis là je vais mettre en titre attention en général on donne des informations pour aider la personne, mais je veux taquiner, elle a autorisé, je vais autoriser par exemple un nombre entier donc il sera compris toujours j’ai la possibilité de mettre 1 voilà et maximum 10 000 je vais dire OK alors si la personne fait une erreur et qu’elle ne porte que 50 000 par exemple attention à ce que tu fais vous voyez donc en général il vaut mieux quand même donner des informations à la personne, pour annuler tout ça toujours pareil je reviens là et je dis effacer tout. Alors ça cette une façon de protéger ces documents puisqu’on va indiquer aux personnes qui vont être là pour remplir, on va mettre des informations et on va mettre des barrières au niveau du remplissage voilà pour ce qui est des données validation.