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Tuto Excel | Fonctions date et heure - 1ère partie

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Fonctions date et heure - 1ère partie
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Sommaire de la formation

Détails de la formation

Lors de cette leçon nous allons aborder les formules date, dite « date ». Je vais commencer par AUJOURD’HUI, je crois que l’on a déjà vu précédemment mais on va la rappeler, alors : égale, aujourd’hui ( il n’y a pas d’apostrophe) ,parenthèse, parenthèse et je valide. Donc effectivement cette fonction égale aujourd’hui c’est une fonction volatile c'est-à-dire que : ici on est le dix, aujourd’hui donc le dix mais demain si j’ouvre mon classeur se sera notifié ici le onze. Alors regardez, je vais aller dans le fx ici, vous voyez : « résultat : volatile ». Alors je suis allé dans le fx ici, donc je peux avoir l’aide tout de suite, comme on a vue déjà, par exemple j’aurais pu ,je vais effacer la fonction et tout simplement au lieu de la taper directement, allé là. On avait l’habitude jusqu’à maintenant de faire formule, ensuite, d’aller en « date et heure » puisque je sais que c’est une fonction date, mais je peux aussi ( je voulais vous montrer une façon de le faire), aller directement dans le Fx ,voilà, j’arrive à insérer une fonction dans la fenêtre inséré une fonction , je choisi « date et heure » , je choisis ou tous, ou, et puis je peux effectivement dire aujourd’hui , OK ,OK. Voilà pour aujourd’hui.
Alors si vous vous souvenez bien de ce que je vous ai déjà indiqué, on peut tout aussi utiliser une touche de raccourci pour poser la date du jour mais par contre elle ne sera pas volatile : c’est CTRL+ ;(point virgule), voilà, on a la date du jour qui est mise, mais ce n’est pas une formule ce n’est pas : « = aujourd’hui » ,donc elle ne bougera pas, mais c’est simplement pour porter la date du jour et qu’elle ne soit pas volatile.
Égal MAINTENANT, on va faire égal, maintenant, voilà, , donc aujourd’hui on est 10/09/08, 15h02 , maintenant ne bougera pas c’est pas du tout une fonction volatile cette fois. Alors par contre ça nous indique l’heure, donc, c’est assez rare que l’on veuille la date et l’heure en même temps, mais c’est possible. Vous pouvez toujours changer sa façon d’être affiché, tout simplement en allant dans « accueil »,ici on va choisir « nombre », on va tombé forcément sur date puisque c’est un format date et vous voyez, plutôt que de mettre ce format là on peut bien choisir celui-ci, voilà.
Alors là c’est quand on veut extraire le jour à partir d’une date égale, jour, je clique sur mon nombre, mon numéro de série et voilà : 17.
On va faire aussi extrait le mois, extrait l’année .ça vous parait peut- être pas très utile, mais vous verrez après il aura un exercice et vous comprendrez pourquoi j’avais besoin de savoir faire extraire un jour ou un mois ou une année .Alors égale ,mois, la parenthèse voilà :5. Égale ,je suppose que vous avez deviné : « annee », pas d’accent dans les noms de fonctions, je valide .
Alors là quelque chose de très utile aussi c’est mon numéro de semaine. Souvent on cherche la semaine combien, notamment les gens qui traitent les commandes souvent ils marchent : livraison pour semaine un tel, on n’ a pas forcément ça sous les yeux tout de suite. Donc égale, numéro un « NO » alors c’est « N. « O » mais pas N zéro, un point, voilà, numéro de semaine. Alors là vous voyez c’est marqué « numéro de série » donc, ma date et méthode. Alors méthode, je vais aller exprès sur le fx pour qu’il nous ouvre notre assistant fonction, tout simplement pour que vous sachiez que la méthode et bien il y a une différence entre par exemple les État unis et la France.. « Méthodes un nombre1 ou 2 qui détermine le type de la valeur renvoyée ». Il faut savoir que pour nous le début de la semaine c’est le lundi et aux Etat Unis le début de la semaine c’est le dimanche tout simplement donc pour nous ce sera la méthode 2. OK, donc là on est semaine37.
Alors je vais faire une toute petite parenthèse c’est assez rare que l’on propose de mettre37, souvent on aime bien quand on écrit semaine37, on aime bien qui est un « S » devant. Alors vous avez deux façons de faire.
Je vais montrer la première méthode, on peut aller dans « nombre » ici, voilà, et donc on va choisir « personnaliser » et quand on choisit « personnaliser » on peut faire ce que l’on veut ici, donc je vais marquer « S » mais « S » ce n’est pas un chiffre, c’est l’alpha donc je vais le mettre entre guillemets c’est comme à l’intérieur d’une fonction et ensuite , zéro. Ok. Bien sûr ici comme il n’y a rien cela ne marche pas, on ne le voit pas , ça marche mais on ne le voit pas, donc je vais taper ma fonction, semaine, point, entre parenthèses , et : S37.Donc je vais retourner, je retourne, vous voyez j’ai mis S entre guillemets et puis le zéro ; si j’avais voulu qu’il y a un espace ,regarder on voit l’exemple ici, voilà je pourrais mettre une espace c’est plus jolis, alors je peux le mettre après les guillemets ou à l’intérieur des guillemets, Ok.
Alors une autre méthode, il conviendrait tout simplement d’intervenir dans notre fonction, donc je vais me mettre ici par exemple et ici je mettrai juste avant ma fonction, guillemet, je pourrais taper S ou SEM par exemple, espace, la je suis obligé de me mettre à l’intérieur des guillemets, fermer les guillemets.Çà indique égal ce texte, « & », je vais faire ce qu’on appelle le « & » commercial et ensuite ma fonction. Et là effectivement ça met semaine SEM 37.Voila donc c’étaient les deux méthodes différentes pour présenter le numéro de la semaine voilà. Je fais un tout petit peu de ménage vous avez vu.
Alors maintenant jour de la semaine, alors jour de la semaine tout simplement parce que lundi pour nous c’est le premier jour on a dit, mardi le deuxième et donc pour trouver le jour de la semaine .13/03c’était quel jour ? Pour cette fonction je vais passer volontairement par notre fonction fx là, tout simplement « date et heure »donc la fonction c’est « jour semaine » on va essayer de trouver « jour semaine », numéro de série ça on a l’habitude, alors voila c’était pour le type de retour que je voulais passer par là. le type de retour est un nombre, si dimanche égale 1 et samedi égale 7 :utiliser 1 ;si lundi égale1 et dimanche égale 7 : utilisé 2 etc. Tout simplement parce que tous les pays ne commencent pas forcement leur semaine par un lundi. Donc là, nous c’est le 2, donc je dis OK, cela met2 . Alors on va juste mettre jour devant pour répéter un petit peu notre façon de faire donc je me met 2 devant ma fonction, guillemet, je veux dire « jour espace »et je vais mettre un autre guillemet et je vais valider. Qu’est je fais !, j’ai oublié mon « & » commercial. Alors vous voyez comme elle a vu l’erreur, elle me met , c’est par là l’erreur , elle n’est ni au départ ni à la fin ni vers le centre, donc elle me positionne à peu près où, donc j’ai oublié tout simplement le « & »commercial, donc je valide et vous voyez jour 2 .
Alors vous allez me dire mais comment on peux vérifier que jour 2,c’est le15/03/2001 ? Alors pour essayer de retenir, je ne vais vous dire d’ essayer de jouer avec votre date de naissance, alors je vais pas mettre la mienne puisque que je ne vous dévoilerais pas mon âge, donc moi je vais jouer cette date là. Tout simplement si vous voulez retrouver votre jour de naissance il est toujours très difficile par exemple de savoir si c’était un lundi, un mardi, un mercredi. Il faut demander que cette affichage soit fait avec le jour écrit en son entier. Donc on va aller dans nombre, donc ici on est date , regardez si je clique ici c’était un mardi, c’était donc bien le jour 2.ça c’est sympa pour retrouver le jour de sa naissance par exemple.
Alors je vais mettre notre formule voilà, là nous allons ajouter un nom ou un mois ou un jour. Alors vous allez me dire ça sert à quoi d’ajouter cinq ans a une date, cela sert quelque fois , ça sert surtout aux comptas qui font par exemple quelque amortissement sur des machines ou quelque chose comme ça, ça sert aussi à des responsables d’atelier qui doivent gérer un parc machine et il y a des règles par exemple telle machine doit être contrôlé tous les deux ans au niveau électrique, tel autre machine tous les trois ans .Ils se font un fichier, y mettre la date de la dernière intervention, la dernière révision et puis mettre pour cette machine c’est tous les deux ans, et donc avec cette fonction ils sauront la date d’échéance et comme ça ils peuvent planifier et ne pas oublier les interventions sur ces machines. Alors pour se faire on fait : égale, date, j’ouvre ma parenthèse ensuite année, ça vous connaissez, donc elle va ressortir l’année de cette fameuse date. Ce n’est pas très prudent de regarder le contenu d’une cellule, il vaut mieux lire le contenu d’une cellule par la barre d’outil, formule, ainsi vous ne casserez pas certaines formules. Je prends l’exemple de la fonction que l’on a fait au préalable jour2, jour2 ça vous parait du texte, vous dites tiens je vais mettre jour 3 c’est pas du tout ce je voudrais. Vous tapez 3, vous allez casser votre fonction elle n’existera plus alors que si vous regardez dans la barre d’outil fonction vous allez voir qu’elle ne contient pas jour 2 mais une fonction .Voilà donc je ferme cette petite parenthèse, donc égale, date, j’ouvre la parenthèse, année, là je vais attraper mon numéro de série donc ma date et là normalement elle va prendre 1999,je vais fermer cette parenthèse. Donc là pour l’instant égale, date, année ,1999 et je vais aller rajouter puisque ce sont des années « plus » et je clique sur 5, ensuite je vais faire point virgule .Maintenant je vais donner le mois vous voyez elle a besoin du mois pour reconstruire la date donc égale ,point virgule ,mois comme on avait fait tout à l’heure, pour ressortir le mois , je clique sur la date, je ferme ma parenthèse, point virgule . Maintenant elle demande le jour, j’ouvre la parenthèse et pareil, je vais chercher ma date et je ferme deux parenthèses puisque vous voyez que j’avais ouvert une parenthèse ici, voilà donc 13/03/2004 je vais vous faire apparaître la fonction voilà en bleu .Alors là je vais vous montrer « mois. décalé », je vais sauter celle-ci puis je vous la montrerais après et je vous l’expliquerai ;donc égale ,mois, point ,décalé, voilà c’est comme ça qu’elle se nomme ; j’ouvre une parenthèse je prend donc ma date, point virgule, mon nombre de mois que je veux rajouter et je ferme ma parenthèse .Là effectivement on met le 13/05/1999,je vais vous faire apparaitre, alors je vais revenir ici ,moi je n’utilise pas date ,année, plus mois, plus jour que je trouve un petit peu long, je triche un petit peu en utilisant le mois décalé ,alors je fais égale ,mois, point, décalé j’ouvre ma parenthèse je mets donc ma date de départ, point virgule, je clique sur le nombre d’année multiplié par douze je ferme la parenthèse et je valide. Je trouve que c’est un tout petit peu plus rapide donc à vous de voir, choisissez celle que vous voulez mais comme quoi on peut arriver avec Excel au même résulta par des fonctions complètement différentes.
Alors là maintenant c’est jour, alors jour ,c’est vraiment très facile égale je prends ma date et je vais rajouter le nombre de jour et je valide. Donc vous voyer 12/03 ça a bien rajouté cinq jours. Alors si par exemple je mettais le 30 mars 2008on va mettre, donc cinq jours vous voyez cela fait le 04 elle sait que normalement il y a trente et un jours en mars. Donc à l’intérieur Excel a une base où il a toutes les dates et donc forcement il sait les années bissextiles et tout cela. Voilà.
Donc pour la partie ajoutée un an, un mois ou un jour. Maintenant on va comptabiliser les jours ouvrés, par exemple vous avez un salarié qui s’appelle DOMINGO Pedro et qui prend des congés à partir du 12 juillet et qui finit le 31e et un Aout, alors là pour calculer le nombre de jours ouvrés qu’il y a entre deux périodes. Par exemple là nos salariés on a une liste de salarié avec des dates de congés comme date de début, date de fin, on voudrait savoir le nombre de jours ouvré qu’il y a entre cette période, donc on va tout simplement faire égale ,NB, point, JOUR OUVRES ,voilà, j’ utilise cela c’est quand même facile date départ 12 juillet ,point virgule et date de fin et je ferme ma parenthèse :35jours.
Alors je vous invite à compter sur les doigts non, c’est juste donc vous pouvez étirer avec la poignet de recopie et là je peux faire réapparaître alors cela c’est très utile de calculer le nombre de jours ouvré qui peux avoir entre deux périodes notamment dans le service de production, vous avez des commande à réaliser, je ne sais pas moi mille trois cents vélo à réaliser en une période vous savez que vous avez une gagnant de temps par jour ,mais par jour ouvré donc jusqu’à la date de livraison à un nombre de jours et donc vous voulez savoir combien de nombre de jour ouvré vous avez jusqu’à cette date sachant que vous fabriquez tant de vélo par jour vous allez pouvoir voir si oui ou non c’est réalisable pour votre entreprise c’est un exemple voilà.