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Tuto Excel | Créer intelligemment ses tableaux de données

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Créer intelligemment ses tableaux de données
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Sommaire de la formation

Détails de la formation

Pour les personnes qui découvrent Excel pour la première fois, rappelons son utilité. Ce logiciel est un tableur, c'est-à-dire une calculatrice très puissante pouvant mémoriser un calcul réalisé, modifier un résultat en l’instant T dès qu’une donnée change. La première leçon porte sur les tableaux de données utiles dans pratiquement tous les services d’une entreprise. Qu’est-ce qu’un tableau de données, tout simplement c’est fait pour stocker une information, par exemple dans un service du personnel, la liste des salariés. Je vais vous en montrer un exemple alors je vais ouvrir un document, pour ouvrir un document bouton office, ouvrir et puis moi ça s’appelle, voilà, une base de données construite. Donc effectivement c’est une base d’informations que l’on a, comme vous pouvez le voir chaque cellule contient une donnée. C'est-à-dire que je n’ai pas mis le nom et le prénom en même temps. Pour que la machine puisse par exemple retrouver toutes les Lucie. Alors ce que je vous propose, et bien nous allons tout simplement essayer d’en construire une de base, et vous verrez par la suite combien ça peut être utile de bien construire sa base de données, tout ce que ça peut vous apporter. À savoir par exemple, vous voyez cette base de données, je ne sais pas si j’ai indiqué l’adresse des personnes, oui, tout à fait, et bien je pourrai l’utiliser pour faire tout simplement un publipostage, un publipostage c’est un envoi de courrier en nombre. Donc je fais une invitation à toutes ces personnes et bien la machine alimentera les courriers, le courrier de l’adresse pour chacun de ceci. Alors, nous allons essayer d’en construire une base de données ensemble, donc je vais aller sur une autre feuille, vous voyez que par défaut en général on a trois feuilles en général quand on ouvre un classeur. Et pour se déplacer, il suffit de cliquer dessus. Voilà. Donc, je vais me diriger en A1 et je vais alimenter, alors code, pour me déplacer dans la cellule suivante, je fais tabulation, je vais mettre titre, je peux aussi choisir de faire valider, nom, prénom, donc l’erreur se corrige avec la touche de retour en arrière et puis date de naissance. Voilà. Donc, je vais revenir en cellule A2, pour ça je peux utiliser la touche contrôle, home, donc contrôle, home je reviens à A1, et si je fais home tout seul, admettons, alors je reviens sur la cellule de la ligne que j’ai sélectionné. Donc je remplis, code, je vais mettre bêtement 1, titre, on va mettre monsieur, alors je vous conseille par exemple dans nos bases de données de ne pas mettre M point ou Mlle pour mademoiselle, tout simplement parce qu’après monsieur ce mot peut être utilisé comme je vous l’ai dit tout à l'heure dans les courriers donc elle va apporter tout à l'heure monsieur ou madame, si elle met ça en en-tête M point, virgule, bonne enfin, veuillez trouver, ça ne serait pas trop poli. Donc, je vais mettre Dupont, prénom, Pierre, date de naissance donc là je porte une date, donc je vais mettre 14, 04, et on va mettre 1978. Vous avez vu que pour porter ma date, j’ai utilisé la barre oblique ou ce qu’on appelle aussi le slash. Alors tout simplement parce qu’Excel est capable d’utiliser cette donnée pour faire des calculs de date. C'est-à-dire si je lui mets des dates, il peut tout simplement calculer le nombre de jours qu’il y a entre ces deux dates. C’est pour ça qu’il lui faut impérativement pour qu’il reconnaisse que c’est une date, que ce soit bien porté, alors vous m’avez senti hésitante, mais c’est tout à fait normal, je me demandais pourquoi ma date allait sur la gauche et pas sur la droite. Par contre, elle va sur la gauche automatiquement, c’est du texte pour la machine et non un nombre. Et une date est un nombre pour Excel, et bien tout simplement j’ai fait une erreur. Il ne peut pas y avoir quatorze mois dans une année. Donc elle a traduit ça en texte. Donc, je vais mettre qu’il est né en mois de décembre, et vous voyez tout de suite qu’elle revient sur la droite. Elle a bien compris que c’est une date. Donc poste on dit qu’il est directeur, catégorie on va le mettre cadre et on va le mettre un salaire mensuel pas trop important, ce n’est pas longtemps qu’il est chez nous. On le remontera plus tard, sexe donc M, masculin, alors nous allons porter le numéro de sécurité sociale, alors c’est un homme donc 1, il est né en 78, en décembre, on va dire qu’il est né dans le 1, que sa commune porte le numéro 268, que c’est le 174e bébé de l’année et la clé je ne sais pas ce que ça signifie. Alors comme vous pouvez voir, ça ne s’affiche pas très bien, ça met plein de dièses, et parce que tout simplement elle n’a pas la place, la colonne est trop petite, elle n’a pas la place de mettre le chiffre son entier. Donc, vous voyez que votre colonne s’appelle K, si vous vous positionnez à l’intersection de K et de L, vous avez une flèche qui arrive, vous cliquez, glissez, et voilà, en cliquant, glissant elle agrandit la colonne et maintenant on voit notre chiffre dans son entier. On va porter l’adresse, 3 rues des Tilleuls, code postal, on va le faire habiter dans Lons Le Saunier, voilà. Donc voilà, là j’ai rempli ma première ligne comme vous pouvez le voir, si je veux revenir au début de la ligne, tout simplement je vais utiliser la touche home qui est la flèche qui est la flèche qui part vers le haut. Voilà. Et là, je peux compléter, je continue. Donc le chiffre 2 et je continue. Et qu'est-ce qui va se passer, au bout d’un certain temps une base telle que celle-ci .