Création d'une requête et d'un formulaire dans Access 2010

Création d'un formulaire de détail à partir d'une requête
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Les objectifs de cette vidéo sont :

  • Créer une requête détaillée pour les factures
  • Développer un formulaire pour afficher et modifier les détails des factures
  • Assurer une gestion sécurisée des données
  • Améliorer l'interface utilisateur pour la gestion des clients et factures

Apprenez à créer une requête pour présenter le détail des factures dans Access 2010, et créer un formulaire pour afficher et modifier ces informations.

Dans cette leçon, nous allons enrichir notre système avec la création d’un nouveau formulaire permettant de présenter les détails d’une facture. Nous commencerons par réunir les données de la table détails factures et de la table des produits, essentiels pour calculer le montant de chaque ligne de facturation. Ensuite, nous allons créer une requête détaillée qui inclut le numéro de facture, la quantité, le prix unitaire hors taxe, et le numéro de produit, tout en veillant à ne pas manipuler les colonnes non appropriées pour la gestion des données. Après avoir enregistré la requête, nous développerons un formulaire autonome qui affichera toutes les factures et permettra leur modification. Ce formulaire sera ensuite lié au formulaire principal de gestion des clients. L’ensemble de ce processus sera soigneusement structuré pour éviter les erreurs de gestion de données et améliorer l'interface utilisateur.

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Questions réponses
Pourquoi est-il important de ne pas modifier la colonne nom provenant de la table des produits ?
Il est important de ne pas modifier la colonne nom car elle provient du côté unique de la table des produits, et manipuler cette information pourrait causer des erreurs de gestion de données.
Quel est l'objectif de la table des produits dans cette requête ?
La table des produits est utilisée pour fournir le prix unitaire hors taxe, indispensable pour calculer le montant de la ligne de facturation.
Comment s'assurer que la requête est correcte avant de la sauvegarder ?
Avant de sauvegarder la requête, il est conseillé de visualiser les résultats et de masquer les colonnes inutiles pour la gestion, comme le nom du produit, afin de prévenir les erreurs.
Nous allons maintenant enrichir notre système avec un nouveau formulaire qui permettra de présenter le détail de notre facture. Donc quand nous serons sur les fiches d'un client, nous aurons la liste de ces factures et en cliquant sur un bouton, nous pourrons ouvrir la facture concernée pour en voir le détail et éventuellement le modifier. Pour cela, impréalable, j'ai besoin de réunir dans une requête le résultat de l'interrogation d'abord de la table détails factures mais aussi de l'autre table des produits qui, elle, comporte le prix unitaire hors taxe dont j'aurai besoin pour calculer dans le détail facture le montant de la ligne de facturation, à savoir la quantité multipliée par le prix unitaire hors taxe. Donc mon premier travail va être dans l'onglet créer, de créer une nouvelle requête toujours à l'aide de la création de requêtes. Je positionne sur le bureau de la requête la table détails factures ainsi que la table des produits. Mon modèle relationnel étant correctement fait, vous constatez ces deux tables sont tout de suite reliées par une relation de un à plusieurs. Je peux fermer l'écran d'ajout. Si vous désirez plus tard voir le corriger de cet exercice, vous le trouverez dans le fichier access 2010 numéro 3. Vous pouvez donc travailler directement avec le numéro 2 qui contient déjà tous les formulaires mais pas encore cette requête ni le formulaire du détail de facture. Je vais maintenant monter la barre grise horizontale et je vais positionner sur la grille de composition de la requête les éléments dont j'ai besoin. Le numéro de facture est évidemment indispensable. Il me faudra la quantité, il me faudra sans doute le nom du produit, il me faudra le prix unitaire hors taxe. Le nom du produit serait intéressant. Je vais dans affichage visualiser le résultat. J'aurai donc le numéro de facture qui me permettra de faire le lien avec la table des factures, la quantité qui sera saisie par l'utilisateur, le prix hors taxe qui servira dans une formule de calcul, quantité multipliée par prix unitaire hors taxe. Par contre, je m'interroge sur la colonne nom. Notre but va être d'écrire l'information dans la table de détail de la facture. Or, dans la table détail, l'information est purement numérique. Il serait donc peut-être même très dangereux de laisser subsister cette colonne nom parce qu'elle provient du côté unique de la table des produits. Je n'ai donc pas le droit de modifier la valeur de cette colonne nom. Donc, même si elle m'apparaît utile pour le visuel, elle est dangereuse sur le plan de la gestion des données. Je reviens en mode d'affichage, je sélectionne la colonne nom en cliquant dans le petit bandeau gris qui est tout en haut de la colonne et je la supprime par la touche supr du clavier. Nous verrons plus tard comment montrer à l'utilisateur le nom du produit à la place de son code. Je vais maintenant pouvoir valider cette requête. Je pense qu'il serait une précaution, avant de le faire, de lui mettre le numéro de produit. Même si je ne l'affiche pas, je pense que je le masquerais. Je peux en avoir besoin pour établir les relations entre les tables. Je propose donc de prendre le champ numProduits dans la taille détail facture et de le positionner en dernière colonne, donc à la place du nom du produit. Je peux maintenant enregistrer ma requête. Je clique sur l'icône de la disquette et je l'appelle RQT underscore détail facture, de façon similaire à la table détail facture, mais avec le préfixe RQT. Je valide par OK et je la ferme par un clic droit dans son onglet. Je peux maintenant envisager la création du formulaire qui montrera le détail de la facture. Dans un premier temps, ce formulaire sera autonome et nous montrera toutes les factures. Dans un deuxième temps, nous ferons un lien avec le formulaire principal. Je vais donc, dans l'onglet Créer, décider de la création d'un nouveau formulaire. Je viens dans l'assistant formulaire, je sélectionne la requête, cette fois RQT détail facture, et je bascule la totalité des champs. Je valide par Suivant. Je souhaite afficher, non pas à partir de la table Produits, mais je garde l'affichage Simple proposé à partir uniquement de la table Détail facture. Je valide par Suivant. Je choisis une présentation tabulaire car je veux voir toutes les lignes sur le même écran. Je valide par Suivant. Quel titre ? TBL Détail facture. Ah, ça sera FRM Détail facture. FRM par SF parce que ça ne sera pas vraiment un sous-formulaire. On verra plus tard. Je vais ouvrir le formulaire. Parfait, terminé. Je vérifie qu'il correspond à ce que j'attendais et je vais lui faire quelques modifications. Je développe dans l'affichage le mode Création. Là, je vais d'abord modifier son titre. Au lieu de FRM, il y aura uniquement Détail facture. Ensuite, dans la partie des données, j'ai le numéro de facture. Il sera bon sans doute de le masquer parce qu'en réalité, je n'ai pas besoin de l'avoir en visuel. Je peux donc réduire cette zone et je pourrai plus tard envisager de la masquer. C'est encore peut-être un peu tôt. J'aurai ensuite la quantité, le prior tax. Je réduis la zone, elle est trop large. Je pousse la quantité vers la droite et nous constatons que nous avons une zone NUM produit dans laquelle nous verrons le numéro du produit. D'ailleurs, si je reviens en affichage, j'ai bien le numéro du produit. Or moi, je ne connais pas par cœur mes numéros de produits, les codes produits. Je vais donc mettre en place dans la zone restée libre sur la gauche de la ligne, une liste de choix qui me permettra de communiquer avec la zone NUM produit et de changer sa valeur. Je reviens en mode création et dans l'étape suivante, nous allons mettre en place cette liste de choix. N'oubliez pas, un petit coup de disquette, enregistrez fréquemment votre travail.

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