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Tuto Excel | Les sous totaux

  • Vidéo 17 sur 62
  • 5h59 de formation
  • 62 leçons

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Les sous totaux
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Sommaire de la formation

Détails de la formation

Nous allons continuer à jouer avec notre fameuse base de données et découvrir que sans connaitre de fonction, on peut déjà effectuer des calculs intéressants. Imaginez qu’on vous demande combien coûtent les salaires annuels de l’entreprise ELEPHORM, ensuite de l’entreprise GUIDANCE et OPTIMUM, vous pouvez le faire sans même poser d’opération. Nous allons dans un premier temps faire un tri par société, (nous avons eu l’occasion de voir ça dans la vidéo relative au Tri) et dire OK. Maintenant nous allons pouvoir effectuer des sous-totaux, à regarder dans données, on est toujours dans ce bandeau, vous avez un petit bouton qui s’appelle sous-total, on va cliquer dessus et voilà ce qui se passe. Elle va nous demander à chaque changement de code : nom, code étant le champ qu’elle trouve ici. Voyez l’importance de toujours mettre dans ces bases de données en première ligne les codes de champ, elles s’en servent tout le temps. On va donc prendre société, à chaque changement de société, je voudrais que tu utilises la fonction, pas nombre, on ne veut pas savoir combien il y a de salariés, sinon elle compterait combien il y a de salariés. On va lui demander la somme des salaires, vérifiez que par défaut elle n’ait pas coché quelque chose. En général, par défaut, elle coche le dernier champ, pourquoi ? Parce que très souvent il y a des totaux à la fin d’un tableau. Donc, là j’ai mis salaire annuel brut, et je dis OK. Vous voyez que total ELEPHORM = 456 206, je n’ai posé aucune opération, c’est elle qui a dit = sous points total et elle a fait le nécessaire. Vous voyez qu’est apparue sur la gauche 1, 2, 3, regardez si je clique sur 1 j’ai le total général, si je clique sur 2, j’ai le total ELEPHORM, GUIDANCE, OPTIMUM et si je clique sur 3, j’ai la totalité de mon fichier, c’est ce qui est appelé plan. Je peux bien sûr effacer ce plan, mais là par exemple ; je pourrais dire, on va revenir en arrière et on va voir qu’on peut faire des sous totaux un petit peu plus complexes. Admettons qu’on vous demande, je voudrais le total, évidemment par société, et pour chaque catégorie. A ce moment là, nous allons recommencer notre sous-total, dans un premier temps nous allons devoir tout supprimer, donc je reclique sous total et je dis supprimer tout. Je vais d’abord devoir faire un tri, je vous l’ai dit, elle ne pourrait pas faire un sous –total, elle ne trie pas quand elle fait un sous total. Chaque fois qu’elle va prendre la colonne catégorie et chaque fois qu’elle va voir un changement, elle va faire une opération en réalité, elle ne reconnaît pas les noms, on est bien d’accord. Donc on va faire notre tri, donc trier sur catégorie, puisque société c’est déjà fait. Je pense que vous allez vous faire piéger comme moi donc c’est un bon exemple, quand on fait un tri, il faut lui dire, trier d’abord sur ce critère et ensuite trier sur ce deuxième critère puisqu’elle a fait passer catégorie en premier. Trier par société, ajouter, trier ensuite (on dit bien ensuite) par catégorie, il faut bien mettre dans l’ordre, OK. Donc on a bien toujours toute notre société ELEPHORM en premier, et ETAM, OUVRIER. Vous voyez si j’ai un blanc, elle va faire le sous total d’un blanc, donc le mieux quand même c’est dans ce cas-là d’aller alimenter la suite. Alors je vais mettre que c’est un ouvrier puisqu’il est mécanicien, il fallait que je remplisse la catégorie et le salaire puisque je vais demander un calcul. Donc maintenant je peux effectivement faire un sous-total, je vais faire un sous total par société, je veux la somme des salaires, donc je dis OK. Donc elle refait comme tout à l’heure, maintenant je fais sous-total, je recommence, je dis cette fois je voudrais par catégorie, et toujours le salaire annuel brut. Par contre ici, je vais décocher, c’est très important, « remplacer les sous-totaux existants », sinon elle va m’effacer déjà le premier total qu’elle a fait des salaires globaux, voila, et je dis OK. Là maintenant j’ai effectivement le salaire des ETAM, des ouvriers, pour ELEPHORM, il doit manquer les cadres, ils ont dû passer au-dessus, voilà. Pour chaque société la même chose, et je peux jouer avec mes plans, c'est-à-dire je dis, vous voyez il y a des petits moins, les petits moins ça affiche tout, vous voyez le moins il va de là à là. Pour aller plus vite je vais dire je ne veux que les deux. On recommence, mon plan affiche le total global, le total par société, le total de chaque service et le total par société et par exemple je veux un détail puisque je me dis qu’il y a beaucoup de cadres, chez OPTIMUM où il y a beaucoup de salaires. Je veux avoir le détail pour savoir qui est cadre, si je veux tout avoir, je clique sur 4 et à ce moment là tout s’affiche. Vous voyez les sous-totaux sans même savoir faire des opérations, c’est pratique sur une base de données de pouvoir faire des calculs comme ça par rapport à la masse salariale, mais là on a fait des opérations du style « somme » mais on pourrait demander combien il y a de femmes, combien il y a d’hommes, on choisirait nombre au lieu de choisir somme. Donc maintenant, nous allons poursuivre avec quelque chose qui s’appelle filtres élaborés, je pense que nous céderons la place à des formules par la suite car nous aurons déjà bien travaillé sur tout ce qui s’appelle tableaux de données.