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Tuto Excel | Les fonctions logiques - 1ère partie (si)

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Les fonctions logiques - 1ère partie (si)
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Sommaire de la formation

Détails de la formation

Maintenant nous allons étudier quelques formules ce qu’on appelle les formules logiques. Alors, dans mon tableau en-dessous, je veux utiliser la formule (si), tout simplement pour savoir qui a droit à une prime et, pour ceux, je sais que la règle c’est avoir 20 ans d’ancienneté pour avoir la prime de 200€, sinon on n’a rien. Donc, ici j’ai besoin de connaître l’ancienneté de la personne. Or, j’ai simplement besoin ici de marquer ma date de jours, alors je fais un petit aparté, si je mets égal aujourd’hui, juste un petit aparté puisque ce n’est pas une fonction (si) mais une fonction logique, mais une fonction date. Si je mets =aujourd’hui() ça va me donner la date du jour. Si je fais « CTRL ; » ça vous donne la date du jour aussi. C’est une petite touche de raccourci « CTRL ; ALT ECHAP », ici je dois être en format blanc, "CTRL", voilà, ça vous donne la date. C’est une petite astuce pour l’avoir rapidement. Alors, s’il a 22 ans d’ancienneté, 25 ans, 18, 34, donc, théoriquement, il y en a qui sont inférieurs, donc tous n’auront pas droit à la prime. Donc, on va construire cette formule, alors, toujours le fameux égal, égal (si). (si) et tout de suite après je dois porter une parenthèse. Dès que j’ai terminé de porter le nom de ma fonction, je dois mettre « ouvrir une parenthèse ». Donc, là on me demande de formuler le test logique. Le test logique c’est (si) 29, c'est-à-dire le contenu de la cellule C8, mais je vous le dis, 29 c’est plus facile pour comprendre hein. Si 29 est supérieur, donc le symbole supérieur, vous voyez, je l’ai noté là… est supérieur à 20 alors, ça c’est le test logique (si), l’ancienneté supérieure à 20, quelle est la valeur vraie ? Qu’est ce qui va se passer, si c’est vrai ? Alors, donc je mets bien mon ( ;) comme indiqué, alors, il aura une prime de 200. Donc, j’indique, 200, alors 200 ; et si ce n’est pas ça, qu’est ce qui se passe, et ben, il se passe que, il aura (0). Donc, je vais porter le montant (0). J’ai terminé, je ferme ma parenthèse.
Il a 200. Alors 200, lui, il a plus de 20 ans, là non, vous voyez. Et si je changeais, alors, celle-ci je vais vous l’expliquez, de fonction, je vous l’expliquerai, mais pas tout de suite. C’est une fonction qui permet de calculer l’ancienneté, donc, l’âge de la personne à la limite hein. Vous êtes née telle date, par rapport à aujourd’hui, quel âge vous avez ? Et ça bouge au fur et à mesure. Donc, ça, c’est l’ancienneté. Je vous l’expliquerai plus tard, parce qu’elle ne fait pas partie des fonctions (si).
Donc, maintenant, on reste concentré sur nos fonctions (si), si je veux que chaque adhérent du club de tennis qui, par exemple, a un âge supérieur à 60, je veux les repérer et je veux que ça marque vrai ou faux. Et ben, tout bêtement, je vais dire, égale (si), j’ouvre ma parenthèse, (si) le contenu de la cellule c’est 17, donc 66 pour l’instant est supérieur à 60, alors qu’est-ce qu’elle fait si c’est supérieure à 60, et ben, elle mettra « vrai », si non « faux ». Je ferme ma parenthèse. Vous avez vu que j’avais écrit minuscule – majuscule, on s’en fiche. Ce n’est pas très important, je vais même ne pas fermer ma parenthèse. Elle l’a fermée toute seule, parce que c’est une fonction qui est très simple, donc, Excel a vu que je l’avais oublié, donc, il va rectifier mon erreur. Ce que je veux dire c’est que normalement, vous voyez que ce sont des mots quand même, ce n’est pas du numérique, c’est de l’alpha. Ce sont les « vrai – faux », ce sont les seuls termes alpha que je peux porter comme ça, sans guillemets, autrement, les termes « alpha » doivent être portés entre guillemet. Donc, je vais étendre ma formule : vrai – faux – faux – vrai. Alors, je vais faire apparaître ma fonction, vous voyez qu’elle est indiquée ici, simplement je l’ai caché. Ma feuille est blanche, j’ai mis une police de caractère blanc, donc, si je remets une police de caractère bleu, elle réapparaît. Voilà l’astuce, là ça tient sur deux lignes, ben, j’ai tout simplement utilisé, comme je vous ai dit tout à l’heure, le renvoi à la ligne.
Donc, maintenant, ce que l’on va voir, c’est comment ça se passe quand on veut qu’elle porte oui ou non. J’ai une liste de commerciaux, ils ont réalisé un chiffre d’affaire de temps, moi je veux que si ce chiffre d’affaire dépasse de 10 000, ça porte oui, = (si) 20 000 ou bleu contenu de la cellule B26 est supérieur ou égal, alors le ou – égal c’est un (si) supérieur ou égal,… si non, c’est strictement supérieur à. Là, c’est supérieur ou égale à 10 000. Je porte le chiffre, alors oui. Si non,…, alors là, j’ai fait une erreur, vous avez vu, j’ai mis une étoile, donc, elle n’est pas bien d’accord, je vais rectifier mon erreur, voilà, alors elle met non. Pourquoi, elle met non, tout simplement parce que, j’ai fait une erreur, l’erreur c’est que je n’ai pas mis entre guillemet le « non » et le « oui ». Vous voyez, là, j’ai erreur, la formule contient du texte non reconnu, elle me dit quelle est mon erreur ? Donc, simplement, elle me dit « erreur dû à un nom non invalide », donc, je vais revenir dessus, et si je mets des guillemets, elle va accepter ma fonction. Voilà, maintenant je prends ma poignée de recopie et je l’étire. Alors, là, je m’aperçois que droit à la prime, et ben tout le monde a droit à une prime, donc, tant mieux. Mais je vais quand même vérifier que ça fonctionne, et donc, je vais diminuer un chiffre, et mettre que 5 000, ça marche très bien parce que non, il n’a pas droit à la prime. Il faut toujours vérifier ses formules. L’erreur peut très bien vite arriver.
Dans la formule suivante, c’est « si - ou », c’est-à-dire, que je souhaite que la personne qui a plus de 5 ans d’ancienneté, mais qui n’a pas de diplôme soit éligible, s’il a un diplôme, dans tous les cas, il est éligible. Donc, c’est « si - ou », soit il a un diplôme, soit il a plus de 5 ans d’ancienneté. Dans ce cas là, nous allons faire (si), j’ouvre ma parenthèse et je vais mettre tout de suite ma deuxième condition où, j’ouvre ma parenthèse et là je veux dire, alors si 35 est supérieur à 5, donc, 5 ans d’ancienneté. Alors là, je mets de l’alpha, donc je mets entre guillemet, si le contenu de la cellule C35 est égal à oui. Alors, si je la relie, si 35 est supérieur à 5 ou C35 est égal à oui. Alors, qu’est-ce qui se passe. Ça, c’est la partie logique, première logique, deuxième logique on pourra mettre une troisième, mais là, je vais m’arrêter… point virgule, qu’est-ce qui va se passer. Ah oui, il faut que je ferme, vous voyez, c’est quand même utile d’avoir un guide de formule parce que souvent ces histoires de parenthèse et de point virgule, on ne sait jamais trop, où il faut les mettre… quoi que la machine me l’indique hein, il faut que j’écoute ce qu’elle me dit. Vous voyez, le test logique, elle met : (test logique), (point virgule) et elle mettait une parenthèse avant de nous afficher : valeur vraie. Alors (point virgule), dans ce cas là, c’est oui, si une des deux conditions est remplie et si non, c’est non. Alors toujours entre guillemets, parce que si non, je pourrais dire, réussir, caler… Je mets ce que je veux, hein. Je ferme ma parenthèse, une parenthèse d’ouverte est égale à une parenthèse fermée, hein. Donc, ma parenthèse ouverte ici, se ferme à la fin. Elle joue avec les couleurs et ma deuxième parenthèse ici est fermée à la fin de mes tests logiques. Voilà, je vais étirer avec la poignée de recopie. Je vois bien que cette personne a moins de 5 ans d’ancienneté n’est pas diplômée, donc, elle n’est pas éligible. Donc je vais vous faire apparaître la fonction, j’ai oublié de faire apparaître aussi ici, voilà. Donc, je vais vous la relire parce que c’est quand même complexe. Alors, on lit. Je mets mon test logique, si B35 est supérieur à 5, ou si C35 est égal à oui, alors, si c’est vrai, tu mettras oui, si c’est faux tu mettras non. Voilà, comment on doit la lire. Alors, ensuite, la formule doit me classer mes clients : méga – gros – moyens – petits. Mes clients sont ici, leur chiffre d’affaire est là. Et là, j’ai la règle, si c’est supérieur à 10 000, ils seront classés en méga, supérieur à 5 000 en gros, supérieur à 1 000 en moyen. Vous allez me dire à quoi ça sert mais quelques fois on fait ça parce qu’on inaugure une entreprise, on ne peut pas tous les inviter en même temps, tout simplement parce que l’entreprise est grande mais pour pouvoir bien s’occuper d’eux il faut pouvoir les scinder, donc souvent on les scinde par catégorie comme ça. Souvent les petits n’ont peut être pas les mêmes égards que les méga, ce qui parait à peu près logique.
Donc, nous allons là rentrer notre formule, = si (B48 est > 100 000 « méga » ; si (B48 > 50 000 « gros » ; si (B48 > 1 000 « moyen » sinon « petit »))). Je dois fermer autant de parenthèses que j’ai ouvertes. On peut enchaîner comme ça jusqu’à une dizaine de conditions, on s’y perd un peu mais il faut toujours qu’ils aillent dans la même logique, plus grand que ou plus petit que, il faut que ce soit toujours croissant ou décroissant.
Ce qui va suivre maintenant c’est SI EST ERREUR ou si erreur est si on traduit, c’est pour ne pas faire apparaître quand une opération ne peut pas être résolue, quelques fois Excel indique NA ou DIV comme ici. Par exemple, l’objectif est de 2, le réalisé est de 1, l’écart est de -1, je voudrais l’écart en pourcentage. Dans ce cas là je vais dire = l’écart /objectif, ça fait -0, 5. Si ici mon objectif n’est pas fixé, j’ai fait 1, mon écart est de 1 on est bien d’accord et que j’étends, on ne peut pas effectuer l’opération tout simplement parce qu’ici il faut obligatoirement un chiffre. Donc, je peux garder ça quand même, tout simplement parce que je vais remplir mes objectifs plus tard ici, mais par contre par soucis du fait que ce n’est pas très beau, qu’on croit que c’est faux, et simplement il manque une donnée, je ne veux pas que ça apparaisse, c’est ce qu’on va faire ici. Alors la formule elle était très simple, c’est une division, on divise B62 par B60, l’écart par l’objectif. Alors on va faire ici = je vous avais conseillé ici de faire un 2 temps, l’écart divisé par l’objectif. On va retrouver notre fameux DIV normal, on s’aperçoit qu’il y a une erreur donc je vais intervenir dans cette formule et je vais lui dire si erreur est, donc, EST ERREUR j’ouvre une parenthèse, quand tu fais cette opération, alors, rien « » sinon, tu dois faire l’opération, donc tu dois faire D62 /D60 et fermez la parenthèse. Il me semble que j’ai oublié une parenthèse, elle se positionne ici, tout simplement j’ai oublié de fermer une parenthèse à cet endroit. Et vous voyez ici, il n’apparaît rien, si je mets un objectif de 3, elle me dit que j’en suis à -66, si je mets 0 à nouveau. Quelques fois, on ne veut pas que les 0 apparaissent sur ces feuilles de calcul, dans ce cas-là, c’est une option, qu’on trouve dans Excel, au niveau de l’affichage, si je décoche et que je dis ok, même si on les tape, la cellule est cochée à 0 mais n’apparaît pas. Quelques fois pour des raisons de présentation, on ne veut pas que les 0 s’affichent. Donc je répète, bouton Office, options, Excel, on va aller dans options avancées, il faut trouver car c’est un problème d’affichage. On va dans afficher, et puis dans « afficher un 0 dans les cellules qui ont une valeur nulle » ok, et les voilà qui réapparaissent.
Maintenant on va faire SI-OU-ET, là ça se complique, c’est assez sympathique, il faut bien rester concentrer. Là, l’objectif c’est de dire que si le commercial appartient à la société ELEPHORM et qu’il a plus de 20 nouveaux clients, à ce moment là, on lui accordera un petit 10% de plus prime. Et dans le cas d’un salarié de la société GUIDANCE, il lui faut 30 nouveaux clients et à ce moment là, on lui accordera une prime de 20%. Donc, il y a un SI, un OU, et un ET. Donc on va dire SI j’ouvre ma parenthèse, je vais mettre OU, j’ouvre ma parenthèse, je mets ET, j’ouvre ma parenthèse, et donc je vais positionner déjà mais OU, il faut déjà que le logiciel trouve si c’est Elephorm ou Guidance la société à laquelle appartient le commercial. Donc si B72= « ELEPHORM » ; première donne D72> = 20 clients alors qu’est ce qui va se passer. Il va se passer que C72, le chiffre d’affaire qui est de 15 pour l’instant, notre chiffre d’affaire sera récompensé de 10 % supplémentaires. C’est la première condition pour la société Elephorm. Donc, il y a le ET, c’est, il faut qu’il soit Elephorm, et qu’il ait plus de 20 clients. Maintenant, il y a un OU, il peut être Guidance. Donc là c’est notre deuxième partie, donc on va fermer notre parenthèse, indiquer point virgule et je vais mettre ma parenthèse et je vais dire B72 s’il est égal à ce moment-là à Guidance, il faut aussi que D72> ou = 30 clients, alors dans ce cas là, notre C72 sera majoré donc multiplié de 20%. Je ferme donc 2 parenthèses, vous voyez, elle met des couleurs pour nous repérer. A ce moment qu’est ce qui ce passe, et bien on va leur donner 500 sinon 0, et je ferme une parenthèse. Alors, est ce qu’il fait partie de la société Elephorm, il a 25 clients donc il a droit à la prime, on est d’accord. J’étire, lui il fait partie de la société Guidance, il lui faut plus de 30 clients, on met + 30 donc il a 500. Alors, pareil là mais il n’a que 22 clients donc pas de prime et Elephorm, il a 23 clients donc une prime. Si je mets à 10 nouveaux clients, on lui enlève sa prime, donc, tout marche bien. Ce n’est pas évident à construire, c’est pour cela qu’il faut vraiment noter cette formule et vous entrainer. Essayez de trouver des exercices, je suis sûre que dans le milieu de votre travail ou à titre perso si votre fils a tant de moyenne et s’il n’a pas fait telle chose, alors à ce moment là vous pourriez mettre des récompenses. Vous pouvez trouver des petits outils comme ça qui peuvent être crées, qui vous serviront d’exercices. Donc là je vais mettre en évidence ma formule, je m’aperçois que mon dernier tableau n’a pas été mis en forme correctement. Je vais le faire avec vous. Donc, je vais le mettre en surbrillance, je vais faire poser un quadrillage tout bête, je viens dans accueil, j’ai ici un bouton qui me permet d’aller sur les bordures, et je mets toutes les bordures, donc tout est quadrillé. Ensuite je voudrais mettre un fond à certaines cellules, un fond bleu par exemple. Alors ça, c’est le fond : couleur de remplissage et ça c’est la police. Donc si je mets une couleur bleue, comme ma police est bleue, je ne vois plus rien alors je vais aller dans ma police et choisir blanc pour que ça se voit bien. Là c’est en gras, c’est parfait.