Mise en situation : écrire un e-mail lisible (et court) + aide de ChatGPT
Vous avez commencé à mieux trier et mieux écrire… mais si tout continue d’arriver par e-mail, la boîte se regonfle mécaniquement. Dans cette leçon, vous allez apprendre à réduire la surcharge à la source : choisir le bon canal (e-mail, chat, réunion) selon l’urgence, la complexité et le besoin de traçabilité. Vous verrez une matrice de décision simple, des exemples concrets (projet, support, validation, coordination), et vous mettrez en place une mini-charte qui évite les pièges classiques (Répondre à tous, CC inutile, réunions de 30 minutes pour 3 minutes de décision). À la fin, vous saurez orienter vos échanges vers le canal le plus efficace… et protéger votre temps (et celui des autres).
Objectif : réduire le volume d’e-mails avant même de trier
Dans la leçon précédente, vous avez appris à écrire des e-mails plus scannables et à limiter le bruit avec À / Cc / Cci.
Maintenant, on passe à l’étape qui fait souvent chuter le volume d’un coup : choisir le bon canal (e-mail, chat, réunion) avant d’envoyer.
Question clé : quand vous êtes sur le point d’écrire un e-mail, comment décider en 30 secondes si ce n’est pas plutôt un chat… ou une réunion courte ?
Ce que vous allez apprendre
- Une matrice simple pour choisir entre asynchrone (e-mail) et synchrone (réunion), et où placer le chat.
- Des phrases “prêtes à envoyer” pour basculer un fil d’e-mails vers le bon canal sans froisser personne.
- Une mini-charte (3 à 7 règles) pour stabiliser les usages dans votre équipe.
Deux notions à connaître (simplement)
- Communication asynchrone : on n’a pas besoin d’être disponibles au même moment (ex. e-mail). Avantage : chacun répond quand il est prêt. Risque : aller-retours longs si c’est flou.
- Communication synchrone : on est connectés en même temps (réunion/visio/appel). Avantage : décision rapide sur un sujet complexe. Risque : très coûteux en temps si l’objectif n’est pas clair.
Le chat (Teams/Slack) est un entre-deux : souvent asynchrone “rapide”, parfois quasi synchrone (si tout le monde répond tout de suite).
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Comprendre la surcharge et choisir la bonne stratégie
Trier vite et supprimer l’inutile (sans culpabiliser)
Écrire moins, écrire mieux : CC/CCI, alternatives et ChatGPT
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