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Détails de la leçon

Description de la leçon

Cette leçon présente une fonctionnalité avancée de Copilot intégrée au calendrier Microsoft 365. L’utilisateur découvre comment sélectionner une réunion à venir, activer Copilot, puis demander la préparation automatique de la réunion. Copilot va alors rechercher l’ensemble des informations pertinentes relatives à l’événement, notamment le titre, la date, la description de la réunion, mais aussi les échanges relatifs à cette réunion dans la boîte mail de l’utilisateur.

Grâce à ces données, Copilot est capable de générer un ordre du jour détaillé, de proposer des questions à préparer ainsi que des points d’appui existants, tout en permettant la création de résumés, de réponses automatisées et même de messages d’invitation. Ce processus, entièrement automatisé, représente un atout considérable en termes de gain de temps et de productivité pour tout collaborateur ou manager amené à organiser ou participer à de nombreuses réunions.

Il est cependant souligné qu’un historique d’échanges et des informations précises doivent être présents dans le calendrier et la messagerie pour assurer l’efficacité de la préparation automatique de Copilot. Enfin, l’intégration requiert que l’organisation travaille avec la suite Microsoft 365 pour permettre l’accès optimisé à toutes les données nécessaires.

Objectifs de cette leçon

L’objectif principal est d’apprendre à automatiser la préparation d’une réunion via Copilot pour gagner du temps, générer des supports utiles, et améliorer l'efficacité organisationnelle au sein de Microsoft 365.

Prérequis pour cette leçon

Une connaissance basique de Microsoft 365 (calendrier et messagerie), disposer d’événements renseignés dans le calendrier et un historique d’échanges d’emails sur la thématique des réunions.

Métiers concernés

Les métiers concernés sont notamment les assistants de direction, office managers, chefs de projet, et responsables RH souhaitant optimiser la gestion des réunions et des agendas collaborateurs.

Alternatives et ressources

Des solutions alternatives incluent Google Workspace (Google Agenda + Gemini IA), Notion AI pour la gestion d’agendas et la préparation de réunions, ou des outils tels que Superhuman pour l’automatisation des emails.

Questions & Réponses

Copilot analyse les détails présents dans le calendrier (titre, description, date) et complète ces informations en consultant l’historique des emails associés à la réunion pour générer un ordre du jour, proposer des questions, et suggérer des points d’appui pertinents.
Il est essentiel que les réunions soient préalablement renseignées dans le calendrier avec des informations détaillées, que l'utilisateur dispose d'un historique d’échanges de mails liés à la réunion et que l'environnement de travail soit basé sur Microsoft 365.
Copilot peut automatiquement concevoir un ordre du jour, lister des questions et points d’appui, rédiger un résumé, préparer des réponses aux questions potentielles et proposer un brouillon de message d’invitation.