Étapes Préliminaires et Détails des Réunions
Objectifs
Les objectifs de cette vidéo sont de :
- Apprendre à créer des réunions dans un calendrier numérique.
- Comprendre comment ajouter des participants et vérifier leur disponibilité.
- Savoir envoyer et gérer les réponses aux invitations de réunion.
Résumé
Ce guide explique comment créer et organiser des réunions efficacement en utilisant un calendrier intégré.
Description
Les réunions sont comparables aux rendez-vous avec une particularité : elles impliquent plusieurs participants. Pour créer une nouvelle réunion, il suffit de cliquer sur « Calendrier » dans la barre de navigation, puis sur l'icône « Nouvelles réunions ». Une fenêtre de composition s'ouvre, où il faut remplir des champs comme Objet, Emplacement, et définir les heures de début et de fin. La possibilité d'ajouter des informations complémentaires est offerte.
Sous l'onglet « Réunions », l'outil de planification permet d'ajouter des participants via le carnet d'adresses. Les participants peuvent être marqués comme Obligatoires, Facultatifs ou en tant que Ressources pour les salles et le matériel. La disponibilité de chaque invité est affichée pour choisir le créneau optimal. Envoyez la demande de réunion et attendez les réponses des participants, qui seront automatiquement mises à jour dans votre calendrier.
Ce processus assure une gestion impeccable de vos réunions et une communication claire entre tous les intervenants.