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Guide de Création et d'Organisation des Réunions

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Apprendre Outlook 2013
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Les objectifs de cette vidéo sont de :

- Apprendre à créer des réunions dans un calendrier numérique.
- Comprendre comment ajouter des participants et vérifier leur disponibilité.
- Savoir envoyer et gérer les réponses aux invitations de réunion.

Ce guide explique comment créer et organiser des réunions efficacement en utilisant un calendrier intégré.

Les réunions sont comparables aux rendez-vous avec une particularité : elles impliquent plusieurs participants. Pour créer une nouvelle réunion, il suffit de cliquer sur « Calendrier » dans la barre de navigation, puis sur l'icône « Nouvelles réunions ». Une fenêtre de composition s'ouvre, où il faut remplir des champs comme Objet, Emplacement, et définir les heures de début et de fin. La possibilité d'ajouter des informations complémentaires est offerte.

Sous l'onglet « Réunions », l'outil de planification permet d'ajouter des participants via le carnet d'adresses. Les participants peuvent être marqués comme Obligatoires, Facultatifs ou en tant que Ressources pour les salles et le matériel. La disponibilité de chaque invité est affichée pour choisir le créneau optimal. Envoyez la demande de réunion et attendez les réponses des participants, qui seront automatiquement mises à jour dans votre calendrier.

Ce processus assure une gestion impeccable de vos réunions et une communication claire entre tous les intervenants.

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Questions réponses
Quelle est la première étape pour créer une nouvelle réunion ?
La première étape consiste à cliquer sur « Calendrier » dans la barre de navigation.
Comment ajouter des participants à une réunion ?
Pour ajouter des participants, cliquez sur « Ajouter d'autres personnes » puis sélectionnez leurs noms à partir du carnet d'adresses.
Que signifie marquer un participant comme 'Obligatoire' ?
Marquer un participant comme 'Obligatoire' signifie que sa présence est essentielle pour la réunion.

Programme détaillé

1 commentaire
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valerie.woods
Il y a 7 mois
Formation très complète.