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Guide de Création et d'Organisation des Réunions

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Chapitre 4 Leçon 3
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Ce guide explique comment créer et organiser des réunions efficacement en utilisant un calendrier intégré.

Détails de la leçon

Description de la leçon

Les réunions sont comparables aux rendez-vous avec une particularité : elles impliquent plusieurs participants. Pour créer une nouvelle réunion, il suffit de cliquer sur « Calendrier » dans la barre de navigation, puis sur l'icône « Nouvelles réunions ». Une fenêtre de composition s'ouvre, où il faut remplir des champs comme Objet, Emplacement, et définir les heures de début et de fin. La possibilité d'ajouter des informations complémentaires est offerte.

Sous l'onglet « Réunions », l'outil de planification permet d'ajouter des participants via le carnet d'adresses. Les participants peuvent être marqués comme Obligatoires, Facultatifs ou en tant que Ressources pour les salles et le matériel. La disponibilité de chaque invité est affichée pour choisir le créneau optimal. Envoyez la demande de réunion et attendez les réponses des participants, qui seront automatiquement mises à jour dans votre calendrier.

Ce processus assure une gestion impeccable de vos réunions et une communication claire entre tous les intervenants.

Objectifs de cette leçon

Les objectifs de cette vidéo sont de :

- Apprendre à créer des réunions dans un calendrier numérique.
- Comprendre comment ajouter des participants et vérifier leur disponibilité.
- Savoir envoyer et gérer les réponses aux invitations de réunion.

Prérequis pour cette leçon

Pour suivre cette vidéo, il est nécessaire de :

- Avoir des notions de base en gestion de calendrier.
- Posséder un accès à un outil de calendrier numérique.
- Comprendre les concepts de planification de réunions.

Métiers concernés

Les connaissances partagées dans cette vidéo sont particulièrement utiles pour :

- Les responsables administratifs.
- Les gestionnaires de projet.
- Les coordinateurs d'événements professionnels.

Alternatives et ressources

Les alternatives aux solutions présentées incluent l'utilisation de :

- Google Calendar.
- Microsoft Outlook.
- Outils de collaboration en ligne comme Zoom ou Teams pour la gestion des réunions.

Questions & Réponses

La première étape consiste à cliquer sur « Calendrier » dans la barre de navigation.
Pour ajouter des participants, cliquez sur « Ajouter d'autres personnes » puis sélectionnez leurs noms à partir du carnet d'adresses.
Marquer un participant comme 'Obligatoire' signifie que sa présence est essentielle pour la réunion.