Tutoriel sur la Mise en Place des Roll-ups et des Scorings dans un Projet

Mise en place du champ Rollup
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Apprendre Airtable : Les fondamentaux
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L'objectif principal de cette vidéo est de vous apprendre à créer et utiliser des roll-ups pour calculer les scorings d'avancement et à comparer les dates de fin des tâches avec les deadlines de projet.

Apprenez à mettre en place les roll-ups et les scorings dans un projet pour mieux suivre l'avancement.

Dans cette vidéo, nous allons détailler le processus de création de roll-ups et comment utiliser des scorings pour évaluer l'état d'avancement d'un projet. Nous attribuons des valeurs numériques à chaque étape d'avancement - non commencé, en cours, et terminé, respectivement valorisées à 33, 66 et 100. Le principal objectif est de calculer la moyenne de ces scorings pour obtenir une vue d'ensemble du degré d'achèvement du projet.

Puis, nous aborderons également la façon de comparer les dates de fin des tâches avec la deadline globale du projet, en utilisant une approche visuelle pour s'assurer que toutes les tâches respectent les contraintes de temps imposées par le projet.

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Questions réponses
Pourquoi la méthode des roll-ups est-elle importante dans la gestion de projet ?
La méthode des roll-ups permet de synthétiser et de visualiser rapidement l'avancement global d'un projet en agrégant les données spécifiques des différentes tâches.
Comment calcule-t-on le scoring moyen des étapes d'avancement d'un projet ?
Pour calculer le scoring moyen, on additionne les valeurs de scoring des différentes tâches et on divise cette somme par le nombre total de tâches.
Que faire si une tâche dépasse la deadline globale du projet ?
Il est nécessaire de réajuster l'échéancier des tâches pour qu'elles respectent toutes la deadline globale du projet, garantissant ainsi une livraison à temps.
J'espère que mes précisions sur le roll-up dans la dernière vidéo ont été bien précises parce que maintenant on va le mettre en place et vous allez voir finalement c'est assez simple même si ça paraît compliqué parce qu'il y a des formules. Alors je le rappelle, qu'est-ce que nous avons fait ? Nous avons notamment fait un scoring, on appelle ça comme ça, c'est-à-dire qu'en fonction de l'état de l'avancement, en cours, non commencé ou terminé, nous lui avons donné un chiffre. Ici, notamment, nous avions 33 pour non commencé, 66 en cours et 100 terminé. L'idée ici, bon je le conçois, on n'a que trois étapes d'avancement. Si vous en voulez plus, n'hésitez pas à en rajouter. Par contre, il faudra aussi rajouter du scoring derrière, c'est-à-dire que si vous avez une dizaine d'étapes, d'ailleurs ça fait beaucoup, dix étapes d'avancement, il faudra bien compter à le diviser notamment en dix et puis faire par exemple 10 pour le deuxième 20, pour le troisième 30, pour le dernier 100%. Et donc là, l'idée ce serait, comme vous le savez, de reprendre notamment le scoring de ces trois tâches qui sont bien connectées au projet 1 et de recalculer derrière la moyenne de ces trois scorings pour en tirer une seule information. Essayons ensemble. Nous allons cliquer sur le petit plus qui est ici et faire un roll-up. On va le nommer calcul de l'avancement et on va choisir tâches, puisqu'en fait toutes les informations sont tâches. Nous allons rechercher là où nous avons fait le calcul, donc ici c'est calcul de l'avancement, et nous allons déjà commencer par calculer le total pour ensuite faire une moyenne. Alors rappelez-vous, le calcul de la moyenne est finalement très simple. Vous prenez la somme totale des différentes valeurs, vous le divisez par le nombre d'enregistrements que vous avez, donc vous faites un count. Donc là on a la valeur totale divisée par le count et on a des valeurs qui sont 66, 100, donc on va les diviser par 100, on va voir ce que ça donne, normalement ça devrait suffire. On va les diviser par 100 et normalement ça nous fera 1%, ça devrait aller en faisant le formatting après. Donc on va faire un create field, on voit 1, donc ça ne fonctionne pas, ici on va mettre pourcentage. Et voilà, là ça fonctionne. Donc ici, pourquoi j'ai fait le 100, c'est parce que comme ça en fait, si vous ne le faites pas, vous allez avoir un 77 sans le pourcentage. Et c'est quand même pratique d'avoir les bonnes unités au bon endroit avec les bons symboles. Ici, en fait, vous prenez une précision de 1, je pense que ça suffit, un pourcentage de 42. Donc je le rappelle, on fait la somme values, donc values ça veut dire toutes les valeurs qui sont dans le link to another record, vous divisez par 40 et vous divisez par 100. Ici, ça fait 77%. Regardez dans les tâches, si on termine notamment deux tâches, qu'il n'y en a plus qu'une, vous allez être en projet, vous allez voir que c'est terminé à 89%. Voilà, ça va être connecté et ça va se faire petit à petit. Bon, maintenant on va faire un autre rollup qui va nous servir notamment à comparer les dates qu'on met dans les tâches à la deadline qui est ici. Alors la deadline, prenez-la et on va la mettre tout à droite. Je le rappelle, dans tâches, nous avons mis une date limite, une date de fin. On est bien d'accord qu'une date de fin de tâche ne peut pas être supérieure à celle du projet. Alors ce qu'on va faire, et c'est juste visuel, c'est qu'on va ramener l'information de la tâche, celle qui va être la plus proche du futur finalement, et on va la comparer. Alors comment on fait ? On fait le petit plus. On va aller dans rollup et on va faire un max value, c'est-à-dire qu'on va chercher la date maximum qui est connectée à ce projet. Donc vous allez ici, vous faites la date de fin et vous faites max value. Ici, on va dire dernière, par exemple, date tâche et on va créer le field. Voyez que là, nous avons une dernière date de la tâche qui est au 29.05. Si on va dans tâches, vous voyez qu'il y en a bien une qui est à 29.05 et qui termine après la deadline du projet. Eh bien ça, c'est juste visuel pour vous, en fait, pour voir qu'il y a bien un souci parce que la deadline, c'est une donnée indépendante, je le rappelle. Vous savez que le projet, vous devez le terminer avant le 2.05.2021 et là, vous avez un gros problème parce que votre tâche, elle est 29. Donc peut-être que ce qu'il va faire, ce qu'il va falloir faire, c'est de réaménager un petit peu cet emploi du temps, en tout cas au niveau des tâches, pour que ça passe derrière la deadline. Voilà, c'est tout pour aujourd'hui. Je vous remercie d'avoir regardé cette vidéo et j'espère que vous avez apprécié. Si c'est le cas, n'hésitez pas à vous abonner à la chaîne pour ne manquer aucune de mes prochaines vidéos. Je vous dis à la semaine prochaine pour une nouvelle vidéo. Merci et au revoir !

Programme détaillé de la formation

3 commentaires
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artmel3d
Il y a 5 months
Commentaire
Très bien expliqué. A quand une formation plus approfondi d'Airtable?
jean.blard
Il y a 1 year
Commentaire
Très bonne formation donnant une belle vue sur l'ensemble Airtable.
wippiart
Il y a 2 years
Commentaire
Bonne formation !
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