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Optimisation de la gestion des emails : Dossiers et Catégories

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Chapitre 1 Leçon 7
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Découvrez comment classer et organiser vos emails en utilisant des dossiers et des catégories personnalisées afin d'optimiser votre productivité.

Détails de la leçon

Description de la leçon

Une fonctionnalité essentielle pour classer les mails consiste à utiliser une combinaison de dossiers et de catégories. Dans cette leçon, nous examinerons d'abord la stratégie des dossiers, qui permet de créer plusieurs dossiers dans votre boîte de réception afin d'y stocker des conversations et des emails. En complément, nous explorerons la possibilité d'ajouter des catégories de mails, ce qui offre un indicateur visuel rapide pour identifier le type de correspondance. Par défaut, des catégories de couleur comme le jaune et le bleu sont disponibles, mais vous pouvez les personnaliser en fonction de vos besoins.

Par exemple, une catégorie perso pourrait être attribuée à des emails personnels et marquée en bordeaux, tandis qu'une catégorie administratif pourrait être verte. Vous avez également la liberté de supprimer des catégories inutiles et d'ajuster celles existantes. Cet indicateur visuel transversal facilite une classification fonctionnelle et rapide des mails, complémentant ainsi l'utilisation des dossiers.

Finalement, il est possible de combiner les deux approches - par projet ou par thème - pour une structure encore plus robuste et personnalisée. Ce système de gestion par catégories et dossiers permet une organisation claire et efficace des emails, améliorant significativement la productivité.

Objectifs de cette leçon

Les objectifs de cette vidéo sont d'apprendre à utiliser des dossiers pour organiser les emails, créer des catégories personnalisées pour une identification rapide, et comprendre comment combiner dossiers et catégories pour une meilleure gestion de la messagerie.

Prérequis pour cette leçon

Aucun prérequis spécifique n'est nécessaire, mais une familiarité de base avec les outils de messagerie électronique et leur interface est recommandée.

Métiers concernés

Cette méthode d'organisation est particulièrement utile pour les assistants administratifs, les managers qui gèrent des flux d'emails importants et les professionnels de la communication.

Alternatives et ressources

En plus des fonctionnalités abordées, des outils tels que Microsoft Outlook et Gmail disposent également de systèmes de labels et de filtres qui peuvent être utilisés pour des fonctions similaires.

Questions & Réponses

Les dossiers permettent de regrouper les emails par projet ou thème, tandis que les catégories ajoutent des indicateurs visuels pour une identification rapide des types de correspondance.
La personnalisation permet de créer des indicateurs plus parlants et spécifiquement adaptés aux besoins individuels ou professionnels, facilitant ainsi la gestion et la classification des emails.
Oui, il est possible et même recommandé d'utiliser à la fois des dossiers et des catégories pour une organisation plus structurée et efficace des emails.