Établir des relations de tables dans Microsoft Access

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Les objectifs de cette vidéo incluent la compréhension et la mise en place des relations entre tables dans Microsoft Access, ainsi que l'amélioration de la gestion des bases de données grâce à ces relations.

Découvrez comment créer des relations dans Microsoft Access pour relier des tables et optimiser vos bases de données.

Lors de ce module, nous explorons la création de relations entre tables dans Microsoft Access. Après avoir ajouté un champ numérique à la table Contact Client pour le numéro client, nous configurons une zone de liste déroulante afin de lier ce champ à la table client. Nous montrons ensuite comment établir des relations entre les tables en utilisant l'onglet Outils de bases de données. Ces relations permettent d'afficher des données liées de manière simple et efficace, apportant une valeur ajoutée à la gestion des bases de données relationnelles. Enfin, nous expliquons comment relier les tables client et contact client en utilisant les champs clés primaires et secondaires, facilitant ainsi l'interrogation et la représentation des données.

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Questions réponses
Pourquoi est-il important de créer des relations entre tables dans Microsoft Access ?
Les relations entre tables permettent de simplifier l'interrogation de la base de données et d'améliorer la précision et la cohérence des données.
Quelles sont les règles à respecter lors de la création de relations entre tables ?
Au moins un des deux champs de la relation doit être une clé primaire ou secondaire, et les champs reliés doivent être de même type et format.
Comment vérifier si les relations ont été correctement établies dans Microsoft Access ?
En cliquant sur le bouton plus à côté d'une entrée, vous devriez voir les données liées s'afficher automatiquement, ce qui indique que les relations ont été correctement établies.
Lors d'un précédent module, je vous ai présenté un schéma sur une diapositive PowerPoint présentant le schéma relationnel que nous sommes censés obtenir sous Microsoft Access à terme. Dans la table Contact Client était prévu un champ numéro client qui permet en fait de récupérer le client auquel s'attache un contact client. On va reprendre cette règle et on va aussi bien sûr reprendre le module qui permet d'affecter une zone de liste déroulante à ce champ pour affecter un nom de client à notre contact client. Ici, le principe est relativement simple. Dans la table Contact Client, nous allons ajouter le champ client, indiquer que c'est un champ numérique. Je vous rappelle que la clé primaire de la table client est un numéro auto et nous avons vu que la contrepartie d'un champ relié, dans le cas d'un numéro auto, est de type numérique. Donc ici, client est de type numérique. En légende, je vais inscrire client avec une première lettre en majuscule et dans ma liste de choix, nous allons faire une zone de liste déroulante conformément à ce que nous avons vu dans le module précédent. Et je vais indiquer qu'on repose ici sur la table client, j'appelle le générateur de requêtes, la première colonne contient le numéro de client, la deuxième colonne contient la raison sociale, je demande un tricroissant sur la raison sociale, je ferme ma requête, j'enregistre les modifications et j'indique alors que mon nombre de colonnes est de 2 et que la largeur de colonne est de 0,3 cm par exemple. Et bien, ce que je viens de faire là est un préalable nécessaire à la réalisation des relations. A quoi ça sert de relier des tables entre elles ? Lors de la présentation de cette formation, je vous ai indiqué qu'Access était un système de gestion de bases de données relationnelles. Je vous ai indiqué au moment où nous avons abordé les tables que la table est une base de données. Et donc, le côté relationnel d'Access permet de mettre en relation les tables. L'intérêt est simple, c'est que là où il y a des données qui se croisent, on va pouvoir simplifier l'interrogation de la base de données et la représentation des données pour l'utilisateur final. Donc ici, une fois que j'ai fait en sorte que tous les champs qui permettent les relations existent, je vais pouvoir tracer les relations dans mes tables. Je vais fermer cet objet, enregistrer les modifications et dans l'onglet Outils de base de données, je vais cliquer sur Relations. Par défaut, Access me propose d'afficher les tables qui sont nécessaires au schéma relationnel. Si je double-clic sur l'ensemble des tables, je me rends compte alors que, à l'arrière-plan, les tables se sont ajoutées. Bien sûr, je peux redisposer les tables comme j'en ai envie, par exemple comme ce que je suis en train de faire. Si j'oublie d'insérer une table au moment du tracé des relations, rien de bien grave. Vous avez l'option Afficher la table, qui vous permet de récupérer la fenêtre qui permet d'afficher une table. Et là, vous double-cliquez sur la table dont vous avez besoin. Ou la possibilité, également, de pouvoir partir de la liste de vos objets à gauche, glisser cet objet dans l'espace des relations, et vous verrez alors que l'objet apparaît bien à l'écran. Maintenant que nous avons montré ces manipulations, ce qu'il faut comprendre, c'est qu'il y a des règles à l'établissement des relations. La première règle, c'est qu'au moins un des deux champs de la relation doit être soit une clé primaire, soit une clé secondaire, et les champs reliés doivent être de même type et de même format. En somme, lorsque je vais vouloir relier la table client à la table contact client, je ne peux utiliser qu'un seul champ de chaque table, et l'un des champs doit être soit une clé primaire, soit une clé secondaire. Dans le champ client de la table contact client, je stockerai la clé primaire de la table client. Donc le numéro de client va être relié au champ client. Physiquement, voilà comment cela va se passer. Je sélectionne numéro de client et je maintiens le bouton gauche de ma souris appuyée en faisant glisser vers le champ client de la table contact client. En relâchant mon bouton, une boîte de dialogue apparaît, je y reviendrai dans le détail tout à l'heure. Je clique sur créer et la relation est effectivement tracée entre les deux tables. Quel est l'intérêt de cette manipulation ? Imaginons que nous ayons une table client et que dans cette table client, nous avons un client qui porte le numéro de cirette suivant et qui s'appelle test. On va constater alors que dans la table contact client, l'entreprise test devient une valeur possible de la table contact client. Alors ça, ce n'est pas la relation qui le permet, c'est la zone de liste déroulante que nous avons créée précédemment. Mais l'intérêt du système relationnel, c'est que maintenant que j'ai affecté test à Albert Dupont, dans la table client qui est ici, je retrouve un petit plus qui apparaît sur la gauche de mon tableau. Et quand je clique sur ce petit plus, automatiquement, Access m'affiche la table avec laquelle j'ai une relation. Donc ici, c'est la table contact client. Et je vois donc qu'au sein de l'entreprise test, j'ai Albert Dupont qui travaille. L'intérêt, bien sûr, de ces relations va bien plus loin. C'est que si j'ai Madame X qui travaille aussi au sein de la société test, je peux, depuis la table client, en appelant la relation avec la table contact client, je peux parfaitement saisir Madame X. Et nous verrons alors qu'à la fermeture de tes clients et à l'ouverture de tes contacts clients, que Madame X est devenue une valeur de la table contact client. Et que le client test lui a bien été affecté. Eh bien, si on poursuit dans cette voie, dans les outils de base de données, quand je clique sur relations, nous avons le numéro de contact client qui va pouvoir être relié au champ contact client de tes relations commerciales. Nous avons le numéro de contact interne qui va pouvoir être relié au champ contact interne de tes relations commerciales. Et donc, lorsque pour un contact client, je cliquerai sur le bouton plus qui est ici, je verrai la relation commerciale qui lui est associée. Et si, bien sûr, plusieurs relations commerciales lui sont associées, elles apparaîtront les unes en dessous des autres. Voilà donc pour le principe de la mise en relation. Merci.

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