Comment Réduire l'Envoi de Courriels

Envoyer moins de courriels
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Les objectifs de cette vidéo sont de réduire l'envoi de courriels inutiles, améliorer les habitudes de lecture des courriels, et optimiser la communication au sein des équipes.

Cette leçon présente des techniques efficaces pour réduire le nombre de courriels envoyés et reçus, amélioration de la communication professionnelle.

Cet module aborde différentes stratégies pour minimiser l'envoi de courriels. La première étape consiste à vérifier si le courriel est le bon moyen de communication. Si ce n'est pas le cas, d'autres options comme le téléphone ou une conversation en personne peuvent être plus efficaces. Ensuite, il est recommandé de lire ses courriels moins fréquemment pour diminuer les réponses impulsives. De plus, lire attentivement chaque courriel dans son intégralité avant de répondre peut éviter des échanges inutiles. Il est également suggéré de ne traiter qu'un seul sujet par courriel pour plus de clarté.

Éviter les réponses impulsives est primordial. Il est conseillé de créer des brouillons et de les relire avant envoi pour limiter les envois irrationnels. Envoyer des messages de remerciement ou de simples réponses pour dire 'merci' uniquement lorsque c'est nécessaire permet aussi de réduire la quantité de courriels. De plus, limiter les échanges 're, re, re' en optant pour un appel téléphonique après deux réponses peut être plus productif. Enfin, il est important de respecter les horaires de travail des interlocuteurs en ne dérangeant pas pendant les jours de repos ou tard le soir.

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Questions réponses
Pourquoi est-il conseillé de lire les courriels moins fréquemment ?
Il est conseillé de lire les courriels moins fréquemment pour éviter les réponses impulsives et réduire la tentation de répondre immédiatement, ce qui peut entraîner moins de courriels envoyés.
Comment éviter les échanges de type 're, re, re' ?
Pour éviter les échanges 're, re, re', il est préférable de décrocher le téléphone ou d'aller voir la personne après deux réponses échangées par courriel.
Quelle est l'importance de respecter les horaires de travail des interlocuteurs ?
Respecter les horaires de travail des interlocuteurs est important pour ne pas les déranger pendant leurs heures de repos ou les week-ends, ce qui contribue à une meilleure gestion du stress et à une communication plus respectueuse.

Programme détaillé

3 commentaires
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christophepavie
Il y a 3 ans
Formation plutôt pour les débutants, mais pour les plus aguerris, de nombreux rappels importants.
Dommage que cela ne soit appliqué qu'au logiciel Outlook, qui n'est pas gratuit et que tout ne monde n'a pas. L'intitulé devrait plutôt être "Utilisation et bonnes pratiques avec Outlook"
svdeco972
Il y a 3 ans
Bonne présentation, bonnes pratiques à mettre en place
mesnildrey
Il y a 3 ans
Un bon rappel des bonnes pratiques.
Merci