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Les bonnes pratiques de la gestion des courriels

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Apprenez à choisir le bon moyen de communication, à envoyer les courriels au bon moment et à la bonne personne pour réduire les courriels inutiles.

Détails de la leçon

Description de la leçon

Dans cette leçon, nous explorons diverses méthodes pour optimiser l'utilisation des courriels dans un cadre professionnel. Nous discutons de l'importance de choisir le bon moyen de communication, qu'il s'agisse d'un appel téléphonique, d'une réunion en personne ou d'un courriel. L'accent est mis sur la nécessité d'envoyer les courriels à la bonne personne et au bon moment, ce qui comprend la distinction entre les destinataires en A, CC et CCI.

Envoyer un courriel au bon destinataire signifie comprendre qui doit réellement recevoir l'information et agir en conséquence. Le fait de mettre quelqu'un en A implique généralement une attente de réponse ou d'action de la part de cette personne, tandis que les destinataires en CC sont là à titre informatif sans obligation de réponse. Pour garantir la confidentialité des destinataires, la fonctionnalité CCI peut être utilisée.

Un autre point crucial abordé est le timing de l'envoi des courriels. Envoyer des courriels en dehors des heures de travail peut faire culpabiliser les employés qui se sentent obligés de répondre rapidement. Utiliser la fonctionnalité de différer l'envoi permet de respecter les heures de travail tout en maintenant la flexibilité de l'expéditeur.

Objectifs de cette leçon

Les objectifs de cette vidéo sont de:

  • Réduire le nombre de courriels inutiles
  • Optimiser le choix du moyen de communication
  • Améliorer le timing et la pertinence des courriels envoyés

Prérequis pour cette leçon

Pour suivre cette vidéo, il est nécessaire de:

  • Avoir des connaissances de base en communication professionnelle
  • Être familiarisé avec les outils de messagerie électronique

Métiers concernés

Les pratiques abordées dans cette vidéo sont particulièrement utiles pour:

  • Les gestionnaires de projet
  • Les responsables de communication
  • Les assistants administratifs

Alternatives et ressources

En plus des courriels, vous pouvez utiliser:

  • Outils de messagerie instantanée comme Slack ou Teams
  • Applications de gestion de projet comme Trello ou Asana
  • Réunions virtuelles ou téléphoniques

Questions & Réponses

La fonctionnalité CCI est préférable lorsqu'on souhaite informer quelqu'un sans que le destinataire principal sache que d'autres personnes sont aussi mises au courant.
Envoyer les courriels pendant les heures de travail évite de culpabiliser les employés et respecte leur temps hors travail.
Mettre quelqu'un en CC signifie l'informer sans attendre de réponse ou d'action de sa part.