Personnalisation des Formulaires dans Microsoft Access

Adaptation d'un formulaire aux besoins de l'utilisateur
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Les objectifs de cette vidéo sont d'enseigner comment:

  • Créer des formulaires indépendants dans Microsoft Access.
  • Personnaliser l'affichage en retirant des éléments non nécessaires.
  • Sécuriser l'accès aux données en arrière-plan.
  • Utiliser des macros pour automatiser des tâches récurrentes.

Apprenez à personnaliser des formulaires dans Microsoft Access pour les rendre plus indépendants et sécurisés.

Lors de ce module, nous explorons comment personnaliser des formulaires simples créés avec Microsoft Access. Nous allons examiner comment rendre un formulaire indépendant de l'interface principale, éviter les doublons de fonctionnalités, et garantir la sécurité en empêchant les accès non désirés aux tables sous-jacentes. Grâce à la personnalisation avancée, vous apprendrez à retirer des éléments superflus tels que les boutons de déplacement et le sélecteur d'enregistrement, offrant ainsi une interface épurée. Enfin, nous introduirons les macros pour automatiser certaines tâches, comme l'agrandissement automatique des formulaires à leur ouverture.

Nous analyserons également l'intérêt de créer des formulaires modèles pour accélérer la création de nouveaux formulaires similaires, tout en ajustant les données affichées.

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Questions réponses
Comment rendre un formulaire indépendant dans Microsoft Access?
Pour rendre un formulaire indépendant de l'interface principale de Microsoft Access, il faut aller dans les propriétés du formulaire, sous l'onglet 'Autre', et sélectionner 'Oui' pour la propriété 'Fenêtre contextuelle'.
Pourquoi est-il important d'interdire l'accès aux tables en arrière-plan d'un formulaire?
Il est important d'interdire l'accès aux tables en arrière-plan pour éviter que des utilisateurs ne saisissent ou ne consultent des données directement dans les tables, ce qui pourrait entraîner des erreurs ou des modifications non souhaitées des données.
Qu'est-ce qu'une macro dans Microsoft Access et à quoi sert-elle?
Une macro dans Microsoft Access est une automatisation de tâches récurrentes. Par exemple, elle peut servir à agrandir automatiquement un formulaire lors de son ouverture, en définissant une action sur l'événement 'Sur ouverture'.
Lors d'un précédent module, nous avons vu qu'il était possible de réaliser des formulaires simples avec Microsoft Access. Il se trouve que ces formulaires peuvent bien sûr bénéficier d'une personnalisation encore plus avancée. À l'heure actuelle, sur le formulaire client que nous avons créé, quand j'ouvre ce formulaire, je suis en présence d'un formulaire qui est intégré à la fenêtre de Microsoft Access, avec des fonctionnalités qui sont maintenant en doublons. Par exemple, les boutons de déplacement qui sont ici en bas d'écran, qui se cumulent avec les fonctionnalités que j'ai pu développer personnellement dans mon interface graphique. Par exemple, ici, ce qu'on appelle le sélecteur d'enregistrement qui reste visible à l'écran et qui n'est pas forcément utile. Donc, on a ici un jeu de personnalisation possible qui n'est pas optimisé. Alors, pour y arriver, qu'est-ce qu'on pourrait faire ? Eh bien, la première chose qu'on pourrait souhaiter, c'est par exemple d'avoir un formulaire client qui soit indépendant de Microsoft Access. C'est-à-dire que le formulaire ne serait pas intégré à l'interface, mais détaché de l'interface. Pour cela, on va pouvoir, par exemple, en mode création, dans les propriétés du formulaire, aller dire à Access que nous souhaitons avoir un formulaire indépendant. Si je reprends les propriétés du formulaire, alors je vous rappelle que pour obtenir ces propriétés, il faut double-cliquer à la jonction entre la règle verticale et horizontale, ici. Ensuite, si je vais dans l'onglet autres, je retrouve les propriétés fenêtres contextuelles et fenêtres modales. Donc, si je prends la fenêtre contextuelle, si je dis oui, eh bien, je verrai alors que ma fenêtre, quand je clique sur le mode affichage, se détache de Microsoft Access et donc n'est plus intégrée à Microsoft Access. Et d'ailleurs, si je clique sur le bouton agrandir, on voit bien ici que mon formulaire recouvre l'écran de Microsoft Access et donc qu'on ne voit plus Microsoft Access à l'arrière-plan. Pour basculer en mode création sur une fenêtre indépendante, il suffit de faire un clic droit mode création pour revenir en mode création sous Microsoft Access. Alors cette fenêtre indépendante, elle a un avantage, c'est que bien sûr, elle permet de masquer ce qui se passe à l'arrière-plan. Mais mon utilisateur pourrait être tenté de vouloir accéder à des objets qui sont à l'arrière-plan alors qu'une fenêtre est en cours d'ouverture. Cela est dangereux parce que nous l'avons vu, par exemple, dans le cadre de la présentation des tables, qu'il n'est pas souhaitable qu'un utilisateur puisse saisir ou consulter des données directement dans la table. Or, ici, j'ai le formulaire client qui est ouvert et on voit bien que l'utilisateur peut très bien ouvrir la table client à l'arrière-plan et manipuler cette table client alors que le formulaire client est en cours d'ouverture. Donc, si je souhaite interdire l'accès à l'arrière-plan de la fenêtre lorsque nous sommes en mode affichage sur cette fenêtre, eh bien, je vais pouvoir, en mode création sur ce formulaire, toujours dans l'onglet Autre des propriétés du formulaire, indiquer que ma fenêtre est également une fenêtre modale. La fenêtre modale permet d'interdire l'accès à l'arrière-plan. Vous voyez bien ici que lorsque j'essaye d'accéder aux tables qui sont à l'arrière-plan, je ne peux pas cliquer sur ces tables en question. Donc, du coup, je sécurise encore un peu plus la saisie des données dans ma base de données. Entre autres personnalisations, je peux aussi souhaiter le fait de ne pas utiliser les boutons de déplacement prévus en standard dans mon formulaire. Pour cela, je vais pouvoir, par exemple, aller dans l'onglet Format des propriétés du formulaire, aller dans la ligne Boutons de déplacement, et sélectionner Non pour permettre à l'affichage de ne plus avoir les boutons de déplacement en bas du formulaire. Si maintenant je souhaite la suppression de cette barre qui est ici, alors avant de la supprimer, je vais tenter de vous expliquer à quoi elle sert. Vous voyez bien que dans une table, quand on passe d'un enregistrement à un autre, on a une zone grise qui est ici, qui met en évidence l'enregistrement qui est en cours de modification. Eh bien, il se trouve que par défaut, un formulaire affiche un enregistrement d'une table à la fois, mais je peux très bien lui demander d'afficher plusieurs enregistrements en même temps. Cela n'a pas d'intérêt particulier en l'espèce, mais admettons que nous cherchions à mettre en place cette fonctionnalité. Je vais donc passer en mode Création sur mon formulaire. Si je lui demande, dans le format du formulaire, de m'afficher un formulaire continu, j'ai bien effectivement l'ensemble de mes enregistrements qui s'affichent les uns derrière les autres sur mon écran, et j'ai cette barre à gauche qui montre bien qu'il y a une séparation entre cet enregistrement et cet enregistrement. Et lorsque je vais cliquer sur une ligne de l'enregistrement suivant, vous allez voir la flèche noire qui est ici basculer sur une autre ligne de mon formulaire. La barre qui est ici est donc appelée le sélecteur d'enregistrement. Le formulaire client n'a aucun intérêt en tant que formulaire continu, c'est un formulaire unique. Cette barre qui est le sélecteur d'enregistrement, je ne veux pas l'utiliser, donc ici dans Afficher sélecteur, je vais indiquer Non, et ainsi je constate qu'effectivement mon formulaire apparaît sans sélecteur d'enregistrement et sans les boutons de déplacement prévus en standard sur les formulaires Access. Enfin, je peux souhaiter une ultime personnalisation, qui consisterait par exemple à faire en sorte que lorsque le formulaire s'affiche, il s'agrandisse pour occuper l'intégralité de l'écran. Si je résume ce que je veux faire ici, c'est qu'à chaque ouverture de mon formulaire, je souhaite qu'il y ait un agrandissement de la fenêtre. Cette formulation laisse penser à l'utilisation d'un objet qu'on appelle une macro. Une macro est une automatisation de tâches récurrentes. Ici, la tâche récurrente est qu'à chaque ouverture de formulaire, il faut que la fenêtre s'agrandisse. Je vais devoir premièrement réfléchir à un événement déclencheur qui va exécuter ma macro. Ici, l'événement déclencheur, c'est l'ouverture du formulaire. Dans les propriétés du formulaire, ici, j'ai un onglet Événements. Lorsque je regarde la liste des événements déclencheurs possibles, j'ai bien sûr une ligne qui s'appelle Sur ouverture. Sur ouverture du formulaire, je souhaite exécuter une macro. J'appelle ici, en bout de ligne, via les points de suspension, le générateur de macro. Quand je valide par OK, si j'indique que l'action consiste à agrandir la fenêtre, quand je clique sur Fermer et que j'enregistre les modifications apportées, on verra alors qu'à l'exécution de ma fenêtre en mode affichage, le formulaire s'agrandira automatiquement pour occuper l'intégralité de l'écran. Voilà donc un jeu de fonctionnalités possibles permettant de personnaliser l'affichage d'un formulaire en fonction des besoins d'un utilisateur. Retenez maintenant une règle relativement simple, c'est que pour les formulaires futurs que nous avons à créer, je peux considérer le formulaire client comme un formulaire de type modèle, c'est-à-dire que je vais l'enregistrer tel quel. Qu'est-ce qui change entre un formulaire client et un formulaire contact client ? Au final, pas grand-chose. Simplement, ce sont les données qui diffèrent. On a exactement la même interface. Je vais pouvoir envisager de faire un copier-coller de fclient pour ensuite y incorporer les données de contact client. Une fois que j'aurai fait ce copier-coller, je pourrai personnaliser chacun des formulaires reposant sur la base du modèle sur lequel j'ai pu faire mon copier-coller. Voilà donc pour les personnalisations élémentaires des formulaires pour les basculer en mode formulaire complexe.

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