Paramétrer les Champs et les Contraintes de Saisie dans Microsoft Access

Propriétés des champs : Notions générales
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Les objectifs de cette vidéo sont de :
- Démontrer la méthode de paramétrage des champs dans une table.
- Expliquer l'utilisation des masques de saisie pour la validation des données.
- Illustrer la mise en application de différentes propriétés de champ pour renforcer la qualité des données.

Découvrez comment paramétrer les champs dans une table Access pour contrôler et valider les saisies des utilisateurs.

Dans cette leçon, nous aborderons les techniques pour paramétrer les champs et les types de données dans Microsoft Access afin de limiter la saisie des données incorrectes.
Vous apprendrez comment modifier les propriétés des champs en mode création pour définir des légendes, des masques de saisie et des formats de présentation adaptés aux besoins des utilisateurs finaux. Nous analyserons également la mise en place de contraintes de saisie telles que le non-null, la chaîne vide autorisée, et l'utilisation de masques de saisie spécifiques pour les champs de type numérique ou textuel.  Par exemple, nous verrons comment formater un numéro de Sirète et un code postal pour garantir une uniformité des saisies. En outre , nous explorerons les applications pratiques de ces paramétrages dans divers contextes professionnels, y compris la création de tables pour les contacts clients et la gestion des relations commerciales.

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Questions réponses
Pourquoi est-il important de définir des masques de saisie dans Access ?
Définir des masques de saisie permet d'encadrer les entrées des utilisateurs, assurant ainsi la cohérence et la qualité des données dans la base de données.
Quelle est l'utilité de la propriété 'nul interdit' dans un champ ?
La propriété 'nul interdit' garantit que les champs essentiels ne restent pas vides, obligeant l'utilisateur à fournir une valeur avant de continuer.
Comment peut-on éviter que l'utilisateur entre une chaîne vide comme valeur ?
Pour éviter cela, on peut utiliser la propriété 'Chaîne vide autorisée' et régler cette option de sorte que les chaînes vides ne soient pas acceptées.
Nous l'avons vu dans le cadre du module où nous avons créé la table client, le fait de paramétrer les champs et les types de données associés ne permet pas de limiter la saisie dans la table. C'est-à-dire qu'en mode affichage dans ma table client, je me rends compte que je peux saisir tout et n'importe quoi dans mon champ Sirètes, tout et n'importe quoi dans ma raison sociale, et également pour l'adresse, le code postal, la ville, le téléphone, le fax, le site internet. Je peux souhaiter encadrer la saisie à l'intérieur de ces champs, et c'est ce que nous allons faire dans le cadre de ce module. Pour cela, nous allons mettre en place certaines règles de fonctionnement. Il faut donc modifier les propriétés des champs. Cela se fait en mode création dans les différentes tables. Ici, dans ma table client, je peux souhaiter que mon numéro de client, mon Sirètes, ma raison sociale, donc déjà l'intitulé des champs, s'affiche dans un format différent. Je vous ai conseillé de nommer les champs en minuscules, d'éviter les espaces et de privilégier les underscores. Cette règle, effectivement, est importante, mais l'utilisateur final de votre application ne souhaite pas lui voir num underscore client, mais numéro client, Sirètes inscrit en majuscule. Donc, on va modifier ces différentes propriétés de champs. En mode création sur cette table client, nous allons, par exemple, pour le champ num client, dans les propriétés du champ, onglet général, spécifié en légende, numéro client. Il faut comprendre par là que la légende, c'est l'intitulé du champ tel qu'il apparaîtra à l'utilisateur final. Je continue pour le Sirètes. En légende, je vais inscrire Sirètes en majuscule. Pour ce champ, je peux souhaiter qu'il y ait, en fait, trois caractères numériques, espace, trois caractères numériques, espace, trois caractères numériques, espace, cinq caractères numériques. Et pour formaliser cette contrainte de saisie, je vais utiliser dans les propriétés du champ le masque de saisie. Ici, je vais donc écrire, pour matérialiser mon besoin, 000 pour trois caractères numériques, matérialiser un espace, 000, matérialiser un espace, 000, matérialiser un espace, et 5 0 qui se suivent. Et vous verrez alors que lorsque je quitte la ligne masque de saisie, partout où un espace est prévu, un anti-slash apparaît. Cela permet de dire qu'il y a un espace qui sera matérialisé à ces endroits de saisie. Pour précision par rapport au masque de saisie, le caractère 0 signifie numérique et numérique obligatoire, c'est-à-dire que je ne peux pas ne pas saisir de valeur. A signifie alpha numérique obligatoire, c'est-à-dire que je suis obligé, là encore, de saisir une valeur. Dièse signifie numérique optionnel. Point d'interrogation signifie alpha numérique optionnel. Donc on a ici une série de masques de saisie possibles. Imaginons qu'on veuille créer un masque de saisie pour un champ département. Dans les départements, nous avons des départements comme la Gironde qui porte le numéro 33, les Pyrénées-Atlantiques le numéro 64. En Corse, nous avons les départements 2A et 2B. Et en Outre-mer, nous avons des départements composés de trois chiffres, 97 suivi des chiffres 1, 2, 3 ou 4 pour les différents départements que sont la Guyane, la Martinique, la Guadeloupe ou la Réunion. Si j'ai un champ département à matérialiser avec un masque de saisie, le masque de saisie sera 0 parce que tous les premiers caractères des départements ce sont des numériques et c'est obligatoirement un numérique. Le deuxième caractère sera A parce que c'est un alpha numérique, parce que 33 fait que le deuxième caractère est un 3, 64 fait que le deuxième caractère est un 4, mais 2A ou 2B fait que le deuxième caractère peut aussi être une lettre. Donc 0A pour les deux premiers caractères. Pour pouvoir gérer les départements d'Outre-mer, puisque nous avons deux caractères obligatoires au préalable, le dernier caractère est un caractère optionnel spécifique à l'Outre-mer et c'est un caractère qui est forcément un numérique. J'utiliserai donc le caractère dièse en troisième caractère pour bien matérialiser 0A-dièse et ainsi pouvoir saisir le département en fonction de mon besoin et respecter la contrainte de saisie. Voilà pour le masque de saisie, nous allons ensuite dans la raison sociale. Donc ici j'inscris en légende raison sociale. Ici il n'y a pas lieu à préciser de masque de saisie, mais par contre la nécessité de spécifier un format. Si je veux par exemple que le format s'affiche obligatoirement en majuscule, c'est-à-dire que la raison sociale, quoi qu'il en soit, s'affichera à l'utilisateur en majuscule, je vais inscrire dans format le symbole supérieur. Ce symbole supérieur imposera donc un affichage en majuscule de la donnée. Comprenez donc que le symbole inférieur permettra un affichage en minuscule. Bien sûr j'ai d'autres formats déjà paramétrés pour un champ qu'on peut bien sûr utiliser. Là, dans le format texte court, ce sont les extensions type inférieur ou supérieur qui peuvent être utilisées. On verra dans le cadre du numérique que la ligne format peut être utilisée pour autre chose. Une base de données client n'a d'intérêt que si la raison sociale du client est effectivement renseignée dans mon application. Donc le nul est interdit dans ce champ. Je ne peux pas ne pas renseigner le champ raison sociale. Je vais donc ici, dans la propriété nul interdit, dire que oui, le nul est interdit. Maintenant que j'ai appliqué cette propriété, on peut se dire que l'utilisateur pourrait avoir une réflexion qui consisterait à contourner la règle du nul interdit. Je m'explique. Si je passe en mode affichage ici, on va voir le résultat du paramétrage du champ sirète de tout à l'heure. On trouve ici notre zone de saisie. On voit bien qu'on a bien notre valeur qui est respectée avec le format spécifique du champ sirète. Mais on constate que pour la raison sociale, si je ne saisis rien, Access me dira, quand je changerai de ligne, que je dois obligatoirement entrer une valeur dans le champ raison sociale. Donc la règle du nul interdit est bien respectée. Mais l'utilisateur final peut essayer de contourner cette règle en saisissant, par exemple, un espace à l'intérieur du champ raison sociale. Et on voit alors qu'Access accepte la saisie, et donc on se retrouve avec une entreprise qui n'a pas de raison sociale apparente. Pour éviter que l'utilisateur final cherche à contourner cette règle du nul interdit, nous allons indiquer dans la propriété Chaîne vide autorisée que la chaîne vide n'est pas autorisée. Chaîne vide étant donc la possibilité d'utiliser le caractère espace seul dans un champ. Ici, si j'essaye à nouveau de contourner la règle en ne saisissant qu'un caractère espace, je verrai alors, en changeant de ligne, que je suis obligé de saisir une valeur dans la raison sociale, et donc je ne peux pas utiliser le subterfuge de la touche espace pour contourner la règle du nul interdit. Si je continue le paramétrage de ma table, ici, cirette raison sociale, l'adresse, on n'a que la légende à renseigner, le code postal, je vais y saisir un masque de saisie, donc la légende code postal, et le masque de saisie, 00 espace 000, on retrouve l'anti-slash quand on change de ligne, c'est normal. Pour la ville, je vais inscrire ville avec un V majuscule. Pour le téléphone, puisque nous sommes sur des entreprises essentiellement sur le territoire français, je vais maintenir le masque de saisie du format français, mais avec les règles que nous avons vues tout à l'heure pour l'exemple du département, vous avez bien compris qu'on pouvait parfaitement formaliser un masque de saisie pour des numéros de téléphones internationaux. Donc ici, nous avons 5 paires de 0 séparées par un espace. Je fais la même chose pour le fax. Je précise la légende pour le téléphone, c'est un oubli. Ici pour le fax, je précise donc le masque de saisie. Pour le site internet et l'email, nous n'avons rien d'autre à paramétrer. Bien, alors on peut forcément se demander, mais à quoi servent donc ces autres propriétés qui se trouvent dans l'onglet général ? Eh bien, si on prend par exemple la valeur par défaut, la valeur par défaut est la valeur qui va s'inscrire dans un champ en mode affichage de données par défaut avant création de l'enregistrement. C'est-à-dire que si par exemple nous avons un champ nationalité et qu'on veut mettre une valeur par défaut égale à française, alors on verra, quand on arrivera pour la création d'un nouvel enregistrement dans la table, que la valeur qui sera inscrite dans la ligne par défaut est la valeur française. Ensuite, nous avons la propriété ValidSea. La propriété ValidSea est une condition à la validité de la saisie. Imaginons que je souhaite qu'une date de saisie soit forcément ultérieure à la date du jour, alors j'indiquerai que le champ est valide s'il est supérieur à la date du jour, et donc c'est une contrainte de saisie. Nous le verrons tout à l'heure dans la table relations commerciales. Le message SeaError est le message qui s'affiche dans l'hypothèse où la condition ValidSea n'est pas respectée. Nul interdit, nous l'avons abordé, chaîne vide autorisée également. Pour la partie indexée, nous l'avons utilisé dans le cadre des clés secondaires. Je vous ramène donc à cette partie du cours pour comprendre l'intérêt de cette propriété de champ. Pour les aspects concernant la compression Unicode, le mode IME, le mode de formulation IME et aligner le texte, je n'y accorde pas spécialement d'importance parce que ce sont des spécificités assez poussées du logiciel Microsoft Access et nous aborderons cela éventuellement dans des fonctions beaucoup plus avancées. Voilà donc pour la table clients. On peut éventuellement balayer les autres tables assez rapidement pour voir quelles sont les propriétés que nous allons y apporter. Dans la table contacts clients, nous avons ici la civilité qui aura pour propriété la légende civilité. Il y aura une autre propriété qui sera concernée, mais cela concerne le module sur les zones de liste déroulantes, donc nous aborderons cela ultérieurement. Pour le nom, ici, on peut envisager la légende nom, le format symbole supérieur, indiquer que le nul est interdit, mais que la chaîne vide n'est pas autorisée. Pour le prénom, ici, nous allons effectivement indiquer la même chose. Peut-être ne pas rendre le champ obligatoire, parce que parfois nous connaissons M. Dupont, mais pas forcément son prénom, donc on n'est pas obligé d'indiquer que le nul est interdit. Ici, pour la fonction, on peut éventuellement la mettre au format symbole supérieur. La ligne directe, avec le masque de saisie, et l'email, uniquement la légende. L'astuce que je vous ai donnée dans un précédent module qui consistait à faire un copier-coller de la table contact client pour réaliser la table contact interne, s'applique bien sûr aussi une fois que les propriétés de champ ont été créées. Il est même conseillé de prévoir les propriétés de champ avant d'effectuer le copier-coller, parce qu'ici, effectivement, ce que nous allons pouvoir faire, c'est supprimer la table contact interne, pour copier-coller à nouveau la table contact client dans T contact interne, et ainsi changer l'intitulé de notre clé primaire, numéro contact interne, et vous voyez alors que les propriétés que nous avons prévues dans les différents champs s'appliquent également dans cette table contact interne. Nous continuons donc à paramétrer notre onglet général des propriétés dans la table relations commerciales. Dans cette table relations commerciales, nous avons un numéro de relations commerciales, donc en légende, je vais inscrire numéro RC, en légende, pour contact client, je vais inscrire contact client, contact interne, on va mettre contact interne, en légende, pour la date de la relation commerciale, nous allons pouvoir inscrire donc date de la relation commerciale, le masque de saisie, on va le faire au format 00-00-4x0, attention, vous voyez bien ici que j'ai saisi un slash, qui est donc un peigne de séparation entre le jour, le mois et l'année, ne pas confondre avec l'anti-slash ou avec un espace, un ordinateur ne peut comprendre que la formalisation par le biais d'un slash. Maintenant, pour ce qui est du format, je ne saurais vous conseiller que de systématiquement appliquer un format, l'intérêt est simple, je vais vous donner l'exemple assez concret ici, en choisissant format date abrégée, vous voyez ici que la date abrégée est 12-11-2015, le fait de sélectionner ce format a un intérêt principal, c'est que Access comprendra alors que la première valeur est le jour, la deuxième valeur le mois, la troisième valeur l'année, et donc si vous êtes amené à transférer votre base de données sur un ordinateur qui a un format de date qui ne respecte pas cet ordonnancement jour, mois, année, et bien la transposition du jour, du mois et de l'année se fera automatiquement. C'est donc un avantage non négligeable d'utiliser ce format. Donc ici, date abrégée, si je souhaite que la valeur par défaut saisie dans ce champ soit celle du jour qui est en cours, je vais pouvoir indiquer par exemple que la valeur par défaut est égale à date parenthèse parenthèse, cela correspond à la date du jour, si je souhaite ensuite éventuellement conditionner la saisie d'une date au fait que la date est forcément antérieure ou égale à la date d'aujourd'hui, je vais pouvoir indiquer inférieure ou égale à la date du jour, et indiquer un message si-erreur, c'est-à-dire que si quelqu'un vient à saisir une date qui est ultérieure à la date du jour, et bien j'afficherai le message vous devez saisir une date antérieure ou égale à aujourd'hui. C'est donc le message qui apparaîtra si la condition n'est pas respectée. Pour l'heure RC, je vais indiquer heure, le masque de saisie 002.00 et le format, je vais aller indiquer ici heure abrégée, alors la différence entre heure réduite et heure abrégée c'est que nous avons un format ici qui se limite à 12 pour l'heure, et pour l'heure abrégée on va jusqu'à 23h59, donc on est sur un format on va dire un peu plus standard, donc ici heure abrégée, et si par exemple je veux afficher l'heure en cours pour la saisie qui nous concerne, on peut par exemple utiliser la fonction maintenant qui est identique à la fonction maintenant de Microsoft Excel, qui récupérera automatiquement l'heure en cours pour la saisie de la relation commerciale, et nous allons avoir ici un motif qui bénéficiera donc de la légende motif, et pour le résumé nous utiliserons en légende résumé. Je vous disais dans le cadre de notre module sur les types de données qu'il y a une différence entre texte court et texte long, et bien vous avez bien ici une différence. Si vous regardez bien les propriétés de champ pour le motif, vous voyez bien qu'il y a une possibilité de préciser un masque de saisie, ce qui n'est pas possible de faire dans le cadre d'un texte long, on ne peut pas préciser de masque de saisie dans un champ de type texte long. Voilà donc pour le paramétrage de l'onglet général des propriétés de champ.

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