Gestion des Clés Primaires dans Microsoft Access

Clef primaire
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Les objectifs de cette vidéo sont d'expliquer le concept de clé primaire, montrer comment éviter les doublons dans les enregistrements, et enseigner la création de tables supplémentaires en mode création dans Microsoft Access.

Découvrez l'importance des clés primaires dans Microsoft Access et comment les configurer correctement pour garantir l'unicité de vos enregistrements.

Dans cette leçon, nous explorerons le concept de clé primaire dans Microsoft Access. Une clé primaire est un identifiant unique pour chaque enregistrement dans une table, assurant qu'il n'y ait pas de doublons. Nous examinerons les critères de sélection des champs pouvant servir de clé primaire, comme le numéro de client et le SIRET. Bien que le SIRET soit généralement unique, il peut ne pas être obligatoire pour certaines entités comme les associations ou les auto-entrepreneurs. Par conséquent, le numéro de client peut être utilisé comme clé primaire obligatoire. Nous montrerons également comment définir des champs comme uniques sans qu'ils soient des clés primaires. Enfin, nous apprendrons à créer de nouvelles tables en mode création dans Access, en nommant et en structurant les tables en fonction des besoins spécifiques de l'organisation.

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Questions réponses
Qu'est-ce qu'une clé primaire?
Une clé primaire est un identifiant unique pour chaque enregistrement dans une table, garantissant l'unicité et empêchant les doublons dans la base de données.
Pourquoi le SIRET ne peut-il pas toujours être utilisé comme clé primaire?
Le SIRET ne peut pas toujours être utilisé car il n'est pas obligatoire pour toutes les organisations, comme les associations ou les auto-entrepreneurs qui peuvent ne pas en avoir.
Que se passe-t-il si on utilise un numéro auto comme clé primaire?
Utiliser un numéro auto comme clé primaire peut éviter les doublons pour cet identifiant, mais cela n'empêche pas les doublons au niveau des autres champs comme le SIRET.
Nous l'avons vu, lorsque l'on crée notre première table, Access attribue à un champ numéro un statut qui est celui de la clé primaire. Alors qu'est-ce que c'est qu'une clé primaire ? La clé primaire est un identifiant de la table qui garantit l'unicité d'un enregistrement et l'impossibilité de fait d'avoir des doublons dans la base de données. Lorsque je regarde la table client, quels sont les champs que je pourrais utiliser comme clé primaire ? Eh bien, on constate ici qu'il y a deux champs qui pourraient effectivement être considérés comme uniques, à savoir le numéro de client ou le SIRET. Alors lequel des deux choisir ? En réalité, si on se base sur le fait qu'on doit garantir l'unicité d'un enregistrement et le fait qu'il n'y ait pas de doublons, le SIRET devrait suffire à lui seul au statut de clé primaire. Et donc le numéro de client n'a pas forcément d'utilité. Mais il y a une spécificité à la clé primaire, c'est que c'est un champ qui doit être obligatoirement renseigné. C'est là où le contexte et le fonctionnement d'une organisation prend tout son sens. C'est qu'un numéro de SIRET n'est pas obligatoire pour une organisation. Imaginons que j'ai comme client une association. Une association n'a pas obligatoirement de numéro de SIRET. Imaginons que j'ai pour client un auto-entrepreneur. Un auto-entrepreneur n'a pas forcément de numéro de SIRET. Donc si j'impose à Access une clé primaire sur le champ SIRET, alors forcément j'aurai des difficultés à saisir certaines données. Donc ici je vais utiliser le numéro de client. Le travers dans lequel il ne faudra surtout pas tomber, c'est de penser qu'il faut impérativement mettre un numéro auto et lui associer le statut de clé primaire dans une table. Parce qu'en fait c'est vraiment la règle de contexte qui va déterminer les choses. Dans la mesure du possible, il ne faut pas utiliser le numéro auto parce que si nous utilisons le numéro auto en clé primaire, alors forcément il y aura la possibilité d'éviter les doublons, mais cela n'évitera pas les doublons informatiques. Je m'explique. Si en l'espèce j'ai un client qui porte le numéro 2 avec le chiffre 222 AAAAA en SIRET et test en raison sociale, vous voyez bien ici que Access ne m'empêchera pas de saisir à deux reprises les valeurs me permettant de saisir des valeurs strictement identiques. Donc ici il faut distinguer les champs de type clé primaire obligatoire à la saisie des champs qui sont obligatoirement uniques et qui ne sont pas forcément clés primaires. Alors comment on va distinguer les deux ? Et bien tout simplement parce que nous allons indiquer à Access que le numéro de client est clé primaire parce qu'il est unique et il sera obligatoirement renseigné. Le SIRET n'est pas clé primaire et donc je vais pouvoir dans le cadre des propriétés du champ lui attribuer un statut spécifique qui fera qu'on ne pourra pas saisir deux fois le même numéro de SIRET dans la base de données. Cela fera l'objet bien sûr d'un autre module. Maintenant que nous avons vu le principe de création des tables génériques avec les clés primaires ce qu'il faut maintenant c'est savoir comment créer les autres tables puisque nous avons créé cette première table qui est la table client. Et bien le principe est très simple. Quand vous allez avoir besoin de créer de nouvelles tables, vous avez un onglet Créer. On retrouve les différents objets dont je vous parle depuis le début à savoir table, requête, formulaire, état. Dans la section Table, puisque nous avons dit qu'il y a un mode création et un mode affichage et qu'il est plus logique de commencer directement par le mode création, on va cliquer sur Création de table. Et ici on se retrouve en mode création. Nous allons pouvoir créer les différentes tables dont nous avons besoin et pouvoir ensuite enregistrer la table sous le nom qu'on juge nécessaire. Donc il y aura la t underscore contact client, la t underscore contact interne, t underscore relation commerciale et effectivement c'est ce que nous allons être amené à créer dans le cadre de l'application qui sert de support à ces modules vidéo.

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