Création d'un Menu Général dans Microsoft Access

Création d'un menu général
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Les objectifs sont de :

  • Comprendre l'importance d'un menu général pour une application Access.
  • Apprendre à créer et configurer un formulaire de menu général.
  • Savoir ajouter et paramétrer des champs de recherche et des boutons de contrôle.
  • Utiliser des macros et des requêtes pour améliorer l'ergonomie du formulaire.

Apprenez à créer un menu général dans Microsoft Access pour faciliter la navigation et l'utilisation des formulaires par les utilisateurs finaux.

Nous explorons la création d'un menu général dans Microsoft Access pour améliorer l'interface utilisateur. Un menu général permet d'accéder facilement aux différents formulaires et fonctionnalités d'une base de données, sans interaction directe avec les données. Nous détaillerons chacun des étapes, de la création du formulaire à la définition des fonctionnalités, comme la recherche de clients et l'ajout de nouveaux clients.

Nous verrons comment :

  • Créer un formulaire de menu général sans source de données directe.
  • Configurer le formulaire pour qu'il soit indépendant et modal.
  • Ajouter des boutons pour contrôler l'application (par exemple, quitter).
  • Implémenter des champs de recherche dynamique pour les clients.
  • Utiliser des requêtes et macros pour rendre le formulaire fonctionnel et ergonomique.

Enfin, nous discuterons des options de déploiement pour plusieurs utilisateurs.

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Questions réponses
Pourquoi est-il important de distinguer l'interface de développement de celle de l'utilisateur final?
Il est important de distinguer ces interfaces pour assurer que les utilisateurs finaux puissent naviguer et utiliser l'application sans confusion ni erreur technique.
Comment rendre un formulaire Access modal?
Pour rendre un formulaire Access modal, vous devez définir la propriété Modale à Oui dans l'onglet Autre des propriétés du formulaire.
Quel événement utilisez-vous pour actualiser une zone de liste après une recherche?
L'événement 'On Exit' du champ de recherche est utilisé pour déclencher l'actualisation de la zone de liste avec la fonction requery.
Nous avons abordé un certain nombre de fonctionnalités intéressantes avec Microsoft Access. Cependant, à l'heure actuelle, nous n'avons pas une fonctionnalité complète et totale de cette application, parce qu'un utilisateur non initié d'Access, qui arriverait sur l'interface que nous avons actuellement à l'écran, serait certainement perturbé pour savoir comment manipuler l'outil en question. Il faut bien dissocier l'interface de développement que nous avons utilisée de l'interface qu'utilisera l'utilisateur final dans notre application. Donc, s'il y a bien quelque chose qui manque à l'heure actuelle, c'est un menu général. Le menu général est un formulaire qu'on pourra exécuter au démarrage de notre application Access et qui servira à l'utilisateur final dans la manipulation des données. Pour créer ce formulaire menu général, en fait, on va aller dans l'onglet Créer et on va cliquer sur Création de formulaire. Un formulaire menu général n'est ni plus ni moins qu'un formulaire standard. À ceci pris qu'il n'est pas fait pour agir sur les données, il permet d'accéder aux autres formulaires et aux autres fonctionnalités de notre application. Donc, il n'y aura pas d'association de ce formulaire à une source de données. Maintenant, ce qu'on va faire, c'est que nous allons utiliser l'entête et pied de formulaire. Comme nous l'avons vu dans le module concernant les formulaires, nous allons réduire le pied de formulaire au maximum. Nous allons indiquer que nous sommes en présence d'un formulaire qui sera indépendant et modal. Donc, ceci dans l'onglet Autre pour dire que nous rendons ce formulaire indépendant. Nous allons indiquer dans l'onglet Format que nous ne voulons pas du sélecteur et des boutons de déplacement. Et nous allons maintenant mettre en forme notre formulaire pour le préparer à ses fonctionnalités à venir. Donc ici, nous allons insérer une étiquette. Menu Général. Et nous allons formaliser le titre en question. On va pouvoir aussi, par exemple, insérer un bouton. Ici, nous allons utiliser l'assistant contrôle. Ce bouton aura pour fonctionnalité une catégorie d'application qui est Quitter une application. C'est-à-dire que quand on cliquera sur ce bouton, c'est Microsoft Access dans son ensemble qui se fermera. Je clique sur Suivant et je l'appelle Quitter. Voilà pour la création de ce bouton. À charge pour nous maintenant de créer un certain nombre de fonctionnalités intéressantes, mais conformes à ce que nous avons déjà abordé par ailleurs. Ici, par exemple, on peut envisager une fonctionnalité pour rechercher un client. Comme nous sommes dans une logique d'ergonomie, on va essayer de faire quelque chose d'assez sympathique. Par exemple, on va tracer une zone rectangulaire à l'écran. Cette zone rectangulaire, nous allons lui attribuer une couleur d'arrière-plan. Nous allons ensuite insérer une étiquette. Cette étiquette se superposera sur la bordure du rectangle. On va rédiger Rechercher un client. On va attribuer une couleur d'arrière-plan à cette étiquette. Attribuer une police. Voilà, donc Rechercher un client. Maintenant que nous avons fait ceci, nous allons par exemple prévoir un champ de type texte. Comme nous ne sommes associés à aucune source de données, nous allons tout paramétrer intégralement. On va prendre un champ texte indépendant. Nous allons ici formater pour rendre l'étiquette visible. Nous allons-y référer. Nous allons nommer cette zone en l'appelant par exemple, non pas texte 4, mais RECH client. Donc ce champ s'appelle RECH client. Si je prévois maintenant une zone de liste, zone de liste qui va afficher par défaut la liste des clients correspondant aux critères. On va pouvoir enregistrer le formulaire sous le nom fMenuGénéral, indiquer ensuite que le contenu de cette zone de liste correspond à une requête, requête qui repose sur la table client. Nous faisons figurer en première colonne le numéro de client. Je vous ramène au module sur la constitution des requêtes pour zone de liste qui a été abordé dans le cadre des formulaires complexes. Donc ici numéro de client, raison sociale et ville. Je précise que le critère est, dans la raison sociale, basé sur la valeur qui sera saisie dans le texte critères de recherche que nous avons dans le formulaire fMenuGénéral. Pour cela, j'utilise la fonction com qui a été abordée dans le chapitre concernant les requêtes, com étoile et, pour concaténer avec la valeur que je saisis dans mon formulaire fMenuGénéral, j'appelle le générateur. Dans le générateur, je vais chercher dans mes formulaires le formulaire fMenuGénéral et je récupère mon champ RECH client qui correspond à la valeur de ce qui va être saisie dans le formulaire fMenuGénéral et je concatène cet ensemble avec étoile pour ainsi avoir la possibilité de faire une recherche sur une partie du nom de l'entreprise. Maintenant que j'ai fait ceci, j'enregistre ma requête, je ferme cette requête, donc elle se retrouve bien dans le contenu. Ce qu'il faut dire maintenant à Access, c'est que lorsque je sors du texte à rechercher qui est ici, eh bien il faut prévoir une actualisation de la liste qui est ici. Cette liste, nous allons l'appeler liste client et nous allons indiquer qu'elle est composée de trois colonnes puisqu'elle fait 11 cm. On va dire que la première fait 0 cm puisqu'elle contient le numéro de l'entreprise et que je n'ai pas besoin de l'avoir affichée. Ensuite, j'attribue par exemple 6 cm à la première colonne, 5 cm à la deuxième. Ainsi, nous allons pouvoir dire que sur sortie de ce champ, il va falloir actualiser les données de la liste client qui est ici. On va utiliser pour cela la fonction re-query abordée en Visual Basic pour applications dans un module précédent. Ici, j'appelle le générateur de code et j'indique que liste client sera re-query lorsque je quitterai le champ qui est ici. Donc l'événement déclencheur c'est quand je quitte ce champ. Ainsi, je constate que lorsque je saisis COM et que je valide par entrée, j'ai bien la compagnie du jouet qui apparaît. Si j'enlève le texte, forcément il n'y a plus rien et si je tape par exemple ION, j'ai bien la société invention qui apparaît dans le résultat de ma requête. Maintenant, ce que je peux éventuellement c'est ajouter en mode création sur ce formulaire les entêtes de colonne à ma zone de liste et indiquer que sur double clic dans cette zone de liste, il va falloir ouvrir l'affiche du client correspondant. Donc événement sur double clic, je souhaite que la macro ouvre le formulaire. Le formulaire qu'il faut ouvrir est le formulaire fclient et la condition à l'ouverture est que le numClient soit égal à, dans ma catégorie formulaire !fmenuGénéral, la valeur qui se trouve dans la liste client, qui dans la première colonne contient le numéro de client. Ainsi, je constate que lorsque je saisis par exemple COM pour avoir un filtre sur la compagnie du jouet, alors l'intérêt de ce filtre, je ne l'ai pas précisé tout à l'heure, c'est que quand vous avez 350 entreprises, ça vous permet d'avoir un filtre un peu plus fin et lorsque je vais double cliquer ici, j'arrive bien sûr à l'affiche de la compagnie du jouet. Donc maintenant que j'ai réalisé ceci, ce que je peux faire c'est éventuellement prévoir un agrandissement automatique du menu général à l'ouverture de ce menu. Donc je vais prévoir en mode création une fonctionnalité que nous avons vu également dans les formulaires complexes. La possibilité donc de dire que sur ouverture de mon menu général, je souhaite procéder à l'agrandissement de la fenêtre. Donc ceci se fait par macro, donc générateur de macro. On agrandit la fenêtre, je ferme et j'enregistre et je constate bien qu'on a bien le menu général qui s'ouvre et qui s'agrandit automatiquement à l'ouverture. On peut aussi ici ajouter un bouton qui permet d'insérer un nouveau client dans la base de données. Donc j'ai désactivé les assistants contrôle pour créer un bouton personnalisé. Je crée un bouton avec le symbole plus. Sur ce bouton je précise qu'il s'appelle btn ajouter client et j'indique que sur clic il faut appeler la macro qui consiste à ouvrir un formulaire. Le formulaire qu'il faut ouvrir est le formulaire client qui s'ouvrira en mode ajout. Je précise enfin que sur fermeture de fclient il faudra actualiser la liste client qui se trouve ici et par exemple on fera en sorte que le texte à rechercher soit égal à rien pour éviter bien sûr d'avoir des données qui persistent à l'écran. Donc cela se fait par une instruction qui consiste à dire que en mode création sur fclient l'événement déclencheur de l'action c'est la fermeture de fclient. Donc sur fermeture de fclient je souhaite avoir un code de programmation qui va dire que premièrement dans form fmenu général je souhaite que le champ recherche client soit égal à rien je souhaite enfin que le champ je souhaite enfin que la liste client s'actualise également. L'intérêt étant ici que lorsque dans le menu général je veux ajouter une entreprise et bien j'arrive sur un formulaire vierge qui va me permettre par exemple d'indiquer que la raison sociale est la société Toto pour la ville de Bordeaux. Quand je vais fermer le formulaire Toto apparaît bien dans la liste en question. Si je cherche TOT, Toto est bien entré dans le filtre. Quand je double clique ici, si je corrige le nom Toto et que je mets par exemple test, il faut bien que à la fermeture de cette fenêtre la liste s'actualise mais que en plus le critère de recherche que j'ai saisi dans le formulaire menu général soit enlevé du résultat. Ici c'est exactement ce que je fais et on a bien une actualisation de notre zone de liste et la suppression du critère de recherche précédemment saisi. Voilà donc pour la réalisation de ce menu général et si je souhaite maintenant procéder à un paramétrage pour un déploiement sur les différents postes d'utilisation, cela fera l'objet d'un autre module vidéo.

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