Création de Requêtes Monocritères avec Microsoft Access

Requêtes avec critères fixes sur une table
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Les objectifs de cette vidéo sont :
- Apprendre à créer des requêtes de sélection monocritère.
- Comprendre comment formuler et appliquer des critères de sélection.
- Savoir trier les résultats et exclure certains champs de l'affichage final.

Apprenez à créer des requêtes monocritères dans Microsoft Access, en suivant une procédure simple pour interroger une seule table.

La majorité des requêtes créées avec Microsoft Access sont des requêtes de sélection ou de calcul simple. Pour créer une requête, allez dans l'onglet Créer et dans la section requêtes, cliquez sur Création de requête. Les requêtes peuvent être de différents types, mais ici nous nous concentrons sur la requête monocritère, monotable, réalisée sur une seule table.

Lors de la création d'une requête de sélection, six questions sont essentielles :

  • Quel objet ? Sélectionnez la table pertinente.
  • Quel champ ? Choisissez les champs nécessaires.
  • Quels critères ? Formulez les critères de sélection (ex: Civilité différente de Monsieur).
  • Quel tri ? Appliquer un tri sur les résultats si nécessaire.
  • Quels calculs ? Déterminer si des calculs sont requis.
  • Quel champ ne pas afficher ? Décidez des champs à exclure de l'affichage des résultats.

Pour exécuter une requête de sélection, il est crucial de formuler correctement les critères en indiquant clairement les valeurs recherchées, par exemple en distinguant Mademoiselle ou Madame pour les individus de sexe féminin. Il est également possible d'utiliser des symboles pour exprimer des différences, comme < supérieur et > inférieur. La casse des lettres n'influence pas les résultats dans Access. Une fois les critères formulés, exécutez la requête pour obtenir les enregistrements correspondants.

En finalisant la requête, vous pouvez décider de ne pas afficher certains champs utilisés uniquement pour les critères de sélection. Veillez à enregistrer les requêtes avec des noms explicites pour les retrouver facilement et vérifier que toutes les conditions ont été appliquées correctement. Ainsi, vous aurez une requête monocritère efficace sur une table unique.

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Questions réponses
Quels sont les six éléments clés à vérifier lors de la création d'une requête de sélection ?
Les six éléments clés sont : sélectionner le bon objet, choisir les champs nécessaires, formuler les critères appropriés, décider du tri, vérifier les calculs nécessaires, et déterminer les champs à afficher.
Comment formuler un critère pour exclure les enregistrements de sexe masculin dans Microsoft Access ?
Pour exclure les enregistrements de sexe masculin, le critère peut être formulé comme suit : utiliser le symbole différent (<>), par exemple, <> 'Monsieur' dans le champ Civilité.
Que se passe-t-il lorsque l'on exécute une requête avec des champs décochés en affichage, mais utilisés comme critères ?
Lorsque les champs sont décochés en affichage mais utilisés comme critères, Access n'affiche pas ces champs dans les résultats, mais ils sont toujours pris en compte pour filtrer les données.
La majorité des requêtes créées avec Microsoft Access sont des requêtes dites de sélection ou de calcul simple. Pour créer une requête, je dois aller dans l'onglet Créer et dans la section requêtes, cliquer sur Création de requête. Il existe différents types de requêtes. Nous allons commencer par la requête la plus simple, à savoir la requête monocritère, monotable, donc s'effectuant sur une seule table. Quand on crée une requête de sélection, il est important de se poser six questions. La première question est Quel objet permet de répondre à la question ? Ici, si je veux savoir Quels sont les individus de sexe féminin dans la table Contacts clients ? L'objet qui permet de répondre à la question est la table Contacts clients. La deuxième question qu'on doit se poser est Quel champ permet de répondre à la question ? Si je veux savoir quels sont mes contacts clients de sexe féminin, je vais appeler le champ Civilité, le champ Nom, le champ Prénom et par exemple le champ Fonctions en double-cliquant sur chacun de ces champs. Ainsi, j'indique quels sont les champs dont j'ai besoin dans ma requête. La troisième question est Quels critères ? Quels sont les critères qui permettent de répondre à la question ? Je cherche ici à connaître les individus de sexe féminin. Pour cela, dans le champ Civilité, ligne Critères, je peux saisir les critères M-L-L-E passer à la ligne pour aller à Où et saisir M-M-E et ainsi obtenir Mademoiselle ou Madame. J'insiste sur le Où et pas le Et. Je ne veux pas les Madame et les Mademoiselle, cela supposerait qu'un individu pourrait avoir les deux attributs, mais bien dire Mademoiselle ou Madame pour bien montrer qu'on distingue les enregistrements correspondant à Mademoiselle ou Madame. Si j'exécute ma requête ainsi formulée, j'obtiens bien le résultat des individus de sexe féminin. Maintenant, je peux être amené à formuler un seul critère pour obtenir ce résultat. On peut partir du principe que les individus de sexe féminin ne sont pas de sexe masculin. Ainsi, je vais pouvoir dire que la civilité doit être différente de Monsieur. Pour cela, pour pouvoir saisir le symbole différent, je vais utiliser les symboles inférieur-supérieur signifiant différent de. Pourquoi est-ce que inférieur-supérieur signifie différent ? Tout simplement parce que si x est inférieur à 2 et x est supérieur à 2, alors x est différent de 2. Donc ici, j'ai bien inférieur-supérieur à m. Et on se rend compte alors qu'en exécutant cette requête, on obtient le même résultat que précédemment. Et donc, on répond à cette requête monoclitaire sur une seule table. Et en retenant bien que la casse n'a pas d'importance dans la formulation du critère, la casse étant l'utilisation de la majuscule ou de la minuscule. Je vous disais au début de ce module qu'il y avait 6 questions auxquelles il fallait répondre. Nous avons répondu à 3 premières questions. Les 3 dernières sont « Quel tri ? » Ici, on peut éventuellement faire un tri sur le nom et le prénom. On peut ensuite répondre à la question suivante, qui est « Quels calculs ? » Est-ce que nous avons des calculs à effectuer dans cette requête ? Ici, ce n'est pas le cas. Enfin, nous avons la 6ème et dernière question, qui est « Quel champ ne pas afficher ? » On pourrait souhaiter par exemple avoir les noms et les prénoms et fonctions des individus de sexe féminin, mais ne pas utiliser la civilité, la civilité n'étant là qu'à titre de critère. Pour cela, nous allons décocher la colonne affichée qui est ici. Ainsi, je formule un critère sur une colonne et je décide de ne pas l'afficher dans les résultats. Et quand j'exécute, j'obtiens bien sûr le résultat attendu sans la colonne civilité. J'apporte cependant une petite précision. Si bien sûr, vous décidez de décocher la case affichée pour une colonne sur laquelle vous n'avez pas formulé de critère, Access tirera alors la conclusion que vous n'avez pas besoin de ce champ et l'enlèvera de votre requête. Maintenant, bien sûr, lorsque vous allez enregistrer cette requête et que vous l'appelez par exemple R1 liste des contacts féminins, et bien quand je valide par OK, lorsque je ferme cette requête et que j'y accède à nouveau en mode création, on voit alors que les champs qui ont été décochés en affichage apparaissent maintenant en fin de requête. Voilà donc pour le principe des requêtes monocritères formulées sur une seule table.

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