Introduction
Apprendre les bonnes pratiques de la messagerie
Bonnes pratiques de la messagerie
Détails de la leçon
Description de la leçon
Cette leçon se concentre sur les méthodes pour optimiser la gestion des courriels. Elle aborde des aspects essentiels comme :
Classement : Comment développer l'habileté à classer efficacement uniquement ce qui est nécessaire.
Regroupement : Utiliser des mots-clés et des dates de manière systématique pour organiser les courriels par chronologie.
Standardisation : Appliquer des normes de nommage et des acronymes pour uniformiser vos pratiques.
Simplification : Utiliser des lettres-types pour réduire le temps de rédaction et lire les messages.
Automatisation : Mettre en place des règles, des alertes et des actions automatiques pour simplifier la gestion des courriels.
Répétition : Trouver la périodicité idéale pour consulter et classer vos courriels afin de maintenir une gestion optimale sans surcharge.
Réduction : Réduire la taille et le nombre de messages avec des outils comme les hyperliens, les PDFs et les dossiers partagés.
Archivage : Savoir quand et comment archiver les informations en suivant les politiques de l'entreprise.
Élimination : Supprimer les messages et documents inutiles pour alléger votre boite de réception.
Enfin, vous apprendrez à rechercher efficacement l'information grâce aux fonctions de recherche avancée et à l'utilisation de dossiers de recherche personnalisés.
Objectifs de cette leçon
Les objectifs de cette vidéo sont :
1. Améliorer l'efficacité dans la gestion des courriels.
2. Réduire les ressources consommées pour la gestion des informations.
3. Introduire des pratiques standardisées et automatisées pour simplifier les processus.
Prérequis pour cette leçon
Les prérequis pour suivre cette vidéo incluent :
1. Connaissance de base de la gestion des courriels.
2. Familiarité avec les outils de messagerie électronique.
3. Disposition à adopter de nouvelles habitudes pour améliorer l'efficience.
Métiers concernés
Les métiers concernés par cette leçon incluent :
1. Les gestionnaires de projet qui doivent optimiser la communication au sein de leurs équipes.
2. Les directeurs exécutifs cherchant à améliorer l'efficience dans la gestion des informations.
3. Les assistantes administratives qui gèrent de grandes quantités de courriels et de documents.
Alternatives et ressources
Comme alternatives aux techniques proposées, vous pourriez :
1. Utiliser des plateformes de gestion de projet comme Trello ou Asana pour centraliser les communications.
2. Adopter des outils de collaboration comme Slack pour éviter les échanges de courriels multiples.
3. Mettre en place des systèmes de gestion documentaire comme SharePoint.
Questions & Réponses
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