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Création d'un Index Externe avec Acrobat Catalogue

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Chapitre 11 Leçon 2
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Cette leçon explique comment utiliser Acrobat Catalogue pour générer un index externe. Vous apprendrez à configurer les options d'indexation et à exclure des fichiers ou des dossiers spécifiques pour optimiser votre base de données PDF.

Détails de la leçon

Description de la leçon

Dans cette leçon, vous découvrirez comment utiliser l'outil Catalogue d'Acrobat pour créer un index externe. La démarche inclut l'ouverture du document dans Acrobat, l'accès à l'outil Catalogue à partir du menu d'édition ou des panneaux d'outils de traitement du document, et la création d'un nouvel index. Nous porterons une attention particulière à la distinction entre les fichiers index.html et index.pdf, et l'index en tant que base de données des occurrences. Vous apprendrez à attribuer un titre à votre index, à sélectionner les fichiers et dossiers à indexer, et à configurer plusieurs options importantes, telles que l'exclusion des nombres et l'identification des anciens fichiers PDF. Enfin, nous aborderons les étapes finales d'enregistrement et d'enregistrement sous, pour conserver votre index au bon endroit.

Objectifs de cette leçon

Les objectifs de cette vidéo sont :
1. Comprendre l'utilisation de l'outil Catalogue d'Acrobat.
2. Apprendre à créer et configurer un index externe.
3. Savoir identifier et exclure correctement certains fichiers ou dossiers de l'indexation pour optimiser la base de données PDF.

Prérequis pour cette leçon

Avoir une connaissance de base d'Adobe Acrobat et des documents PDF. Être familier avec les termes de gestion des fichiers et comprendre les concepts de base de l'indexation.

Métiers concernés

Les professionnels travaillant dans les domaines de la gestion électronique de documents (GED), les archivistes et les bibliothécaires numériques trouveront cette leçon particulièrement utile pour maintenir et organiser des bases de données de fichiers PDF de manière efficace.

Alternatives et ressources

Des alternatives à Acrobat Catalogue peuvent inclure l'utilisation de logiciels comme Foxit PhantomPDF ou Nitro Pro pour la gestion et l'indexation des fichiers PDF.

Questions & Réponses

L'outil spécifique d'Acrobat utilisé pour créer un index est appelé Catalogue. C'est un plugin d'Acrobat dont la fonction est de générer des index.
Les options importantes à considérer incluent l'exclusion des nombres, l'ajout des identifiants aux anciens fichiers PDF, et la case 'ne pas signaler les documents modifiés' pour éviter les alertes inutiles lors du transfert des fichiers.
Il est important de cocher cette case pour éviter que tous les documents ne soient signalés comme modifiés lorsqu'ils sont transférés ou gravés, ce qui pourrait entraîner des alertes et des confirmations pendant les recherches ultérieures.