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Bien gérer l'archivage dans Lotus Notes, cours en video

  • Vidéo 22 sur 33
  • 3h38 de formation
  • 33 leçons

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L'archivage
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Sommaire de la formation

Détails de la formation

Dans le logiciel lotus notes, l’intégralité de votre boite aux lettres est un fichier de type ".nsf". Ainsi l’auteur vous apprend dans cette vidéo comment créer une archive avec un fichier.nsf différent. Vous allez découvrir comment paramétrer le futur fichier d’archive, comment le créer et comment mettre des fichiers dans l’archive. En effet, qui dit fichier dit possibilité de le copier ou de le coller sur une clé USB en vue de plus de sécurité, car dans certaines entreprises, l’archivage est paramétré automatiquement par des informaticiens. Seulement cette archive est stockée souvent sur le disque dur ou en local et en cas de perte vous risquez de tout perdre.
Archiver signifie ne plus voir le courrier sur la vue courrier en arrivé, suivi ou autre, mais de le trouver dans l’archive, qui, elle, est accessible via le panneau de navigation une fois remplie.
Si vous allez dans le menu Actions-> Archiver-> Paramètres-> Créer. Vous pouvez activer une archive après lui avoir attribué un nom d’archive, lequel apparaitra dans es signets. Ensuite vous allez dans critères de sélection. Dans cette option, vous avez le choix entre un archivage automatique ou à la demande. Ensuite, à côté de l’adresse de votre archive, un petit dossier jaune vous indique sa position que vous pouvez éventuellement changer au même titre que son nom dans l’adresse proposée. Toutefois, même si les archives que vous créez de cette façon se positionnent bien sur le panneau de navigation, elles ne sont pas encore opérationnelles. Pour qu’elles existent, soit vous vous rendez dans le menu Actions-> Archiver-> Archiver maintenant, ou bien vous glissez les messages directement dans l’archive. Il est même possible de sélectionner plusieurs messages et de les archiver à la fois. A ce moment là, vous avez accès à la boite d’archive, avec un panneau de navigation propre à la boite d’archive. Par ailleurs, les dossiers que vous avez créé dans votre boite principale sont recréés dans la boite d’archive, si toutefois vous avez archivé un message qui se place dedans. Pour ne plus voir une archive, vous vous rendez sur Actions-> Archiver-> Paramètres-> Supprimer/Désactiver.
Enfin, pour créer une archive qui pointe vers un fichier préexistant, vous allez aussi dans Actions-> Archiver-> Paramètres-> Créer. Vous créez un nouveau paramètre et au moment de le positionner, vous indiquez le nom du fichier présent sur votre ordinateur.