Problématiques de Recherche et d’Indexation de Documents PDF

Différence entre recherche et recherche avancée
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Les objectifs de cette vidéo sont les suivants :

  • Comprendre les différentes fonctionnalités de recherche dans Adobe Acrobat.
  • Savoir créer et utiliser un index externe pour optimiser le temps de recherche.
  • Apprendre à gérer efficacement de grands ensembles de documents PDF sur divers supports de stockage.

Abordez les problématiques de recherche et d'indexation de documents PDF dans Adobe Acrobat et Adobe Reader.

Cette leçon explore en détail les différentes fonctionnalités de recherche présentes dans Adobe Acrobat et Adobe Reader. Tout d'abord, nous distinguons deux types de recherches :

  • Recherche simple qui ne s'applique qu'au document actif.
  • Recherche avancée permettant de rechercher dans plusieurs documents PDF, indépendamment de leur emplacement.

Nous abordons également les implications techniques de la recherche dans de grands ensembles de documents, tels que des bases de données PDF externes contenant des milliers de pages. La distinction entre les différents supports de stockage (CD-ROM, DVD, clé USB) et leur impact sur le temps de recherche est aussi discutée.

Enfin, la leçon se concentre sur la création d’un index externe à l’aide de l’outil 'Catalogue' d’Acrobat, qui permet une recherche rapide et efficace grâce à une mini base de données textuelle.

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Questions réponses
Quelle est la différence principale entre la recherche simple et la recherche avancée dans Adobe Acrobat ?
La recherche simple ne porte que sur le document PDF actif, tandis que la recherche avancée permet de chercher à travers plusieurs documents PDF, même s'ils sont situés dans différents emplacements.
Pourquoi est-il plus rapide de chercher dans un index externe que de faire une recherche traditionnelle ?
Un index externe crée une mini base de données des textes contenus dans les fichiers PDF, permettant ainsi des retours de recherche quasi instantanés par rapport à une recherche qui parcourt directement chaque fichier.
Quels sont les supports de stockage mentionnés et comment affectent-ils le temps de recherche ?
Les supports mentionnés sont le CD-ROM, le DVD et la clé USB. Les CD-ROM et DVD ont des temps d'accès plus lents comparés aux disques durs et clés USB, ce qui peut allonger significativement le temps de recherche.
Je vais aborder maintenant les problématiques de recherche et d'indexation de documents PDF, puisque dans Acrobat, comme dans Adobe Reader d'ailleurs, on a deux fonctions de recherche bien distinctes. La première, je vais revenir sur Acrobat, dans le menu édition, on le voit, c'est la fonction Rechercher tout court. La fonction Rechercher tout court ne fait que rechercher dans le document actif. C'est pour ça qu'elle est grisée actuellement, puisqu'il n'y a pas de document OVA. Et on a également à disposition la Recherche avancée. La Recherche avancée qui permet donc, comme la Recherche tout court, de rechercher dans le document actif, mais la Recherche avancée permet surtout de rechercher dans un ensemble de documents PDF, où qu'ils se trouvent. Donc éventuellement ici, je ne vais pas rechercher sur le bureau, mais je vais rechercher uniquement dans le dossier qui m'intéresse, c'est-à-dire le dossier PDF Database, qui est situé sur le bureau justement, et qui est déjà enregistré. Sinon, je demande à parcourir et je le sélectionne. Ce dossier PDF Database, c'est un dossier qui est destiné à être stocké sur un périphérique externe, c'est-à-dire qu'on peut le graver sur un CD-ROM, un DVD, le mettre sur une clé USB. On va le conserver sur un support à part. Ce dossier contient plus de 600 dossiers, chacun de ces dossiers contenant un fichier PDF, dont certains contiennent jusqu'à plus de 10 000 pages. Donc on peut se douter évidemment que si on lance une recherche quelconque, par exemple ici, si je recherche le mot Beatles, le temps de recherche va être très très long, puisqu'on a, je vous dis, plus de 600 documents, dont certains contiennent plus de 10 000 pages. On va avoir un temps de recherche qui va être phénoménal. Et le temps de recherche sera d'autant plus phénoménal si ces fichiers sont placés sur un CD-ROM ou un DVD, qui ont des temps d'accès qui sont beaucoup plus lents qu'un disque dur ou qu'une clé USB. Donc a priori, ce n'est pas une bonne méthode. Et on a un outil dans Acrobat qui nous permet de créer ce qu'on appelle un index externe ou bien un index créé avec Catalogue. C'est-à-dire qu'en fait, on va créer une mini base de données qui va contenir tous les textes contenus dans les fichiers PDF et qui va donc nous donner des retours quasiment instantanés quand on va faire une recherche.

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