Optimisation de la Recherche dans les Documents PDF Volumineux

Création d'index incorporé
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Les objectifs de cette vidéo sont :
- Comprendre les limitations des recherches simples et avancées dans Acrobat.
- Apprendre à utiliser la fonction d'indexation incorporée pour accélérer les recherches.
- Savoir incorporer et mettre à jour un index dans un document PDF ou un porte document PDF.

Cette leçon explique comment améliorer les performances de recherche dans des documents PDF volumineux en utilisant la fonctionnalité d'indexation incorporée d'Acrobat.

Dans cette leçon, nous nous penchons sur l'optimisation de la recherche au sein de documents PDF de grande taille. Elle commence par une démonstration des limitations des recherches simples et avancées dans Acrobat sur un document de 756 pages décrivant les spécifications de la norme ISO 32000. Nous mettons en avant les avantages de l'indexation incorporée, une nouveauté de la version XI d'Acrobat, qui permet d'obtenir des résultats de recherche quasiment instantanés. Le processus d'incorporation d'un index dans un document est présenté comme une solution efficace et transparente pour l'utilisateur final. Nous abordons également les portes documents PDF et la manière d'y incorporer un index pour optimiser les recherches. La leçon met en lumière le gain de temps et la fluidité apportée par cette méthode, résolvant ainsi le problème des recherches lentes dans des documents très longs.

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Questions réponses
Quel est l'avantage principal de l'incorporation d'un index dans un document PDF ?
L'incorporation d'un index permet d'obtenir des résultats de recherche quasiment instantanés, même dans des documents volumineux.
Pourquoi une recherche sans index dans un document PDF volumineux peut-elle être problématique ?
Une recherche sans index dans un document PDF volumineux peut prendre beaucoup de temps, ralentissant considérablement l'accès à l'information.
Que faut-il faire pour générer un index incorporé dans un porte document PDF ?
Il faut passer par le menu affichage, puis le sous-menu portes documents, et demander à afficher la page de couverture pour accéder aux outils permettant de générer l'index.
Après la problématique de recherche et d'indexation d'un ensemble de fichiers PDF, on va voir maintenant la réponse d'Acrobat, une problématique un petit peu similaire mais cependant très différente, qui est la recherche à l'intérieur d'un grand document, d'un long document, d'un gros document, il y a plusieurs termes pour désigner ça. On a ici un document de 756 pages, c'est le document qui décrit les spécifications de la norme ISO 32000, également connu sous le nom de PDF 1.7, document qui est disponible gratuitement sur les serveurs d'Adobe. On va ici commencer par utiliser la recherche simple, la recherche tout court, ça nous donnera de toute façon les mêmes résultats que la recherche avancée, puisqu'on l'a vu, la différence entre rechercher et recherche avancée, c'est que l'on peut rechercher à l'intérieur d'un seul et même document. On va rechercher le terme que je viens de coller, Composing Digital Image, et on va noter également aussi au passage une nouveauté de la version XI d'Acrobat, c'est qu'en plus de rechercher à l'intérieur d'un document, on peut également remplacer, c'est-à-dire effectuer du rechercher remplacé. Et quand on demande à remplacer, automatiquement on a l'outil de modification du contenu qui s'affiche et qui permettra éventuellement de reformater les textes que l'on veut remplacer. Mais ici ce n'est pas le cas, on n'a rien à remplacer, donc on va revenir sur notre document. Voilà, je demande une recherche sur ce terme, je sais qu'il existe dans le document, je vais reprendre l'outil main pour enlever les cadres, et donc je clique sur Suivre. Maintenant il faut compter le nombre de secondes avant qu'on ait le premier résultat de la recherche. Premier résultat, ça a pris une dizaine de secondes, je clique sur Suivre. On dépasse largement la dizaine de secondes, à mon avis on va même dépasser la vingtaine. Voilà, on a le deuxième résultat qui s'affiche. Ici le document a 756 pages. Si comme dans l'exemple précédent on avait des documents de plus de 10 000 pages, on voit bien le temps que prendrait n'importe quelle recherche. Donc là on ne va pas utiliser l'indexation avec Catalogue qui crée un index qui est externe au document et qui n'est pas très intuitif ni très facile à utiliser pour l'utilisateur moyen. La réponse d'Acrobat à cette problématique est en fait beaucoup plus simple, puisque là on va demander à générer un index incorporé, c'est-à-dire incorporé dans le document PDF lui-même. Donc incorporer un index, incorporer, c'est très simple, il y a un bouton à cliquer et c'est parti. Une fois la création de l'index terminée, on voit d'ailleurs qu'on a la possibilité de mettre à jour l'index si jamais on a modifié le document. De toute façon une mise à jour ça consiste en fait à une suppression, une reconstitution totale de l'index. Donc on peut le supprimer, l'incorporer, le mettre à jour, ça revient à peu près au même. On va maintenant constater que si on utilise la fonction de recherche, donc CMD F sur Mac, CTRL F sur Windows, on rappelle la même fenêtre de recherche, on va rechercher exactement sur le même terme. Je clique sur suivant et là on a un résultat qui est quasiment instantané. Je reclique sur suivant et on a un résultat qui est également quasiment instantané. Et là on voit bien que l'utilisation de l'index incorporé est totalement transparente et invisible pour l'utilisateur qui ne soupçonne même pas sa présence. L'utilisateur il se contente d'aller dans la fonction de recherche, de rechercher l'occurrence et de voir que ça vient tout de suite. Et ça c'est le comportement que tous les utilisateurs vont toujours considérer comme étant le comportement normal, c'est-à-dire d'avoir un retour de recherche quasiment instantané. C'est quand les retours de recherche ne seront pas instantanés, quand ça prend plusieurs minutes, on considère que le comportement du document n'est pas normal, qu'il a été mal fait, que le document n'est pas vraiment utilisable. Ça par contre les utilisateurs n'apprécieront pas. Donc ne jamais négliger d'incorporer un index dans un document dès qu'il est un tout petit peu long. On a exactement la même problématique avec les portes documents PDF. Ici on a un porte document PDF qui contient un ensemble de magazines. Même chose, si on veut lancer une recherche à l'intérieur du porte document PDF, la recherche avancée n'est pas disponible dans les portes documents PDF. On a uniquement la fonction de recherche qui est disponible ici en haut à droite. Donc une recherche dans un porte document PDF, pareil, va prendre énormément de temps. Et là donc on a également tout intérêt à générer un index incorporé. Et là par contre il y a une chose à savoir, une astuce, parce que dans un porte document PDF on n'a pas les panneaux d'outils, on n'a pas les icônes d'outils rapides, donc a priori on ne peut pas demander l'incorporation de l'index. Donc là ce qu'il faut savoir, c'est qu'il faut passer par le menu affichage, par le sous-menu portes documents et demander à afficher la page de couverture. La page de couverture d'un porte document PDF, on verra ça plus en détail dans le chapitre consacré aux portes documents, c'est la page qui s'affiche quand on utilise un logiciel incapable de lire un porte document PDF. Et donc cette page de couverture ramène tous les outils habituels que l'on a dans Acrobat, donc ici à commencer par la barre d'outils rapide qui est en haut, et les panneaux d'outils que l'on a à droite. Et donc ici on peut demander à générer un index incorporé dans le porte document. Ce qui ensuite facilitera grandement la vie de l'utilisateur qui, lorsqu'il fera une recherche, aura des retours, des résultats de recherche quasiment instantanés, quel que soit le nombre de documents qu'il y a dans le porte document et quel que soit le nombre de pages que puisse contenir chacun de ces documents PDF. Voilà, l'index a été incorporé, donc il faut revenir sur l'interface du porte document, c'est pas compliqué, on a ici une croix, une case de fermeture qui permet de revenir sur le porte document, sinon on pouvait de toute façon repasser par le menu affichage et revenir en mode disposition. Et là maintenant on peut lancer une recherche sur n'importe quel terme, on aura des retours de recherche instantanés. Et par contre, à l'intérieur d'un document PDF simple, donc qui n'est pas un porte document PDF, on peut, une fois que l'index incorporé a été créé, on peut utiliser aussi bien la recherche tout court que la recherche avancée, ça vaut pour les deux. Et là on n'a pas besoin de chercher dans un index, on va simplement demander à chercher dans le document actif et on aura toujours pareil un retour de résultat quasiment instantané. Voilà.

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