Distribution et Suivi des Formulaires avec Acrobat

Diffusion et dispositif de suivi
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L'objectif de cette vidéo est de montrer comment distribuer des formulaires et assurer un suivi précis des réponses reçues via Acrobat.

Apprenez à distribuer et suivre vos formulaires avec Acrobat pour assurer une collecte de données optimale.

Dans ce tutoriel, nous expliquons les étapes nécessaires pour distribuer et suivre efficacement les formulaires utilisés via Acrobat. La dernière étape après avoir terminé le formulaire est cruciale : elle consiste en la distribution et le suivi. À partir du dispositif de suivi accessible dans le menu affichage, les utilisateurs peuvent suivre l'envoi et la réception de formulaires. Deux méthodes de distribution sont proposées : par e-mail ou via un serveur interne comme SharePoint. Ensuite, Acrobat génère automatiquement un fichier réponse pour recueillir toutes les données soumises par les destinataires. Ce fichier, ressemblant à un tableur, permet une analyse précise et offre des options de filtrage et d'exportation en formats XML ou CSV. En utilisant le panneau de suivi, il est possible d'envoyer des rappels, d'ajouter des destinataires et de gérer les réponses de manière flexible. Ce tutoriel est essentiel pour ceux qui souhaitent assurer une gestion précise et efficace de leurs formulaires.

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Questions réponses
Quelle est la dernière étape après avoir complété un formulaire dans Acrobat?
La dernière étape est la distribution et le suivi du formulaire.
Quelles sont les deux méthodes principales de distribution des formulaires avec Acrobat?
Les deux méthodes principales sont l'envoi par e-mail ou la distribution via un serveur interne comme SharePoint.
Comment les réponses aux formulaires sont-elles centralisées dans Acrobat?
Les réponses sont centralisées dans un fichier réponse généré automatiquement par Acrobat.
Après avoir terminé le formulaire, la dernière étape qui reste, c'est la distribution et le suivi. Le suivi, c'est quelque chose que l'on fait à partir du dispositif de suivi qui est accessible là dans le menu affichage. Le dispositif de suivi, tracker en anglais, qui permet de suivre tous les formulaires ou toutes les révisions de commentaires que l'on a initiés et également de suivre tous ceux que l'on a reçus, que l'on a remplis, que l'on a retourné une fois complété. Pour accéder à ces fonctions, il faut impérativement demander à distribuer le formulaire, ce qui va générer un fichier réponse dans lequel on pourra recueillir toutes les réponses. Sinon, on le voit dans le menu autres, on a aussi la possibilité, si on n'utilise pas l'automatisme de distribution, de fusionner tous les fichiers de données que l'on a reçus dans une feuille de calcul. On peut aussi, dans son formulaire, importer ou exporter les données. Donc ça, ça permet une grande souplesse aussi au niveau de la gestion des formulaires, si on n'a pas des grandes quantités à gérer ou si on ne peut ou si on ne veut pas utiliser la fonction de distribution. Donc quand je clique sur distribuer, il me dit bien sûr qu'il faut que j'enregistre mon formulaire. Là, je vais annuler parce que je vais faire un enregistré sous et non pas un enregistré. Voilà. Donc ça, c'est le document terminé. Donc là, comme j'ai enregistré sous, il faut que je revienne dans la rubrique préparer le formulaire pour pouvoir le distribuer. Et là, on a donc deux méthodes de distribution possibles, soit par messagerie électronique, donc en clair, par e-mail, soit via un serveur interne. Donc ça, il faut utiliser, donc c'est marqué, soit SharePoint, soit un dossier réseau qui fonctionne en WebDAV ou sur d'autres protocoles. Mais là, on est typiquement dans les serveurs internes, donc les serveurs d'entreprise ou d'administration. Le commun des mortels a plutôt tendance à envoyer les formulaires par messagerie électronique. C'est quand même beaucoup plus simple et au niveau de la récupération, ce n'est pas compliqué non plus, puisqu'on récupère tout ça dans un fichier réponse qui est généré par Acrobat. Donc, c'est une espèce de super tableur dans lequel on récupère toutes les données de tous les destinataires qui ont répondu, complété et renvoyé le formulaire. Donc ici, on met les informations. Voilà, donc c'est pour ça aussi qu'il est important de remplir les préférences d'identité d'Acrobat. Ça, il en était question au début. Donc, on va se contenter de ça, des choses remplies par défaut. Et donc, comme on l'a vu aussi dans un autre chapitre, l'envoi ici va se faire soit via Acrobat DC, soit un envoi manuel à l'aide du logiciel de messagerie. Voilà, donc ici, je vais envoyer. Donc toujours, je vais continuer à le harceler à mon ami Toto. Je vais lui envoyer, donc invitation à remplir. Bon, le texte qui est là par défaut, on peut le modifier. Il suffit simplement de saisir un autre texte et il restera jusqu'à ce qu'on demande à le réinitialiser. Donc, si on demande à réinitialiser, c'est ce message qui va revenir. Si on tape un autre texte, il restera et ça deviendra le texte par défaut. En dessous, on a une coche très intéressante qui permet de recueillir le nom et l'adresse des destinataires. Ça permet d'assurer un meilleur suivi, c'est indiqué, donc pas de surprise. On clique sur envoyer et normalement, on a à peu près terminé. La création du fichier réponse se fait et ensuite, il me demande, vous savez quoi, je vais l'envoyer avec mail, avec une messagerie web, etc. Donc, à partir de cette étape, bon là, on sort un peu d'Acrobat, il ne se passe plus rien de très important et on va terminer en allant regarder le fichier réponse, en allant voir à quoi ça ressemble. Parce que là, bon, il ouvre le logiciel de messagerie, tout ça. Voilà, c'est parti. Donc, je lui remets, là, il est en CC, puis je vais l'envoyer aussi à Titi. Il n'y a pas de raison de le recevoir que Toto. Et donc, envoyer, c'est parti, c'est terminé. Quand on revient dans Acrobat, on a le panneau de dispositifs de suivi qui s'ouvre automatiquement. Là, je l'ai masqué puisque j'ai fait une manipulation. Donc, la révision de formulaire, enfin, le formulaire que j'ai diffusé, il est là et j'ai le fichier réponse qui va, donc, je vais l'ouvrir tout de suite. Donc, on voit ici qu'on a un suivi, on peut même agrandir un peu, très précis des utilisateurs. Donc, à qui on a envoyé le formulaire, qui a répondu, à quelle heure, qui n'a pas encore répondu. On peut envoyer une piqûre de rappel aux dessinateurs qui n'ont pas répondu. On peut ajouter des dessinateurs, c'est pas figé, c'est très très souple comme méthode. Et on peut même envoyer un message à tous les dessinateurs, un message supplémentaire. Et donc, on peut aussi ouvrir soit le formulaire d'origine, soit le fichier réponse. Zut, j'ai cliqué, c'est pas ça que je voulais faire. Donc, je vais réafficher le dispositif de suivi pour afficher les réponses, pour que l'on voit à quoi ressemble un fichier réponse, si jamais il veut bien s'afficher. Voilà, super. Donc, le fichier réponse, c'est une sorte de porte-documents PDF, dans lequel on va se retrouver ici, listés sous forme de tableurs, tous les formulaires que l'on va nous renvoyer. Et donc, ces formulaires, on peut les filtrer. Donc, les filtrer par date, partie de société, etc. On a beaucoup de critères. On peut les exporter. Donc, exporter toute ou partie des formulaires reçues. Donc, on va les exporter, soit en format XML, soit en format CSV. On peut bien entendu les archiver. On peut en ajouter, si on reçoit d'autres formulaires, par d'autres moyens. Si quelqu'un vous ramène un formulaire sur une clé USB, ou qu'on vous l'envoie par un moyen pas habituel, il suffit de sélectionner le document PDF, ou le document FDF, pour l'ajouter au fichier réponses. C'est très, très intuitif. On va voir d'ailleurs, je ne sais pas si je vais pouvoir montrer l'exportation, puisque je n'ai pas de... Non, je ne peux rien faire, puisque je n'ai pas reçu de formulaire encore. Mais donc, l'exportation se fait, je l'ai dit, soit en CSV, soit en format XML. Donc, pour revenir sur le fichier réponses, menu affichage, dispositif de suivi. Ça, il ne faut pas le perdre de vue. Et c'est ce qui permet, donc, ce dispositif de suivi, d'assurer le suivi des formulaires. Parce que sinon, il faut le faire de tête, à qui je l'avais envoyé, etc. Ce n'est pas très, très pratique. Voilà, on en a terminé pour la diffusion, l'envoi et la récupération des formulaires.

Programme détaillé de la formation

4 commentaires
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Air2
Il y a 2 years
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Formation incomplète et obsolètes.
Les formulaires sont à peine abordés alors qu'il s'agit d'un domaine essentiel pour l'utilisation d'Acrobat !
Dommage
Dominique.NICOLLE_1
Il y a 2 years
Commentaire
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eric-sabatier
Il y a 3 years
Commentaire
Bonne formation mais très incomplète !
Et certaines vidéos sont classées avec des inversions de titres, c'est très désagréable...
bernard.eliachar
Il y a 3 years
Commentaire
formation interessante mais pas suffisament complete (par exemple sur les sigantures, les portes documents les recherches dans les metadonnées et aussis sur l'exportation des parametres vers d'autres pc des prefernces)
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