S'organiser avec les élements partagés avec moi

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Maîtriser l'outil de stockage et de gestion des fichiers collaboratif en ligne Google Drive.

L’application Google Drive permet aux collaborateurs de travailler ensemble sur des documents en ligne.

Le Drive, qui est un espace de stockage en ligne, vous permet de travailler peu importe votre matériel, sur des documents où vous voulez et n’importe quand.

Dans cette formation vidéo, vous apprenez comment créer des documents et surtout comment les partager en toute sécurité pour pouvoir travailler et collaborer efficacement. 

Tout d’abord, vous apprenez à alimenter votre Drive, à explorer et gérer l’affichage du cet outil, y importer des dossiers et des fichiers, mais aussi à créer des documents au sein de cette application.

Dans une autre partie, vous découvrez comment travailler en équipe sur Drive, vous apprenez à communiquer via les commentaires et le chat,  comment suivre les modifications des vos fichiers, et aussi comment envoyer le fichier de votre choix par mail.

Pour finir, vous voyez comment rechercher et localiser efficacement un élément sur Google Drive et organiser vos documents ainsi que les éléments partagés avec vous. 

Des astuces pratiques à utiliser vous sont dévoilées tout au long de cette formation.

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un des éléments clés dans la gestion de son organisation au sein de son espace de stockage Drive, c'est notamment la capacité à pouvoir s'organiser avec les éléments qui sont partagés avec soi, ou partagés avec vous en l'occurrence. C'est un espace qui n'est pas évident au départ. Pourquoi ? Parce que, vous l'aurez remarqué, on ne peut pas, à l'intérieur de cet espace, créer des dossiers, des sous-dossiers, et organiser les éléments qui nous sont partagés. La seule chose qu'on peut faire, c'est réaliser un système de tri, que l'on va retrouver ici, soit par dernière modification de fichier, ou dernière ouverture par soi-même, ou par date de partage. Et ce, de manière chronologique ou antéchronologique. Le meilleur conseil que je peux vous donner dans cet espace, c'est de maintenir un tri par date de partage, de la plus récente à la plus ancienne, et de ne plus forcément venir ici, sur cet espace, pour obtenir des informations, et retrouver vos documents. C'est ce qui, souvent, crée une sorte de confusion, c'est vraiment ce que j'invite à faire, comme paramétrage par défaut. Maintenant, la question, c'est comment je peux m'en sortir, dans cet espace, si je ne peux pas créer de documents ? Pour pouvoir le faire, il va falloir se poser une question très simple, et c'est la suivante. Quelle est la durée de mes interventions, dans le fichier ou dans le dossier qui m'a été partagé ? Je m'explique. Ce document m'a été partagé par une personne en particulier, et j'ai juste besoin de venir à l'intérieur, pour le consulter. C'est ce que je vais faire. Tiens, j'ai un graphique avec des statistiques, sur les usages des applications en association. Super ! J'ai consulté, j'ai récupéré les infos qui m'intéressaient, je quitte le document, et je continue. Ce document, le lien qui est ici, ainsi que les autres, va avec le temps descendre dans la liste, un peu comme dans une boîte mail. Et puis, techniquement, je n'en ai plus besoin. Et au pire, si vraiment je veux le retrouver, je pourrais toujours passer par la recherche avancée, en utilisant toutes les caractéristiques qui sont ici présentes. Notamment, en allant directement rechercher à l'intérieur, de cet espace qui est partagé avec moi, et où je vais y préciser des éléments. Deuxième réponse à la question qui a été posée, c'est le document qui m'a été partagé. J'en ai besoin pendant quelques jours, deux, trois semaines, un mois grand maximum, parce que j'en ai besoin dans un quotidien, mais après un certain temps, ce ne sera plus forcément nécessaire. Pour ça, la bonne pratique, ça va être de faire un clic droit dessus, et tout simplement d'ajouter un lien d'accès au document via ses favoris. Vous avez vu qu'une petite étoile est apparue, et ce document, je vais le retrouver ici. Alors, qu'on soit bien d'accord, je n'ai pas pris le document qui m'a été partagé pour le mettre dans l'espace suivi, je vous rappelle ici que c'est un lien de partage qui est présent, j'ai juste généré un autre chemin d'accès pour retrouver ce document par cet espace-là. Et puis, à l'issue des trois ou quatre semaines, il suffira, quand j'en aurai moins le besoin, de venir dans cet espace pour le supprimer des favoris. En fait, je vais supprimer le lien que j'avais généré auparavant, le document sera toujours accessible en passant par l'espace partagé avec moi. Et puis, dans le cas où un document, voire un dossier est quelque chose que je vais avoir besoin au quotidien et pour lequel j'ai un vrai besoin de rangement, je vais tout simplement, par exemple, pour ce dossier qui m'a été partagé, réaliser un clic droit, et ajouter un raccourci d'accès à ce dossier au sein de mon Drive. Ce raccourci, on va le retrouver, regardez ici, dans mon Drive. On voit d'ailleurs que des informations n'apparaissent pas, contrairement au dossier qui est juste au-dessus, où on voit que c'est moi qui en suis le propriétaire et la dernière modification. Mais, ce raccourci que j'ai généré, je vais avoir la possibilité de venir l'organiser comme bon me semble, pourquoi pas en le glissant dans cet autre dossier. En tout cas, ce que j'ai fait avec ce dossier, je peux également le faire avec d'autres documents. Ces raccourcis, ce qui est plutôt pratique, c'est que je vais pouvoir les renommer. Peut-être que prep.ag ne me correspond pas. Donc là, ici, Préparation, Assemblée Générale. Le fait d'avoir renommé un raccourci, en aucun cas va renommer le document qui vous a été partagé. Alors, pourquoi pas ? C'est quelque chose qui est possible, mais attention pour que le tout reste cohérent et que si un jour, vous supprimez ce raccourci, forcément, vous n'allez pas supprimer le document en question, mais il faut quand même qu'il y ait une concordance entre votre manière de nommer et ce qui vous a été partagé. Sinon, ça va être difficile, notamment, d'utiliser la recherche. Voilà, cette petite astuce, elle est toute simple. C'est une question. Quel est mon temps d'intervention sur le document qui m'a été partagé ? Et puis, en fonction de la réponse, vous avez trois actions. ou je viens l'ajouter à mes favoris, ou je crée un raccourci à l'intérieur de mon Drive.

Programme détaillé de la formation

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Il y a 2 months
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parfait
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Il y a 2 months
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Bon travail merci
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Il y a 2 months
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formation utile !
19909615-7619-48CB-8C01-AA851D7AEEE0@cyberlibris.studi.fr
Il y a 2 months
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un bon travail
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Il y a 5 months
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super duper !
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Il y a 6 months
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GOOD
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Il y a 6 months
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C'est une tâche très importante pour faciliter la vérification.
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Il y a 6 months
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