Partager des dossiers au sein du Drive

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Maîtriser l'outil de stockage et de gestion des fichiers collaboratif en ligne Google Drive.

L’application Google Drive permet aux collaborateurs de travailler ensemble sur des documents en ligne.

Le Drive, qui est un espace de stockage en ligne, vous permet de travailler peu importe votre matériel, sur des documents où vous voulez et n’importe quand.

Dans cette formation vidéo, vous apprenez comment créer des documents et surtout comment les partager en toute sécurité pour pouvoir travailler et collaborer efficacement. 

Tout d’abord, vous apprenez à alimenter votre Drive, à explorer et gérer l’affichage du cet outil, y importer des dossiers et des fichiers, mais aussi à créer des documents au sein de cette application.

Dans une autre partie, vous découvrez comment travailler en équipe sur Drive, vous apprenez à communiquer via les commentaires et le chat,  comment suivre les modifications des vos fichiers, et aussi comment envoyer le fichier de votre choix par mail.

Pour finir, vous voyez comment rechercher et localiser efficacement un élément sur Google Drive et organiser vos documents ainsi que les éléments partagés avec vous. 

Des astuces pratiques à utiliser vous sont dévoilées tout au long de cette formation.

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Dans cette vidéo, nous allons voir les spécificités du partage de dossiers. Pour ça, on va réaliser un petit exemple ensemble. Je vais tout simplement créer un nouveau dossier. Dossier qui, par exemple, pourrait me servir à préparer une assemblée générale. Et donc, ce dossier, j'aimerais bien pouvoir le partager à un collaborateur et y glisser des documents et qu'on puisse travailler ensemble à l'intérieur. Pour le partager, c'est toujours le même chemin. Vous connaissez très certainement en cliquant sur la petite silhouette. Là, je vais pouvoir tout simplement ajouter une personne en droit de partage. La première des choses qui est à retenir, c'est que lorsque l'on partage un dossier, les personnes peuvent être à l'intérieur du partage de ce dossier. Souvent, en tant qu'éditeur ou en tant que lecteur, on peut faire du partage en tant que commentateur. C'est quand même quelque chose d'assez rare dans un dossier. Soit les personnes consultent ce qu'il y a dedans, soit ils peuvent le modifier. Donc là, c'est ce que je vais faire. En réalisant mon partage, je n'oublie pas de glisser un petit message. Dossier de travail. Et puis, de sécuriser mon partage en décochant, par exemple, cette case pour éviter que la personne qui va avoir accès à mon dossier puisse le repartager. C'est important de le faire, que ce soit pour un lecteur ou un éditeur. Donc, je fais mon choix. J'envoie, j'enregistre. C'est un partage extérieur de mon domaine, ce n'est pas gênant, c'est autorisé. Et puis, que va-t-il se passer ? J'ai une personne qui a été ajoutée, vous l'avez peut-être vu en direct. Il y a une petite silhouette qui est venue s'afficher à l'intérieur du dossier. Et puis, mon collègue qui a reçu le partage de son côté, après un petit rafraîchissement de son espace d'accès, s'il retourne dans l'espace partagé avec moi, il va retrouver le dossier qui est d'ici présent. Alors, comment on fonctionne sur le principe d'un dossier partagé ? Vous allez voir qu'au départ, c'est quelque chose d'assez simple, mais il peut y avoir un certain nombre de risques. Le principe, c'est le suivant. On vient de partager une valise, et à partir du moment où on va mettre un objet dans cette valise, par exemple, ici, un courrier de convocation pour préparer l'AG, en venant glisser le document à l'intérieur, forcément, si des personnes ont accès à ma valise, elles pourront en voir le contenu. Là, ici, on me dit bien attention, si je dépose le document dedans, les personnes qui ont accès au dossier pourront le voir, et auront forcément des droits spécifiques dessus. Si je retourne côté collègue, et que j'ouvre l'espace qui est ici, on voit le courrier qui apparaît ici. Comme la personne a eu un accès en droit de modification du contenu de ma valise, si je vais observer un de ces éléments-là, elle va pouvoir tout simplement le modifier et travailler à l'intérieur. Vous allez me dire, ça, c'est plutôt pas mal, parce que de ce fait-là, si on veut partager un peu plus de documents, on peut de ce fait-là se créer un dossier et mettre plusieurs documents dedans, et partager le dossier, ce qui va, par défaut, transmettre les droits de partage aux collaborateurs. C'est vrai. Il y a une forme d'avantage à tout ça. Si, par exemple, je me mets à la place du collègue, et que je suis à l'intérieur du dossier, je vais vous le remontrer, le dossier est ici. Je me mets à la place du collègue, je rentre dans le dossier. Si lui-même crée un document, par exemple, je ne sais pas moi, tiens, un tutoriel, attention, on lui dit que s'il crée ce document, ce document sera forcément partagé à l'ensemble des autres personnes qui ont accès à la valise. Autrement dit, en ayant réalisé cette action de son côté, de mon côté à moi, si je retrouve le dossier en question, j'ai mon document qui est là, et puis, bien évidemment, je vois le tutoriel apparaître avec une distinction particulière, qui est le fait qu'on ait une autre personne qui soit propriétaire du document. Alors là, en l'occurrence, ça peut être un peu trompeur, parce que c'est mon prénom et mon nom sur un compte d'emprunt, mais pour autant, c'est bien le principe, donc on a un pot commun dans lequel on collabore. Il y a des petites règles à bien maîtriser sur cet usage-là, au-delà de cet aspect pratique, comme on peut le voir ici. Le premier, c'est que si, par exemple, je retourne à l'intérieur de mon Drive, et que j'ai envie de glisser ce document-là à l'intérieur du dossier partagé, et que pour ce document, on y trouve une personne qui a accès au dossier, pas de problème. Si maintenant, je prends un document un peu plus spécifique, peut-être comme celui-ci, où là, on va retrouver d'autres comptes, comme celui-ci, qui n'est pas un compte qui a accès au dossier qui vient d'être partagé, la question, c'est que va-t-il se passer ? En le déplaçant à l'intérieur, il sera partagé au collaborateur du dossier. La question, c'est, est-ce que celui qui avait le droit de partage en accès au point de départ a toujours accès à ce document-là ? Est-ce que le fait d'avoir déposé le document dans le dossier partagé ne l'a pas sorti de la liste de partage ? C'est ce qu'on va regarder ensemble. La réponse ici, c'est non. Lorsqu'un document a été partagé à un tiers et qu'on décide de le déposer dans un dossier partagé, ce tiers a toujours accès au document. L'autre question, c'est, est-ce que cette personne voit le contenu du dossier ? Non. On a une valise dans laquelle on a une chemise. Cette chemise a déjà été partagée à une personne, mais pour autant, on ne lui a pas partagé le reste du contenu de la valise. J'ai fait ce que j'ai pu avec l'exemple, il me semblait le plus cohérent. En tout cas, c'est quelque chose à retenir. Si je sors en tant que propriétaire un document du dossier partagé, est-ce que le collègue va continuer à le voir ? Vous l'aurez compris, ce listing d'adhérents qui est apparu ici, ou ce tutoriel qui est là, s'il est sorti du dossier en question, il n'y a pas de raison qu'il soit encore visible. Je retire un objet que j'ai déposé dans une valise, les personnes ne le voient plus. Il y a pourtant, derrière tous ces éléments-là, des petites choses encore à savoir. On peut par exemple créer un nouveau dossier à l'intérieur d'un dossier partagé, je vais l'appeler test pour l'occasion. Ce dossier, par principe, va prendre exactement les mêmes droits que la valise d'origine. Autrement dit, si PrEP Assemblée Générale avait une liste de personnes en droits de partage et que je crée un sous-dossier à l'intérieur, les personnes qui auront accès au sous-dossier le verront sur le même type de droit. Il suffit de le vérifier ici, on a bien la liste des mêmes personnes. Est-ce qu'il y a des dangers à travailler dans un dossier partagé ? Oui, il y a des risques. Par exemple, je peux venir, sans le vouloir, décider de renommer le document d'une personne. Ça, c'est possible. Le collègue en question, son titre de document vient de changer. Il faut forcément, quand on collabore dans un dossier partagé, respecter le travail des uns et des autres, ne pas renommer les titres des uns et des autres. C'est quelque chose d'important. Maintenant, est-ce que je pourrais, par inadvertance, supprimer ce document ? Là, on voit qu'il vient de disparaître, ce document. Je n'en étais pas le propriétaire, mais j'étais propriétaire du dossier. Est-ce que le document est toujours présent dans le dossier en question ? On va aller voir. Alors là, on est sur un dossier test, pardon. On retourne dans l'espace partagé avec moi, pré-pagé, et là, ça devient problématique. Le collaborateur avait créé un fichier de tutoriel, et de mon côté, j'ai supprimé ce fichier. Là, ce fichier n'apparaît plus. Vous allez me dire, où est-ce qu'il se trouve ? Est-ce qu'il est dans la corbeille ? La réponse, c'est non. Est-ce qu'il est dans la corbeille de la personne qui l'a supprimé ? Allons voir. La réponse, c'est non. Il n'y est pas non plus. Et là, vous allez me dire, mais où est-il ? Et c'est là où, justement, est le problème. Quand on collabore dans un dossier partagé, on peut créer, malgré soi, ou parfois volontairement, ce qu'on appelle des fichiers orphelins. Le principe du fichier orphelin, c'est qu'une personne qui n'est pas propriétaire du fichier doit tout simplement supprimer. Alors, est-ce qu'il a disparu totalement ? Non, mais il faut imaginer que c'est comme une sorte de ballon qui se balade dans le cloud du propriétaire, mais il n'est plus rattaché à rien. Et ça, c'est extrêmement gênant, parce qu'on peut voir des fichiers disparaître. Et ça pose un vrai problème. Alors, vous allez me dire, mais comment on fait pour récupérer ce type de bêtises ? Eh bien, si on est, par exemple, là, sur le dossier en question, et que l'on clique sur le dossier, l'activité du dossier, on va voir, éventuellement, les différentes actions qui ont pu y avoir lieu, si une personne a agi ou non. Maintenant, en fait, la seule personne qui va pouvoir restaurer son fichier, c'est le propriétaire. Et à lui de trouver le moyen de pouvoir le récupérer le plus facilement possible. Et là, ce n'est pas évident. Il peut éventuellement le retrouver dans l'espace récent. On va le retrouver ici. Et vous allez voir qu'en cliquant à l'intérieur, on va se rendre compte que l'élément n'est plus du tout rangé. Donc, il va falloir venir ici pour pouvoir le redéplacer au bon endroit, dans l'espace collaboratif qui avait été prévu à cet effet. C'est quelque chose d'assez laborieux. Il existe d'autres techniques pour pouvoir le faire, comme l'usage d'une expression spécifique dans la recherche. Mais vous l'avez compris, c'est quelque chose de dangereux et de pas simple. Pour conclure cet échange sur les dossiers partagés, vous pouvez le faire. Faites-le plutôt dans un partage avec peu de personnes. Évitez de mettre des listes de personnes en partage de manière très importante. Sinon, ce qui risque de se passer, c'est que vous allez perdre la main sur ce qui est en train de se faire, avec le risque de création de fichiers orphelins, ce qui est vraiment gênant. Pour ça, on le verra. Il y a un outil qui est très pratique et qui va permettre plus de sécurité dans ce type de partage qui reste quand même, vous l'avez vu, assez rapide lorsque l'on veut collaborer avec une ou deux personnes sans systématiquement repartager des documents pour leur donner des accès en centralisant le tout.

Programme détaillé de la formation

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Il y a 1 month
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parfait
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Il y a 2 months
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Bon travail merci
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Il y a 2 months
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formation utile !
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Il y a 2 months
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un bon travail
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Il y a 5 months
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super duper !
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Il y a 6 months
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GOOD
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Il y a 6 months
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C'est une tâche très importante pour faciliter la vérification.
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Il y a 6 months
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